5.2.Оформление дел

Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;  составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты заведения дела и др.).

Документы постоянного и временного хранения следует прошивать на четыре прокола в дела с твердой обложкой с учетом возможного свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления должны быть удалены из дел. Листы нумеруются черным графитным карандашом или нумератором. Каждый том нумеруется самостоятельно. В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись., в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а также дата.

На дела постоянного и временного хранения, необходимость которых обусловлена спецификой документации (особо ценные , личные, судебные и следственные дела), составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем. Ее листы нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела.

Обязательными реквизитами обложки дела являются: наименование вышестоящей организации, самой организации, структурного подразделения, индекс дела; заголовок дела; срок хранения; количество листов.¹¹

5.3.Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения со­ставляется опись - архивный справочник, содержащий систематизиро­ванный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архи­ве. Она закрепляет систематизацию дел путём присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи - это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их система­тизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и системати­зация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке зна­чимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме: приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности; приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения; планы, сметы; отчеты, балансы; доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости воп­росов, хронологии или по алфавиту.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации - технической, тех­нологической, рационализаторских предложений - на нее так же состав­ляются отдельные описи. В описание каждого дела входит: порядковый номер; индекс дела; заголовок дела; дата; количество листов; примечания.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образую­щих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хране­ния в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдель­ности.¹²