2.4. Облік грошових коштів на кп „Промжитлобуд”

У затвердженому Міністерством фінансів України П(С)БО 4 „Звіт про рух грошових коштів” дається наступне визначення грошових коштів: грошові кошти – готівка, кошти на рахунках у банках, депозити до запитання.

Таким чином, грошові кошти включають кошти в касі й на поточних та інших рахунках у банках, що можуть бути використані для поточних операцій. Кошти на КП „Промжитлобуд” обліковуються на рахунках класу 3: 30 „Каса”; 31 „Рахунки в банках”.

Інформацію про наявність і рух коштів та грошових документів у касі підприємства узагальнюють на синтетичному рахунку 30 „Каса”.

Облік наявності та руху коштів, що знаходяться на рахунках у банку здійснюють на рахунку 31 „Рахунки в банках”.

Грошові документи та кошти в дорозі КП „Промжитлобуд” обліковує на рахунку 33 „Інші кошти”, а еквіваленти грошових коштів – на субрахунку 351 „Еквіваленти грошових коштів”.

Еквівалентами грошових коштів є короткострокові, високоліквідні інвестиції, які вільно конвертуються в певні суми коштів і для яких характерний ризик зміни вартості. Приклади грошових еквівалентів:

- інвестиції, якщо термін їх погашення 3 місяці або менше від дати придбання;

- інвестиції у привілейовані акції, що купуються за короткий строк до їх погашення.

Кошти, які неможливо використати для операцій протягом одного року, починаючи з дати складання балансу, або протягом операційного циклу виключають із складу оборотних активів і відображають як необоротні активи. Для обліку таких коштів використовують синтетичний рахунок 18 „Інші необоротні активи”; на дебеті цього рахунка відображають активи, використання яких, як очікується, буде неможливим протягом дванадцяти місяців від дати балансу.

У разі банкрутства обслуговуючого банку або якщо керівник підприємства вважає, що повернення коштів малоймовірне, кошти на рахунку в банку вилучаються зі складу активів і списують як збитки звітного періоду.

Усі рахунки коштів – суто активні, й на них не можуть утворюватися кредитові сальдо.

Закцентуємо нашу увагу на здійсненні облікових операцій по касі.

Касові операції – це операції, які пов'язані з отриманням готівки в касу та видачею готівки з каси. Ведення касових операцій регламентується Положенням про ведення касових операцій в національній валюті України, яке затверджено постановою Правління Національного банку України від 12.02.2001р. № 72.

Для узагальнення інформації про наявність та руху грошових коштів у касі підприємствами, як уже зазначалося, використовується рахунок 30 „Каса”.

Нижче наведені приклади типових господарських операцій по рахунку 30 „Каса” на КП „Промжитлобуд”.

Надходження грошових коштів у касу відображається наступними записами:

1) Отримання готівки в касу з банку на заробітну плату, відрядження або інші потреби у гривнях:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 311 „Поточні рахунки в національній валюті”, 313 „Інші рахунки в банку в національній валюті”.

2) Отримання готівки в касу в іноземній валюті з валютного рахунка на відрядження або інші потреби:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 312 „Поточні рахунки в іноземній валюті”, Кредит 314 „Інші рахунки в банку в іноземній валюті”.

3) Отримання грошових коштів у касу від реалізації продукції, робіт, послуг:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 70 „Доходи від реалізації”.

4) Отримання грошових коштів у касу як доходів від реалізації оборотних і необоротних активів, відшкодування раніше списаних активів, одержання дивідендів, тощо:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 71 „Інший операційний дохід” 73 „Інші фінансові доходи”, Кредит 74 „Інші доходи”.

5) Отримання грошових коштів у касу як погашення дебіторської заборгованості за товари, роботи:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 36 „Розрахунки з покупцями та замовниками”.

6) Отримання грошових коштів у касу як погашення іншої дебіторської заборгованості:

- повернення виданих авансів:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 371 „Розрахунки за виданими авансами”;

- повернення невикористаних підзвітних сум:

Дебет 301 „Каса в національній валюті”, Дебет 302 „Каса в іноземній валюті” Кредит 372 „Розрахунки з підзвітними особами”;

- погашення векселів:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 34 „Короткострокові векселі одержані”;

- погашення заборгованості учасників по внесках до капіталу:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 46 „Неоплачений капітал”;

- погашення іншої дебіторської заборгованості:

Дебет 301 „Каса в національній валюті” Кредит 377 „Розрахунки з іншими дебіторами” тощо.

