3. Цілі і процеси в управлінні проектами

Завдання управління проектами — досягти встановлених ці­лей за показниками обсягів, часу, затрат (бюджету), якості.

Менеджерові проекту потрібно забезпечити найкращу якість виконання необхідних робіт з мінімальним бюджетом і в стислі строки. Проте, як бачимо з рис. 1.2, згадані цілі мають різні век­тори спрямування, тобто скорочення строків виконання проекту потребує збільшення бюджету за незмінних обсягів і якості, чи навпаки — обмеження бюджету вимагає збільшення строків або ж коригування вимог щодо якості. Тому від природного, але не­здійсненного бажання мати за всіма цілями якнайкращі показни­ки знаходять розумний компроміс і обирають прийнятний варі­ант проекту — адекватного вимогам замовника щодо обсягів і якості, поміркованого за строками й економічного за бюджетом. Таким чином, дуже важливими є, по-перше, гармонізація цілей, а по-друге— встановлення пріоритетів (залежно від характеру проекту і вимог замовника), що їх надають цим цілям у ході ви­конання проекту і виникнення відхилень.

Адекватний

Н айкращий

ПРИЙНЯТИЙ ПРОЕКТ

Витрати

Час

найменші найкоротший

Е кономічний Поміркований

Рис. 1.2. Цілі управління проектами

Наприклад, якщо йдеться про проект виведення нового проду­кту на ринок перед початком сезонного зростання попиту на цей товар, то пріоритетним, безумовно, є своєчасне завершення про­екту, і в разі потреби бюджет може бути збільшено, аби проект не вийшов за встановлені строки.

У проекті впровадження систе­ми контролінгу на підприємстві таким пріоритетом може висту­пати бюджет, якщо кошти підприємства обмежені, а строки впровадження не мають критичного значення і можуть коригува­тися. У проекті підготовки літньої бази відпочинку пріоритетни­ми можуть бути і строки, і бюджет, тоді коригуванню підляга­тимуть передусім обсяги робіт, тобто може бути прийняте рішення ремонтувати не всі будиночки, а тільки якусь частину їх.

Ці основні цілі проекту досягаються за допомогою певних процесів управління. У зв'язку з цим виділяють такі підходи, що доповнюють один одного:

• класичний;

• за циклом вирішення проблеми;

• за життєвим циклом проектного менеджменту.

Класичний підхід, запропонований Генрі Файолем у 1949 ро­ці, представляє п'ять основних функцій менеджменту — чотири безпосередніх і одну інтеграційну, що може бути зображено схе­мою на рис. 1.3.

Планування

Контроль

Керівництво

Організація

Впровадження

Рис. 1.3. П'ять функцій менеджменту за класичним підходом

Він передбачає реалізацію таких функцій у процесі управлін­ня здійсненням проектів:

• планування обсягу робіт, необхідних для виконання проек­ту і досягнення його цілей;

• організацію ресурсів для їх виконання в межах встановлено­го бюджету і строків;

• впровадження розробленої програми дій;

• контроль за виконанням плану або його коригування у разі необхідності;

• керівництво командою залучених до виконання людей. Управління проектом як циклом вирішення (розв'язання) проблеми. Дуже часто проект виникає як відповідь на наявні проблеми підприємства. Тоді для його реалізації треба здійснити такі кроки (рис. 1.4):

Прийняття

рішення

Рис. 1.4. Кроки реалізації проекту як циклу вирішення проблеми

Перший етап — розробка альтернативних рішень (1—5-й кроки).

Другий етап — прийняття рішення (6-й крок).

Третій етап — впровадження (7—10-й кроки).

Всесвітній банк пропонує близьку до цієї 7-крокову схему:

1. визначення концепції проекту;

2. підготовка даних;

3. оцінка даних і вибір рішення;

4. переговори і вибір організації виконавця;

5. впровадження, включаючи конструкторські розробки;

6. використання;

7. після проектний огляд.

Часто виконання тих чи тих завдань тісно переплетене зі ста­діями життєвого циклу проектного менеджменту.

Керівники проектів розглядають питання життєвого циклу по-різному, значною мірою на це впливають характер та особливості то­го чи іншого проекту, його зміст. Відповідно до одного з найпошире­ніших підходів життєвий цикл розбивають на чотири великі фази:

• формулювання проекту;

• планування;

• здійснення;

• завершення;

Водночас в інформатиці часто застосовують інший підхід:

• усвідомлення потреби;

• формулювання вимог;

• конструювання системи;

• реалізація;

• апробування;

• обслуговування;

Ще один із можливих підходів до визначення фаз і стадій життєвого циклу проектного менеджменту наведено у табл. 1.2.

Таблиця 1.2