4. Бухгалтерская обработка первичных документов и их хранение

Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учёт, по форме и содержанию, т.е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей.

Запрещается принимать к исполнению первичные документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам, установленному порядку приёма, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушающие договорную и финансовую дисциплину, причиняющие вред государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учётный регистр, а при обработке на вычислительной установке – оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку.

Все документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, ставшие основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» либо «Уплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Документы, составленные в разных хозяйственных подразделениях, после выполнения хозяйственных операций предаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые документы подлежат обработке, цель которой - подготовить документы для последующих записей в регистры синтетического и аналитического учёта. Обработка документов состоит в их проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке.

Проверка документов в соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований относительно их оформления и правильности арифметических подсчётов. Исходя из этих требований, документы подлежат проверке: по существу, формальной и арифметической.

При формальной проверке документов устанавливают полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Арифметическая проверка состоит в правильности всех арифметических подсчётов, содержащихся в документе.

Неправильно составленные или не полностью оформленные документы возвращают лицам, составившим документ, для дооформления, а иногда и для составления заново.

Если при проверке документов выявлена подделка подписей или каких-либо реквизитов или другие злоупотребления, то такие документы должны быть задержаны и переданы главному бухгалтеру для принятия необходимых мер.

Если при проверке документа, поступившего от другого предприятия, обнаружена ошибка, то ему посылается письменное сообщение. После этого необходимо проследить за получением сообщения о том, что предприятие сделало необходимые исправления в своих записях.

Следующий этап обработки документов – расценка (таксировка), состоящая в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Необходимость в расценке обусловлена тем, что значительное количество поступающих в бухгалтерию документов имеют только натуральные измерители, а поэтому требуют проставления цены и суммы. Документы, в которых одним из обязательных реквизитов при составлении является денежный измеритель, расценке не подлежат.

Группировка документов состоит в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе.

Контировка документов состоит в указании корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена хозяйственная операция, оформленная документом или группой документов, т.е. в составлении бухгалтерских проводок.

От правильности составления бухгалтерских проводок зависит достоверность учётных показателей. Это требует от учётных работников высокого уровня экономических знаний и деловой квалификации.

Для обеспечения своевременного и качественного учёта необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учётные регистры.

Основные этапы документооборота.

1. Выписка документа, его таксировка.

2. Проверка и обработка.

3. Регистрация в регистрах бухгалтерского учёта.

4. Составление сводов и отчётов.

5. Передача в архив.

В целях упорядочения движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учёте первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются даты создания или получения от других предприятий и учреждений документов, взятия их на учёт, передачи в обработку и в архив.

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учётной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учёта, повышению уровня его механизации и автоматизации.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения создают и представляют первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдаётся выписка из графика. В выписке приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и ведомостей являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Первичные документы и учётные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчёты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы и учётные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские балансы до передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчётности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Порядок хранения первичных и исходящих документов на машиносчитываемых носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учёта с использованием вычислительной техники.

Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учётному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Сроки хранения документальных материалов, создаваемых в деятельности предприятий и учреждений, утверждаются Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины.

Хранение первичных документов и учётных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчётности, а также бухгалтерских балансов и отчётов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учётных регистров, бухгалтерских отчётов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам иных структурных подразделений может производиться только по решению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учётных регистров, бухгалтерских отчётов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судов, государственной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответствии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются тома документов, которые недооформлены (не переплетены, не пронумерованы и др.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, удостоверить своей подписью и печатью).

Органы, изъявшие документы, обеспечивают предприятиям, учреждениям по их письменному обращению возможность сделать выписку, извлечение, копию для выдачи справок по обстоятельствам в соответствии с законодательством.

В случае возврата соответствующими органами документов, которые были изъяты ранее, такие документы принимаются под расписку соответствующим должностным лицом предприятия, учреждения и вместе с решением о возврате подшиваются в те же тома, из которых документы были изъяты и в которых находятся постановления об изъятии, реестр и копии таких документов.

В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учётных регистров и отчётов руководитель предприятия, учреждения письменно сообщает об этом правоохранительным органам и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции – предприятиями и местному финансовому органу – учреждениями в 10-и дневный срок.