Вибуття грошових коштів з каси відображається такими записами:

1) Внесена з каси на розрахунковий або валютний рахунки готівка (виручка від реалізації, повернення невикористаних сум, тощо):

- у національній валюті:

Дебет 311 „Поточні рахунки в національній валюті” Кредит 301 „Каса в національній валюті”;

- в іноземній валюті:

Дебет 312 „Поточні рахунки в іноземній валюті” Кредит 302 „Каса в іноземній валюті”.

2) Сплачена з каси робітникам заробітна плата:

Дебет 661 „Розрахунки за заробітною платою” Кредит 301 „Каса в національній валюті”.

3) Видані з каси грошові кошти підзвітним особам на відрядження, придбання необхідних запасів, інше:

Дебет 372 „Розрахунки з підзвітними особами” Кредит 301 „Каса в національній валюті”.

4) Сплачена готівка з каси заборгованість постачальникам:

Дебет 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками” Кредит 301 „Каса в національній валюті”.

5) Погашення грошовими коштами з каси іншої кредиторської заборгованості:

Дебет 68 „Розрахунки з іншими операціями” Кредит 301 „Каса в національній валюті”.

6) Сплачені з каси нараховані дивіденди:

Дебет 67 „Розрахунки з учасниками” Кредит 301 „Каса в національній валюті”.

7) Сплачені готівкою загальновиробничі, адміністративні та інші витрати за елементами:

Дебет 91 „Загальновиробничі витрати”, 92 „Адміністративні витрати”, 93 „Витрати на збут”, 94 „Інші витрати операційної діяльності”, 95 „Фінансові витрати” Кредит 301 „Каса в національній валюті” тощо.

Не менше одного разу на квартал здійснюється інвентаризація грошових коштів та грошових документів, які знаходяться в касі з метою забезпечення збереження грошових коштів. Матеріальну відповідальність за збереження коштів і ведення касових операцій покладена на касира, з яким укладають договір про матеріальну відповідальність. Виявлені надлишки грошових коштів оприбутковуються до каси, що відображається записом:

Дебет 30 „Каса” Кредит 703 „Інші доходи від операційної діяльності”.

Якщо в результаті інвентаризації грошових коштів виявлено нестачу, то в бухгалтерському обліку будуть зроблені наступні записи:

1) відображена сума нестачі:

Дебет 375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” Кредит 30 „Каса”;

2) погашення нестачі грошовими коштами:

Дебет 30 „Каса” Кредит 375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”;

3) утримання суми нестачі із заробітної плати:

Дебет 66 „Розрахунки з оплати праці” Кредит 375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”.

Дані про касові операції за журнальною формою обліку на досліджуваному КП „Промжитлобуд”, систематизуються у двох багатографних реєстрах: в журналі № 1 (додаток ) по кредиту рахунка 30 „Каса” і в дебетовій відомості № 1.1 (додаток ) по дебету рахунка 30 „Каса”.

Підставою для складання журналу № 1 і відомості № 1.1 на КП „Промжитлобуд” є звіт касира з доданими до нього документами. Записи у відповідній графі журналу і відомості робляться підсумком за день після перевірки обґрунтованості всіх даних, відображених у звіті касира, і зазначення шифрів кореспондуючих рахунків на кожному касовому документі. В облікових реєстрах за рахунком 30 „Каса” не роблять бухгалтерських записів, що не відповідають фактично здійсненим касовим операціям (видачі грошових коштів за повернений товар).

На КП „Промжитлобуд” за необхідності на суми, відображені в журналі № 1 і у відомості № 1.1, складається аркуш-розшифровка, в якому відображається аналітичний облік за кореспондуючими рахунками і дається розшифровка за субрахунками. По закінченню місяця в облікових реєстрах за рахунком 30 підводять підсумки в розрізі кореспондуючих рахунків і звіряють з оборотами по цих рахунках, відображеними в інших журналах або відомостях у кореспонденції з рахунком 30 „Каса”. Обороти за місяць із журналу-ордера № 1 переносяться у Головну книгу. Залишок грошових коштів відображається у відомості № 1.1 лише на початок і кінець місяця. Залишок грошових коштів, відображається у відомості на кінець місяця, має відповідати залишку на кінець дня останнього касового звіту і залишку, відображеному в Головній книзі.

В разі, коли розглядуване підприємство здійснює грошові операції в іноземній валюті, її облік і відображення в реєстрах бухгалтерського обліку здійснюється в такому самому порядку, як і облік національної валюти. Грошові операції за кожним видом валют відображаються в окремій касовій книзі. У бухгалтерському обліку касові операції в іноземній валюті відображаються в окремому для кожного виду валют журналі № 1 по кредиту субрахунка 302 „Каса в іноземній валюті” в кореспонденції з дебетом рахунків і у відомості № 1.1 по дебету субрахунка 302 з розподілом сум по кредиту кореспондуючих рахунків.

