4. Реінжиниринг бізнес-процесів

Впровадження інформаційних технологій і реалізованих на їх основі інформаційних систем в повсякденну діяльність підприємства дає йому тактичні і довгострокові переваги в бізнесі. Прагнення керівництва до використання ІТ може залишитися лише благими намірами, якщо воно не наслідуватиме вимоги, що склалися, і правила розробки, проектування і впровадження ІТ. Вище говорилося про базові вимоги до стандартизації об'єктів і функціональних завдань, без яких система, що реалізовується, не буде відкритою системою, що приведе згодом до численних проблем при її впровадженні і експлуатації.

Наслідування вимог стандартів при розробці ІС автоматично призводить до того, щоб само підприємство - зовнішнє середовище для ІС - також відповідало необхідним вимогам: визначення і стандартизація класів користувачів і об'єктів, топологія потоків даних і робіт, архітектура успадкованих систем, стан бізнес-процесів і т. д.

Бізнес-процес є системою послідовних, цілеспрямованих і регламентованих видів діяльності, в якій за допомогою дії, що управляє, і за допомогою певних ресурсів за певний час входи процесу перетворяться у виходи, - в результати, що представляють цінність для споживача і приносять прибуток виробникові.

Бізнес-процес в масштабах підприємства реалізується у вигляді мережі основних, допоміжних, підтримувальних і управлінських процесів.

При цьому розподіл на основні і допоміжні процеси у визначальній мірі залежить від предметної області і напряму діяльності підприємства: для виробничої компанії, наприклад, діяльність юридичного відділу є допоміжною, а для юридичної або консалтингової фірми - основний. Ідентифікація процесів є обов'язковою умовою, без реалізації якого неможлива інформатизація діяльності.

Керівники підприємства, що зважилися на впровадження ІТ, повинні твердо засвоїти: початок робіт по проектуванню інформаційної системи найчастіше спричиняє за собою обов'язковий реинжиниринг бізнес-процесів. Реинжиниринг є безліччю методик і рекомендацій, серед яких треба вибрати ті, які якнайкраще задовольняють поставленим цілям.

Реінжиниринг бізнес-процесів - це сукупність методів і дій, що служать для того, що перепроектувало процесів відповідно до умов зовнішнього і внутрішнього середовища, що змінилися, і/або цілями бізнесу.

Існує декілька базових правил, яких слід дотримуватися в процесі проведення реінжиниринга:

• розробка послідовних покрокових процедур для того, що перепроектувало процесів;

• використання в проектуванні стандартних мов і нотацій;

• наявність евристичних і прагматичних показників, що дозволяють оцінити або виміряти міру відповідності перепроектованого процесу або функціональності заданим цілям;

• підхід до рішення приватних завдань і до їх сукупності має бути системним;

• навіть невелике поліпшення повинне давати швидкий позитивний ефект.

Реинжиниринг ділових процесів і функцій починається з перегляду цілей підприємства, його структури, аналізу потреб внутрішніх користувачів і ринку, вироблюваних продуктів і послуг.

Перепланування цілей і завдань припускає перегляд політики підприємства і відповіді на наступні питання:

• Які нові виклики пред'являють нам умови бізнесу, що змінилися?

• Що є підприємством зараз, і що ми хочемо від нього в майбутньому?

• Яких саме споживачів ми обслуговуємо, наскільки ми задовольняємо їх вимоги і очікування, і що треба зробити для залучення нових?

• Які саме показники визначають ефективність діяльності підприємства, продуктивність праці і якість продукту, чи є це визначення повним і адекватним?

• Які саме інформаційні технології і засоби допоможуть нам в цьому?

Для відповіді на ці ключові питання необхідно в першу чергу провести детальний опис бізнес-архітектури підприємства, його бізнес-логіків, побудувати функціональну модель взаємодії бізнес-процесів, ресурсів і персоналу і відбити її в архітектурі ІС, змісті модулів інформаційних підсистем і візуалізації форм представлення інформації. Необхідно також мати методики і інструменти реорганізації процесів, рішення прикладних завдань і управління проектом реинжиниринга (мал. 8.8).

Опис бізнес-архітектури дозволяє:

• побудувати схему основних потоків даних, робіт, руху фінансів і документів;

• зрозуміти, як інформація розподіляється між підрозділами і хто є кінцевим користувачем в тому або іншому бізнес-процесі;

• описати взаємодію процесів і модулів інформаційної системи;

• визначити критичну важливість видів інформації для конкретних рівнів управління підприємством;

• виявити дубльовані структури і зв'язки.

