6.Сдача дел в ведомственный архив

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения проводится по графику, составленному архивом, согласован­ному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После при­ема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-пере­дачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номе­ров, корешками на обе стороны. ¹³

7.Особенности хранения электронных документов

Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида: обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами; обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов.

В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.

В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.

Электронные документы в страховых форматах могут оказаться очень неудобными в использовании и могут значительно замедлять время доступа пользователей к архивной информации. Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться и/или своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы организации/архива — пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.

При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа.¹⁴

Заключение

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечить в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Для хранения документов создаются архивы. Виды архивов: государственный, муниципальный, архив организации.

Основными задачами архива являются - комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве; осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения. Согласно этим задачам архивы осуществляют соответствующие функции.

     Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам; расположение документов внутри дела; оформление обложки дела.

В течении всего установленного срока хранения должен обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность. Это предъявляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ и необходимости поддержания надлежащих режимов хранения.

Документы подлежат передаче на хранение в архив после экспертизы их ценности - комплекса мероприятий по изучению дел на основании соответствующих критериев с целью отбора на архивное хранение в течение определенных сроков.

Дела сдаются в архив после того, как они полностью оформлены. Оформление дел состоит из следующих операций: проверка правильности группировки; брошюровка; нумерация листов; составление заверительной надписи; составление внутренней описи документов; составление и оформление описи дела.

Электронные документы имеют ряд особенностей хранения.

Список используемых литературных источников

1.Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ. Российская газета [Электронный ресурс]: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html

2.Васильева, И. Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240с.

3.Делопроизводство [Текст] /Е.Н. Басовская, Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В.Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.В.Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ,2010.-256с.

4. Делопроизводство [Электронный ресурс]: http://www.delpro.narod.ru/

5.Документооборот и документоведение на предприятии [Электронный ресурс]: http://docrev.ru/

6.Корнеев, И.К., Пшенко, А.В., Машурцев, В.А. Управление документами [Текст]: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 300с.

7.Крюкова, Н. П. Документирование управленческой деятельности [Текст]: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 268с.

8.Кублашвили, О.В. Документальное обеспечение управления. Учебное пособие [Электронный ресурс]: http://www.hi-edu.ru/

9.Кудряев, В.А. Организация работы с документами [Текст]: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 1999. – 575с.

10.Кузнецов, И.Н. Делопроизводство [Текст]: Учебно-справочное пособие. – 3- изд., перераб и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 520с.

11.Кузнецова, Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство [Текст]: - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.- 400с.

12.Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления [Текст]: учеб. пособие /В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха /под ред. В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008.- 318с.

13.Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. – СПб.: Питер, 2005. – 160с.

14.Татарников, М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях [Текст]: М.: ИНФРА-М, 2006. – 208с.

15.Тихонов, В.И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения [Текст] /В.И. Тихонов //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №3. – с.45-50.

1 Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ. Российская газета [Электронный ресурс]: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html

2 Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. – СПб.: Питер, 2005. – с.10-12

3 Делопроизводство [Электронный ресурс]: http://www.delpro.narod.ru/

4 Татарников, М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях [Текст]: М.: ИНФРА-М, 2006. – с.151

5 Корнеев, И.К., Пшенко, А.В., Машурцев, В.А. Управление документами [Текст]: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2009. – с.218-219

6 Кублашвили, О.В. Документальное обеспечение управления. Учебное пособие [Электронный ресурс]: http://www.hi-edu.ru/

7 Кудряев, В.А. Организация работы с документами [Текст]: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 1999. – с.298

8 Кузнецов, И.Н. Делопроизводство [Текст]: Учебно-справочное пособие. – 3- изд., перераб и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – с.291

9 Документооборот и документоведение на предприятии [Электронный ресурс]: http://docrev.ru/

10 Делопроизводство [Текст] /Е.Н. Басовская, Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В.Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.В.Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ,2010.- с.180-181

11 Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления [Текст]: учеб. пособие /В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха /под ред. В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008.- с.148-150

12 Кузнецова, Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство [Текст]: - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.- с. 209