2.4.4. Зв’язування форм за допомогою командних кнопок.

Однією з властивостей Microsoft Access є здатність запускати макроси, коли у формі відбуваються певні дії. В режимі конструктора у формі можна створити командну кнопку, що використовує макрос для відкриття іншої форми.

Вікно макроса дуже подібне на вікно таблиці в режимі конструктора. Макрокоманди і примітки вводяться у верхній панелі,а потім, скориставшись функціональною клавішою F6, переходимо в нижню панель і встановлюємо аргументи для кожної макрокоманди. Якщо клацнути по комірці в стовпчику Макрокоманда, Access виведе кнопку, за допомогою якої відкривається список всіх макрокоманд.

Створення командної кнопки відбувається таким чином. Відкриваємо форму, в якій потрібно створити командну кнопку, в режимі конструктора. Переносимо вікно форми в сторону, щоб можна було бачити вікно бази даних. Знаходимо потрібний макрос у вікні бази даних, перетягуємо і опускаємо в області заголовка форми. Access створить командну кнопку, яка запускатиме цей макрос.

На базі створених у попередніх підрозділах форм виконайте зв’язування форм за допомогою командних кнопок.

3. Створення звітів.

Звіти дуже подібні до форм. Вони мають ті самі області, що і форми: область заголовку і приміток, області нижнього і верхнього колонтитулів. Відмінність полягає в тому, що звіти створюються лише для видачі на друк і не мають управляючих елементів для введення даних. Тому в звітах неможливо використовувати прапорці, списки та поля зі списком. Для звітів не можна встановити режим таблиці чи форми, для них доступний режим конструктора і попереднього перегляду за допомогою опції Предварительный просмотр команди Файл.

2.4 Л. Створення простого звіту.

Є такі засоби створення звітів: 1) конструктор;

2. Майстер звітів;

3. автозвіти.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора.

В зв’язу з тим, що у звітах часто використовується інформація із декількох таблиць, розробку звіту слід розпочати із створення базового запиту.

Відкриваємо новий запит в режимі конструктора і додаємо ці таблиці в запит, Якщо зв’язки між таблицями були визначені раніше певним чином, тоді Access автоматично зв’яже базові таблиці запиту. В іншому випадку Access створить зв’язки між таблицями на основі співпадаючих імен полів і типів даних. Додаємо в бланк QBE запиту відповідні поля. Зберігаємо створений запит.

Під час розробки базового запиту необхідно визначити поля, по яким будуть групуватись і сортуватись дані, і для кожного з них визначити властивості Групування та Інтервал.

Створіть базовий запит для звіту і задайте групування і сортування, вказавши діапазон групування.

43. Побудова базового звіту.

Розробивши базовий запит та визначивши групи, переходимо до побудови звіту. Базову версію звіту створюємо в режимі конструктора і, в разі потреби, встановлюємо певні властивості в бланку властивостей для звіту в цілому.

Для обробки даних або для додавання інформації у звіт можна скористатись вбудованими функціями.

Одним із видів інформації, яку дуже часто потрібно включати у звіт, є інформація про дату підготовки звіту. Інколи у звіт додають номери сторінок. Для дат Microsoft Access пропонує дві вбудовані функції, за допомогою яких додають у звіт поточну дату і час. Функція Date() повертає поточну системну дату як змінну типу Дата/Час без компоненти часу. Функція Now() повертає поточну системну дату і час як змінну типу Дата/Час.

Інша задача, що потребує рішення дуже часто, — це проведення різноманітних обчислень на основі даних таблиць. Для обчислення загальної суми необхідно створити яезв’язане поле і розмістити його у звіті. Тепер обчислене значення загальної суми буде міститись у цьому новому полі. Для того, щоб у виразі, який використовується для обчислень, посилатись на ім’я будь-якого елемента керування, введіть в ньому ім’я елемента керування, взяте в квадратні дужки.

Ще одна задача, яку зазвичай приходиться вирішувати при складанні звітів, — це одержання підсумкових величин по групам даних. Для цього використовують функцію Sum, використовуючи в якості її аргументу вираз, який обчислюється.

У звіт також можна включати підписи. Іноді корисно об’єднувати описову текстову інформацію із значенням з текстового поля базового запиту чи таблиці або ж об’єднувати значення декількох текстових полів в одному елементі керування. Перевага використання єдиного елемента керування полягає в тому, що не потрібно двічі виконувати вирівнювання два елемента керування або встановлювати характеристики шрифта.

Для засвоєння всіх етапів побудови базового звіту виконайте наступні дії:

1. створіть базовий звіт за допомогою конструктора звітів;

2. включіть у створений звіт дату підготовки;

3. виконайте обчислення в рядку області даних;

4. виконайте обчислення групових проміжних підсумків;

5. використайте текстові вирази для представлення описової інформації у звіті.