10.3. Автоматизація обліку фінансово-розрахункових операцій засобами універсального програмного продукту

Для викладення цього питання в якості прикладу розглянемо модулі “Банк, звіти” та “Клієнт-Банк” системи “Галактика”.

Обслуговування операцій з безготівковими грошовими коштами підприємства і отримання різноманітних форм звітності забезпечує модуль “Банк, звіти”. Його головне меню передбачає такі пункти (рис.).

Меню “Документи” містить функції, які забезпечують введення в базу даних фінансових документів, їх друк та відображення інформації про рух грошових засобів на рахунках бухгалтерського обліку.

Меню “Опреації” дозволяє провести переоцінку валютних сальдо і оборотів, здійснити обмін інфломацією з банком (у вигляді файлів).

Меню “Звіти” слугує для формування звітності за результатами господарських операцій, проведених в усіх модулях програми.

Модуль “Налаштування” забезпечує обов’язкове налаштування Контура Бухгалтерського обліку, визначивши параметри і заповнивши каталоги.

Всі результати роботи Контура бухгалтерського обліку знаходять своє відображення в модулі “Банк, звітність”.

Інформаційні зв’язки цього модуля представлені на рис.

В модулі “ГоспОперації” може бути виконана розноска документів по господарських операціях, сформовані групові проводки. Там же можна налаштовувати типові господарські операції, які дозволяють автоматизувати виконання проводок за платіжними документами.

В модулі “Зарплата” формуються бухгалтерські довідки і платіжні доручення, пов’язані з нарахуванням заробітної плати, податками на фонд оплати праці, перерахування сум утримань. Обробка цих документів проводиться в модулі “Банк, звіти”.

Модулі Контуру управління являють собою джерело документів-основ і накладних, з якими пов’язані платіжні документи, сформовані в модулі “Банк, звіти”.

Модулі “Постачальники”, “Одержувачі” із того ж контура використовують платіжні документи, створені за допомогою модуля “Баланс, звіти”, для контролю розрахунків з контрагентами.

Результати операцій, виконаних в модулі “Банк, звіти”, відображаються в Головній книзі, Балансі підприємства і в інших звітних документах, сформованих за допомогою модуля “Баланс, звіти”.

Модуль “Клієнт-Банк” є посередником між модулем “Банк, звіти” і програмним забезпеченням, встановлених в організації-банку (рис.).

Модуль “Клієнт-банк” виконує автоматизоване проходження платіжних документів “КлієнтБанк” і передбачає спільне використання з комплексом апаратно-програмних засобів банка. Платіжні документи, які призначені для предавання в банк, зберігаються в файлах у визначеному банком форматі (експортуються).

Потім ці файли відправляються в банк, наприклад, у вигляді повідомлень електронною поштою. Файли з платіжними документами, які надійшли із банку добавляються в базу даних системи “Галактика” (імпортуються). Гнучка система налаштування дозволяє експотрувати та імпортувати документи в кількох форматах. В модулі “Клієнт-Банк” реалізовано можливість експорту/імпорту близько 20-ти типів платіжних документів, які обробляються в модулі “Банк, звіти”.

При експорті/імпорті документів використовуються три основних формата файлів: текстовий, текстовий з разделителями і DBF. При цьому можливий запис кожного із документів в окремий файл або складання реєстру документів в обному файлі. Файли формуються системою з урахуванням заданої користувачем послідовності і форматів файлів. Текстові файли формуються на підставі розробленого користувачем шаблону.

Функції меню “=Н=” призначені для налаштування операцій експорта/імпорта платіжних документів. За допомогою функцій меню “Операції” виконується експорт/імпорт документів, а також перегляд протокала цих операцій.

Ф

Налаштування структури і формату файлів, які підлягають експорту/імпорту полягає у заданні:

• формату файлів (текстовий, DBF, текст з разделителем);

• тип документів, що обробляються;

• шаблону назви файлу, який може включати лічильник номера, дату і час;

• переліку полів платіжного документа;

• каталогу на диску, в який будуть поміщатися файли з експортованими документами для відправки в банк, або каталог, із якого будуть взяті файли, які надійшли від банку.

Таке налаштування виконується для кожного типу документів окремо. Для одного і того ж типу документів можна сформувати кілька налаштувань.

Контроль операцій експорту/імпорту здійснюється за допомогою протоколу, в якому для кожної операції наводиться перелік її відправлених та отриманих документів. Обов’язково в протоколі відображається дата, час і характеристика файла, а для кожного документа – дата, сума та контрагент. Із протоколу видно, на якій стадії обробки знаходиться той чи інший документ, тобто в “статусі” інформації відмічається, експорт/імпорт відбувся успішно, чи була якась помилка.