Окно конструктора таблицы

В окне конструктора таблицы содержатся такие области.

• Область ввода полей.

• Область свойств полей.

Область ввода полей предназначена для ввода имен полей и типов данных, а также для описания отдельных полей, а область свойств полей — для ввода других опций поля, называемых свойствами. Они включают размер поля, формат, маску ввода, подпись, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке, обязательное поле, пустые строки и индексированное поле.

Переключаться между областями (также называемыми панелями) можно, щелкая мышью в тот момент, когда курсор располагается над нужной панелью, либо нажимая <F6>.

Работа с полями

Поля создаются путем ввода имени поля и типа данных поля в каждую строку области ввода полей окна конструктора таблиц. Описание поля — это опция, которая указывает на назначение поля. При вводе данных в режиме таблицы она появляется в строке состояния. После ввода имен полей и их типов, в области свойств следует указать, как поля будут использоваться.

Рис. 11. Панель инструментов окна конструктора таблиц.

Присвоение имени

Имя поля позволяет идентифицировать конкретное поле. Имя поля должно быть содержательным и кратким.

Для ввода имени поля поместите курсор в первую строку окна конструктора таблиц в столбце Имя поля и введите имя поля, соблюдая следующие правила.

• Поле может содержать от 1 до 64 символов.

• Имена полей могут включать буквы, цифры и специальные символы.

• Они не могут содержать точку (.), знак восклицания (!), квадратные скобки ([]) и знак ударения (').

• Нельзя вводить ASCII-символы с ASCII-значениями 0-31, например © или ®.

• Имя поля не должно начинаться с пробела.

В именах полей можно использовать и строчные, и прописные символы. Если вы ошиблись при вводе имени поля, поместите курсор в то место имени, где допущена ошибка, и исправьте ее. Имя поля можно изменить в любой момент (даже если оно уже находится в таблице и содержит данные).

После сохранения таблицы, в которой было изменено имя поля, используемого в запросах, формах или отчетах, следует изменить его и в этих объектах.

Задание типа данных

После задания имени поля нужно выбрать тип данных для поля. В табл.1 перечислено восемь основных типов данных.

Таблица 1. Типы данных Access

Тип данных Описание Размер

Text (Текстовый) Алфавитно-цифровые символы 0-255 символов

Memo (Поле MEMO) Алфавитно-цифровые символы 0-64000 символов

Number (Числовой) Числовые значения 1, 2, 4 или 8 байт

Date/Time (Дата/время) Дата и время 8 байт

Currency (Денежный) Денежные значения и числовые данные 8 байт

AutoNumber (Счетчик) Автоматическое увеличение номера 4 байт

Yes/No (Логический) Логические значения: Да/Нет, Истина/Ложь 1 бит (0 или -1)

OLE Object (Поле объекта OLE) Рисунки, графики, звук, видеозаписи До 1 Гбайт

Lookup Wizard (Мастер подстановок) Отображает данные из другой таблицы Обычно 4 байт

На рис. 12 показан раскрывающийся список Тип данных. После щелчка в любой ячейке столбца Тип данных появится кнопка раскрывающегося списка.

Рис. 12. Раскрывающийся список Тип данных.

Текстовые данные — это текст или числа, не требующие выполнения расчетов. Имена, адреса и описания представляют собой текстовые данные (так же, как номера телефонов, номера страховок и почтовые индексы). Хотя размер каждого текстового поля задается в области свойств, можно ввести не более 255 символов в любое текстовое поле. Независимо от того, сколько символов введено в конкретное поле (от 1 до 255), Access автоматически использует заданное количество символов для каждой записи, а остальное пространство заполнит пробелами. Если вы не собираетесь использовать все отведенное пространство, ограничьтесь 50 символами. Предположим, что вы задали значение 90 для длины текстового поля, а затем ввели 100 записей, из которых только 10 используют больше 20 символов из 90 выделенных. Как видите, большая часть пространства не будет использована. В таком случае следует рассмотреть возможность использования данных типа MEMO.

Данные типа MEMO содержат текст (или текст и числа) размером от 0 до 64000 символов для каждой записи. Если одна запись состоит из 3000 символов, а другая лишь из 10, то используется столько места, сколько требуется для каждой записи. Таким образом, значительно экономится память, необходимая для хранения базы данных.

Данные типа Числовой позволяют вводить числовые данные, используемые для выполнения расчетов. (Если у вас есть данные, используемые в денежных вычислениях, используйте данные типа Денежный).

Данные типа Дата/время могут содержать значения даты, времени либо и то, и другое. В области свойств можете выбрать представления даты и времени.

Данные типа Счетчик хранят целое значение, которое Access увеличивает автоматически при добавлении новых записей. Данные этого типа можно использовать в качестве идентификатора уникальности записи в таблицах, которые не содержат других уникальных величин. Например, если в списке имен нет уникального идентификатора, то можно использовать поле Счетчик для того, чтобы отличать одного John Smith от другого.

Тип данных Логический содержат данные, которые могут иметь одно из двух значений, а значит могут представляться в бинарном виде (значение —1 для Да и значение 0 для Нет). Однако установку формата можно настроить таким образом, чтобы отображались значения Истина/Ложь или Вкл/Выкл. При использовании данных типа Логический можно использовать различные элементы управления формы, специально предназначенные для этого типа данных.

Данные типа Поле объекта OLE обеспечивают доступ к данным, которые можно связать с OLE-сервером. Этот тип данных включает битовые образы (например, файлы из Windows Paint), файлы со звуком (например, .WAV-файлы), деловую графику (такую как в Access или в Excel) и даже файлы с полноценным видеоизображением. Конечно, видеофайлы можно проигрывать только при наличии соответствующей аппаратуры и программного обеспечения OLE-сервера.

Данные типа Мастер подстановки образуют поле со списком, который позволяет выбрать значение из другой таблицы или из набора постоянных значений. Это особенно полезно при сохранении ключевых полей из другой таблицы для связи с ее данными. При выборе этой опции в списке Тип данных запускается Мастер подстановки, с помощью которого можно определить тип данных и осуществить связывание с другой таблицей.