Тема 1. Организационно-правовая документация (опд)

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации:

• сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций; изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта регламентации;

• беседа с руководителями и ведущими специалистами с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;

• разработка концепции документа; согласование концепции с работниками и заинтересованными должностными лицами; составление первого варианта ОПД;

• обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) ОПД;

• согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих структурных подразделений;

• подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на док-те росписей работников об ознакомлении с документами.

После этого руководителями разных уровней осуществляется контроль за реализацией требований и правил, установленных ОПД; в документ вносятся изменения и дополнение в соответствии с изменениями направлений развития организации.

Положение о структурном подразделении. Это организационно-правовой документ, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. Это документ, имеющий длительный срок действия; оно входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и имеет установленную структуру текста (общие положения; цели и задачи; функции; права и обязанности подразделения; руководство; взаимоотношения; организация работы). В Положении о кадровой службе важно сказать, что кадровая служба (необходимо дать ее точное название) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю или заместителю руководителя по кадрам. Цель любой КС – осуществлять эффективную кадровую политику, направленную на полное обеспечение организации высококвалифицированными кадрами.

Должностная инструкция. С помощью должностных инструкций проводится рациональное распределение труда в подразделении. Это главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника, обеспечивающий объективность при аттестации, при разрешении трудовых споров, поощрении, наложении взыскания. Что в должностной инструкции записано, то с сотрудника и спросится; какие права в ней даны, те он и имеет. При составлении документа можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих. Должностная инструкция имеет одинаковую для всех должностей структуру текста (общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения или связи по должности). Она оформляется на общем бланке, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха и пр. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем КС, юрисконсультом организации и представителем проф. органа. Подписывает Правила руководитель КС, утверждает руководитель организации.

Задания:

Этап 1. Создание виртуальной фирмы (организации).

Документный итог этапа: фирменный бланк.

Ситуация1.Вы руководитель организации.

Кадровая служба – необходимое структурное подразделение организации или учреждения любой формы собственности. Для того чтобы определить должностной и численный состав кадровой службы, необходимо представлять структуру и численность сотрудников организации. Для этого наметьте следующие параметры фирмы:

• род и специфика деятельности;

• форма собственности (государственное (муниципальное) учреждение, общество с ограниченной ответственностью, акционерное общество);

• примерное количество сотрудников;

• название, логотип и справочные данные об организации;

• наличие филиальной сети;

• наличие внешних партнеров (региональных, российских и международных);

• планы по покупке других предприятий или продаже филиальной сети.

На основании этих параметров разработайте фирменный бланк Вашей организации.

Этап 2. Определение структуры фирмы и кадровой службы. Разработка плановой и организационно-правовой документации

Документный итог этапа: структура и штатная численность, штатное расписание, положение о кадровой службе.

Ситуация 2. Вы руководитель организации. Исходя из параметров, заданных на предыдущем этапе, разработайте систему структурных подразделений, определите количество работников Вашей организации и должностной состав. Закрепите эту информацию, составив структуру и штатную численность, а также штатное расписание (унифицированная форма Т-3) организации.

Ситуация 3. Вы руководитель кадровой службы. Вам предстоит выбрать организационную форму кадровой службы и документально это закрепить.

Выбор организационной формы кадровой службы зависит от многих факторов:

• масштабов и места организации в системе управления;

• организационно-правовой формы организации;

• количества работающих;

• порядка подбора кадров;

• объема обрабатываемых информационно-документационных массивов.

Различные масштабы и задачи порождают организационное разнообразие кадровой службы. Если организация небольшая, кадровая служба не создается, а в организации выделяется спец. работник (инспектор / менеджер по кадрам), выполняющий всю работу кадровой службы, но в меньших объемах. Основная задача кадровой службы – организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на комплектование организации высококвалифицированными кадрами.

Исходя из параметров, заданных на предыдущих этапах, разработайте Положение о кадровой службе вашей организации.

Источники и литература:

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. – М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 2004

Санкина, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. – М.: МЦФР, 2006. – С. 41 – 67.