Результатом такого опису є:

• уточнена карта мережі процесів;

• матриця взаємозв'язків процесів і підрозділів, залучених в ці процеси;

• інформація про те, які системи автоматизації існують, при виконанні яких операцій застосовуються, де і які дані використовуються, які системи автоматизації і інформатизації необхідно розробити;

• функціональні схеми потоків даних (Data Flow), робіт (Work Flow), фінансових потоків (Cash Flow), потоків управлінських дій (Control Flow) і документообігу (Doc Flow).

Функціональна модель допоможе скласти точні специфікації усіх операцій, процедур і взаємозв'язків між ними. Така модель, якщо вона побудована правильно, забезпечує вичерпний опис функціонуючого процесу і усіх наявних в нім потоків інформації. Ця модель описує стан "Як є". За результатами аналізу можливих шляхів поліпшення від реальної моделі треба перейти до моделі, що характеризує поліпшення: модель "Як буде" (As To Be), варіант "Як має бути".

Функціональне моделювання є досить серйозною проблемою. Його повнота і відповідність побудованої моделі залежать як від засобів моделювання, так і від кваліфікації фахівців, що виконують це моделювання.

Реинжиниринг бізнес-процесів є складним і багатоаспектним проектом, що вимагає ретельного планування і опрацювання деталей. У таблиці 8.1 показані основні етапи реинжиниринга.

Таблиця 8.1.

Етап	Заходи
Планування і початок робіт	Виявлення головних причин проведення реформи на підприємстві і оцінка наслідків відмови від такої реформи
	Виявлення найважливіших процесів, вимагаючих реинжиниринга
	Виявлення однодумців серед керівництва і створення робочого гурту з представників адміністрації
	Забезпечення підтримки проекту керівництвом
	Підготовка плану проекту : визначення об'єму, позначення вимірних цілей, вибір методології, складання детального графіка
	Узгодження цілей і об'ємів проекту з керівництвом
	Формування групи реинжиниринга
	Вибір консультантів або зовнішніх експертів
	Проведення ввідної наради
	Доведення цілей проекту до керівників нижчої ланки; початкове інформування усієї організації
	Навчання групи реинжиниринга
	Підготовка плану і початок робіт
Дослідження	Аналітичне дослідження досвіду компаній з подібними процесами
	Опитування клієнтів і контрольних груп для виявлення існуючих і майбутніх вимог
	Опитування службовців і керівників для виявлення питань; мозковий штурм
	Пошук в літературі і пресі даних про тенденції в галузі і про чужий досвід
	Оформлення детальних документів на початкові процеси і збір робітників даних; виявлення недоробок
	Огляд змін і варіантів технологій
	Опитування власників і представників керівництва
	Відвідування гуртків і семінарів
	Збір даних від зовнішніх експертів і консультантів
Проектування	Мозковий штурм і вироблення новаторських ідей; вправи по творчому мисленню, щоб "зняти шоры"
	Опрацювання сценаріїв "а що, якщо"? і застосування "шаблонів успіху" інших компаній
	Створення за допомогою фахівців 3-5 моделей; розробка комплексних моделей, в яких зібране краще від кожної з попередніх
	Створення картини ідеального процесу
	Визначення моделей нового процесу і їх графічне представлення
	Розробка організаційної моделі у поєднанні з новим процесом
	Визначення технологічних вимог; вибір платформи для нових процесів
	Виділення короткострокових і довгострокових заходів
Твердження	Аналіз витрат і переваг; розрахунок прибутку на капітал
	Оцінка впливу на клієнтів і службовців; оцінка впливу на конкурентоспроможність
	Підготовка офіційного документу для вищого керівництва
	Проведення оглядових нарад для ознайомлення і затвердження деталей проекту оргкомітетом і вищим керівництвом
Впровадження	Завершення детальної розробки процесів і організаційних моделей; визначення нових робочих обов'язків
	Розробка систем підтримки
	Реалізація попередніх варіантів і первинні випробування
	Ознайомлення працівників з новим варіантом; розробка і здійснення плану реформи
	Розробка поетапного плану; впровадження як таке
	Розробка плану навчання; навчання працівників новим процесам і системам
Наступні заходи	Розробка заходів щодо періодичної оцінки; визначення підсумків нового процесу; впровадження програми безперервного вдосконалення нового процесу
	Надання остаточного звіту оргкомітету і адміністрації