11. Правила формирования и оформления дел.

Формирование дел - это группировка док-тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел состоит из следующих операций: распределение док-тов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение док-тов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении. Контролирует формирование дел служба делопроизводства.

Периодом формирования дел служит календарный год, но есть дела, кот. ведутся на протяжении нескольких лет (дела, в кот. содержатся док-ты по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников).

В конце календарного года заводят столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры переносятся заголовки дел и индексы. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Для упорядоченного и четкого оформления дел существуют следующие правила:

• Подшивать в дела только те док-ты, кот. предусмотрены номенклатурой;

• подшивать док-ты в дела только после их исполнения;

• подшивать док-ты в дела в день их исполнения;

• подшивать док-ты в дела только в одном экз.

• в деле должно быть не более 250 листов. Оформление дел при сдаче в архив

Пока дело находится в оперативном хранении в службе делопроизводства, оно оформлено лишь частично (обложка, подшивка). Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно: составить внутреннюю опись; составить заверительную надпись; подшить дело; пронумеровать листы дела; оформить обложку.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению (не нумеруются листы в делах, не подшивается лист-заверитель дела и не помещают дело в жесткий переплет).

Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

Заверительная надпись учитывает кол-во листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Все изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе дела, кот. располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую обложку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело.

Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения.

12. Хранение документов. Подготовка документов к временному хранению.

Подготовка док-тов к временному хранению вклю­чает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение со­хранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации.

Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно дейст­вующей ЭК учреждения, кот. определяет научно-историческое, социально-культурное и иное значение док-тов в целях их отбора на хранение и установление срока хранения. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе 3-5 человек (председатель - один из руководящих работников). Заседания ЭК протоколируются. Отбор док-тов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством организации.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или час­тичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, кот. предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле в правом верхн. углу черным графитовым каран­дашом; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи док-тов дела. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. подшиваются, листы в них не нумеруются, док-ты в них хранятся в папках-скоросшивателях.

В процессе группировки документов в дела составляется внутренняя опись док-тов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела и включает индексы док-тов, краткое содержание, даты и но­мера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

На все завершенные дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел. В структурных подразделениях описи дел составляются ответственными за делопроизводство по установленной форме под методическим руководством работников архива.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая за­пись, в кот. цифрами и прописью указывается количество дел, вклю­ченных в опись, первый и последний номера дел по описи. Опись дел подписывается составителем с ука­занием его должности, согласовывается с руководителем делопроизводст­венной службы и утверждается руководителем структурного подразделения Она составляется в двух экз., один остается в структурном подраз­делении, а второй передается в архив вместе с делами. Описи дел по лично­му составу составляются в трех экз.

Сдача дел в архив организации осуществляется по гра­фику, утвержденному руководством организации. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на док-ты для пополнения справочного аппарата архива. Зав. архивом расписывается в приеме дел на всех экз. годовых разделов описей, указывал дату приема и количество принятых дел.