Дані зі звіту касира вносяться в бухгалтерські реєстри в грошовій одиниці України з одночасним відображенням тих самих операцій у валюті, в якій вони здійснювалися. Ці показники вносяться в облікові реєстри у вигляді дробу, в чисельнику якого зазначають суму в іноземній валюті, а в знаменнику - її еквівалент у грошовій одиниці України. Для визначення еквівалента використовується офіційний курс гривні до іноземної валюти, встановлений НБУ на дату здійснення операції.

Протягом звітного 2007 року КП „Промжитлобуд” не здійснювало грошових операцій в іноземній валюті і тому вело один екземпляр касової книги, журналу № 1 та відомості № 1.1 в національній валюті.

Будь-яка форма підприємницької діяльності передбачає активний обмін коштами. Посередниками в цих розрахунках є спеціальні державні та комерційні господарські одиниці – банки.

У процесі господарської діяльності постійно здійснюються допоміжні грошові розрахунки між підприємствами, між підприємством і бюджетом, органами страхування, громадськими організаціями, фізичними особами, завдяки чому завершується перетворення грошової форми виділених коштів на виробничі запаси, одержання грошової виручки та чистого прибутку, що міститься в ній. Отже грошові розрахунки – найважливіший фактор обороту коштів, а їхнє своєчасне завершення – необхідна умова безперервного процесу виробництва.

Усі юридичні особи, незалежно від форм власності, а також фізичні особи - громадяни України, іноземні громадяни, що є суб'єктами підприємницької діяльності, здійснюють між собою розрахунки за товари, роботи, послуги та цінні папери.

Для зберігання коштів і здійснення всіх видів розрахункових, кредитних і касових операцій юридичним особам підприємницької діяльності, незалежно від форм власності, а також фізичним особам банки відкривають рахунки.

Правовідносини, що виникають у клієнтів банків під час відкриття поточних, депозитних, кредитних рахунків у національній та іноземній валюті, регулює Інструкція „Про відкриття банками рахунків в національній і іноземній валюті”, затверджена постановою Правління НБУ від 18.12.1998р. № 527.

Загальні засади організації безготівкових розрахунків в національній валюті України, їх форми, зразки первинних документів та порядок їх обігу визначає „Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті”, затверджена постановою Правління НБУ від 29.03.2001р. № 135.

Виписки банку є реєстрами аналітичного обліку і підставою для бухгалтерських записів. На досліджуваному підприємстві КП „Промжитлобуд” одержану виписку з банку у бухгалтерії перевіряють і обробляють: додають первинні документи, вказують коди рахунків, що кореспондують з синтетичним рахунком первинного порядку 31 „Рахунки в банках” (субрахунки 311, 314). На дебеті рахунка 31 „Рахунки в банках” відображають надходження коштів, на кредиті – їх використання.

У виписці з кредиту банк відображає збільшення заборгованості перед своїм клієнтом, а у відомості № 1.2 (додаток ) за рахунком 31 „Рахунки в банках” бухгалтер проводить ці операції на дебеті рахунка 31 як надходження коштів на поточний рахунок.

Помилки у виписці з вини банку відображають у кореспонденції з синтетичним рахунком 37 „Розрахунки з різними дебіторами” (субрахунок 374 „Розрахунки за претензіями” в частині розрахунків за „Операціями, що помилково проведені на поточних рахунках”). Помилково списану з поточного рахунка суму відображають таким записом:

Дт 374 „Розрахунки за претензіями” Кт 311 „Поточні рахунки в національній валюті”.

Помилково зарахована сума:

Дт 311 „Поточні рахунки в національній валюті” Кт 374 „Розрахунки за претензіями”.

Синтетичний облік операцій за поточним рахунком на КП „Промжитлобуд” здійснюють на грошовому рахунку 31 „Рахунки в банках”. На дебеті рахунка відображають надходження (збільшення) грошей, на кредиті – їх списання. Сальдо рахунка може бути тільки дебетовим і показує залишок грошей на певну дату.

Оборот по дебету цього рахунка показує надходження готівки з каси, одержання коштів від реалізації, повернення банківських кредитів, надходження заборгованостей від покупців і замовників та інше.

На кредиті рахунка 31 „Рахунки в банках” відображають зменшення коштів у зв'язку з видачею готівки в касу, погашенням заборгованостей постачальникам, підрядникам, до бюджету, банку за одержані кредити, тобто списання коштів. Основні бухгалтерські проведення за рахунком 31 „Рахунки в банках” (субрахунок 311 „Поточні рахунки в національній валюті”) наведено в табл.2.4.

Таблиця 2.4