9.3. Упрощенная форма учета

Упрощенная форма учета применяется в двух вариантах:

1) основанный на использовании в качестве основного регистра Книги учета хозяйственных операций (типовой формы № К-1);

2) основанный на использовании нескольких регистров — ведомостей учета имущества малого предприятия (типовой формы №№ В-1 — В-8).

Первый вариант упрощенной формы представляет собой разновидность ранее рассмотренной нами формы учета Журнал-Главная. Форма этого регистра, наименование показателей граф, порядок отражения операций на счетах по принципу двойной записи, подсчет дебетовых и кредитовых оборотов, выведение и запись сальдо по месяцам полностью совпадают. Форма регистра Журнал-Главная и порядок ее ведения изложен нами при рассмотрении мемориально-ордерной формы учета, поэтому приводить саму форму и ее описание нет необходимости. Различие заключается только в названии регистра и возможности предварительно использовать накопительные регистры и мемориальные ордера, предусмотренные в форме Журнал-Главная.

Совершенно очевидно, что применение накопительных регистров по однотипным операциям, ведение кассовой книги по кассовыми операциям значительно уменьшит количество записей в Книге учета хозяйственных операций и расширит возможности применения и достоинства этой действительно простой формы учета.

Кроме Книги учета хозяйственных операций и кассовой книги, этот вариант упрощенной формы учета предусматривает ведение дополнительного регистра по учету заработной платы и взаимосвязанных с ней расчетов.

Второй вариант упрощенной формы учета предусматривает использование в качестве основного регистра оборотные ведомости по счетам синтетического учета. Всего разработано и рекомендовано для использования восемь типовых форм этих ведомостей (№ В-1 — для учета основных средств; № В-2 — для учета производственных запасов и готовой продукции и т. д.).

Все ведомости открываются на месяц. В них отражается начальное и конечное сальдо в разрезе аналитических счетов (при их наличии), дебетовые и кредитовые обороты по каждому первичному документу (или на основе взаимосвязанной по проводке ведомости, где эти суммы получают такую же первоначальную регистрацию по документу). Поэтому ведомость представляет собой комбинированный регистр, где осуществляется не только регистрация хозяйственных операций по первичным документам, но и их систематизация в разрезе корреспондирующих счетов синтетического и аналитического учета.

Формы таблиц каждой ведомости построены с учетом специфики отражаемого объекта или процесса, но, тем не менее, в своей основе они представляют собой как бы раздельные листы Главной книги счетов, применяемую в мемориально-ордерной форме учета.

Для контроля за соблюдением принципов двойной записи в этой форме учета предусмотрена оборотня шахматная ведомость, в которую переносят итоги за месяц из ведомостей текущего учета.

9.4. Автоматизированная форма учета

Начальный этап этих изменений был вызван применением в бухгалтерском учете вычислительной техники, работающей на основе электромеханического принципа. Для ведения бухгалтерского учета использовался комплект машин: перфоратор — машина для пробивания небольших отверстий на бумажной ленте (перфоленте) или картах (перфокартах), представляющих собой цифры; сортировка — машина для деления массива перфокарт на группы по определенным пробивкам (цифрам или кодам); табулятор — машина для считывания пробивок (цифр) с ленты или карт, их счетной обработки и печатания полученных результатов. По названию этой главной счетной машины были названы и получаемые на ней регистры — табуляграммы (машинограммы).

Общая схема ведения учета при этой форме сводилась к следующему.

Первичные документы в обычном порядке поступали в бухгалтерию и группировались в пачки по объектам учета. Затем документы передавались в специальные отделы или самостоятельные хозрасчетные организации по счетной обработке информации — вычислительные центры (ИВЦ),машинно-счетные станции (МСС) или машинно-счетные бюро (МСБ). Данные из обычных первичных документов операторы переносили на машиночитаемые носители — перфокарты (перфоленты) в виде пробивок и впоследствии подвергали обработке: контролю, сортировке (группировке), счетной обработке и табуляции — печатанию различного рода выходных регистров — табуляграмм.

Прием и сдача первичных документов на обработку оформлялась в журнале регистрации документов по количеству под расписку сдающей (при возврате — принимающей) стороны. После переноски данных с первичных документов на машинные носители, осуществляли печатание контрольных табуляграмм, которые воспроизводили данные каждого первичного документа. Эти контрольные табуляграммы заменяли собой журналы регистрации хозяйственных операций, применяющихся при других формах учета, и одновременно использовались для контроля полноты и правильности перфорации — переноса информации с обычных документов на машиночитаемые — перфокарты (перфоленты).

В дальнейшем при обработке данных на машинах использовались только перфокарты, а первичные документы после завершения цикла обработки возвращались вместе с табуляграммами в бухгалтерию предприятия.

Если рассматривать автоматизированную форму бухгалтерского учета в обычном плане, то регистрация информации осуществляется оператором-бухгалтером путем ее ввода в машинную память или с клавиатуры по данным документов, или автоматически — с внешней или внутренней памяти машины. При этом программным путем на экране ПЭВМ, как правило, создается обычная форма хронологического регистра, аналогичного Регистрационному журналу (при мемориально-ордерной форме) или Книге учета хозяйственных операций (при упрощенной форме учета). В этом регистре и получает отражение каждая хозяйственная операция, с указанием всех группировочных признаков, количественно-суммовых показателей и корреспондирующих счетов.

Правильность машинной записи данных контролируется бухгалтером на экране монитора ПЭВМ. При необходимости, этот регистр за любой промежуток времени может быть скопирован с экрана на бумажный носитель с помощью печатающего устройства (принтера).

Информация по операции, введенная в память машины, в дальнейшем используется в соответствии с программой для формирования любых регистров, применяемых в бухгалтерском учете при обычной безмашинной форме. Этот комплекс взаимосвязанных регистров, а также создаваемых в процессе работы первичных документов, форм различных внутренних и внешних отчетов заранее программируется, хранится в памяти машины и используется при ведении учета.

В заключение следует сказать, что автоматизированные (машинно-ориентированные) формы учета находятся в стадии бурного развития и совершенствования как в техническом плане, так и в логическом, программном. Сегодня существуют специализированные программы ведения бухгалтерского учета с помощью ЭВМ: 1С Бухгалтерия, Анжелика и др.