Контрольні запитання

1. Характеристика і склад задач обліку витрат на виробництво в умовах автоматизації.

2. Інформаційна база обліку витрат на виробництво.

3. Технологія обробки інформації.

4. Характеристика нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації.

5. Взаємозв'язок комплексу задач обліку витрат на виробництво з іншими АРМ і підсистемами управлінської інформаційної системи підприємства.

6. Моделювання та прогнозування витрат на виробництво.

Тема 12. Автоматизація розв’язування комплексу задач зведеного обліку та складання звітності

12.1. Організація автоматизованого зведеного обліку та складання звітності

Будь-яке підприємство, реєструючи господарські операції в первинних документах, формує підсумкові дані про фінансово-господарську діяльність за конкретний розрахунковий період. Ці дані утворюють оперативну, статистичну та фінансову звітність.

Автоматизоване формування оперативної звітності забезпечує щоденний контроль за господарськими операціями підприємства.

Створення статистичної звітності забезпечує формування відомостей за окремими показниками господарської діяльності підприємства в натуральному і вартісному виразі.

Фінансова звітність базується на даних первинного, аналітичного та синтетичного обліку і складається для задоволення інформаційних потреб різних груп користувачів.

• послідовність;

Автоматизований комплекс задач зведеного обліку і складанні звітності забезпечує:

• узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках з наступним групуванням даних по одному або кількох рахунках;

• відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства, і їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку;

• автоматизоване систематичне складання (за місяць, квартал, півріччя, рік) бухгалтерського балансу і звітності, що є завершальним етапом облікового процесу.

Автоматизована обробка задач зведеного обліку та складання звітності сприяє:

• якісному контролю за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;

• збереженню грошових коштів і контролю за використанням їх за цільовим призначенням;

• визначенню фінансових результатів діяльності підприємства і контролю за розподілом прибутку;

• систематизації і узагальненню даних в аналітичному і синтетичному розрізах про виробничо-господарську діяльність підприємства для забезпечення прийняття управлінських рішень.

Організація та методологія автоматизованого зведеного обліку та складання звітності регламентується відповідними нормативними документами, які діють в Україні: Закон України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність”; План рахунків бухгалтерського обліку підприємств, організацій та установ; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 “Загальні вимоги до фінансової звітності”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 “Баланс”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 “Звіт про фінансові результати”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 4 “Звіт про рух грощових засобів”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 5 “Звіт про власний капітал”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 “Виправлення помилок і змін у фінансовій звітності”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 19 “Об’єднання підприємств”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 20 “Консолідована фінансова звітність”.

Вхідною інформацією для автоматизованого рішення задач зведеного обліку і складання звітності є первинна інформація, що утворюється в процесі фінансово-господарської діяльності, а також інформація, яка повністю формується в процесі рішення задач інших ділянок обліку.

При рішенні задач цієї ділянки обліку формується і використовується така нормативно-довідкової інформації:

• довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);

• довідник рахунків бухгалтерського обліку;

• довідник припустимої кореспонденції рахунків;

• довідник формування показників звітності (номер і найменування форми, періодичність, код форми, номери рядка та номер графи, синтетичний рахунок, субрахунок основного рахунку, код аналітичного обліку, структурний підрозділ, кореспондуючий рахунок, субрахунок кореспондуючого рахунку, код аналітичного обліку, операція, знак суми);

• довідник взаємозв'язків показників звітності (номер і найменування показника, номер форми звітності, номери рядка та графи звітності, відповідність номерам іншої форми звітності, рядка, графи) використовується для автоматичного контролю правильності відображення показників в звітності;

• довідник групування статей звітності (найменування узагальненого показника, умовне позначення, найменування статей балансу, умовне позначення, номер рядків балансу, що входять в статтю балансу, рахунок, найменування рахунку);

• довідник розрахунку показників підприємства (найменування показника, його умовне позначення, спосіб розрахунку, оптимальне співвідношення);

• довідник-календар (рік, поточний місяць, дні) уможливлює визначення періоду отримання інформації;

• довідник типових господарських операцій;

• довідник підприємств;

• довідник структурних підрозділів.

Вихідною інформацією є:

• проміжна звітність (місячна та квартальна);

• фінансова звітність (календарний рік).

Основним завданням автоматизації зведеного обліку і складання звітності є надання інформації, що задовольняє вимогам таких груп користувачів:

• внутрішніх користувачів, тобто тих користувачів, які здійснюють облік;

• управлінського складу підприємства;

• зовнішніх користувачів.

Організаційний розподіл АРМ бухгалтера зведеного обліку і складання звітності на три категорії з єдиною структурою даних і технологією рішення задач передбачає авторизацією доступу до конкретного виду інформації.

Головне меню цієї автоматизованої ділянки обліку має такий вигляд (рис.).

Функція “Вхідна інформація” передбачає:

• бухгалтерську довідку;

• книгу обліку господарських операцій (основне джерело формування бухгалтерської звітності, яке містить всі бухгалтерські операції, що змінюють стан рахунків. Бухгалтерські записи виконуються: безпосереднім введенням господарських операцій з формуванням бухгалтерських проводок; при генерації бухгалтерських проводок під час формування первинної інформації через використання Довідника типових господарських операцій; за допомогою формування бухгалтерських проводок з інших АРМ бухгалтера);

• інформацію, що надходить з інших АРМ бухгалтера.

Фукція “Нормативно-довідкова інформація” пропонує користувачеві ввесь перелік нормативно-довідкової інформації.

У режимі “Аналітичний облік” формується вихідна інформація:

• Відомість аналітичного обліку (оборотно-сальдова відомість по синтетичному рахунку в аналітичному розрізі);

• Картка аналітичного обліку (характеристика кожного аналітичного об'єкту, рух по аналітичному рахунку і залишки на кінець звітного періоду);

• Довідкова інформація по аналітичному обліку (відображає необхідну аналітичну інформацію за певний період часу в розрізі документів і дат проведення цих операцій).

Функція “Синтетичний облік” забезпечує такі функції:

• Головна книга (основний бухгалтерський регістр для узагальнення бухгалтерської інформації, формується за визначений проміжок часу);

• Оборотно-сальдовий баланс (узагальнення даних у вигляді оборотів по рахунках; формується в розрізі вибраного періоду часу з розшифровкою проведених операцій);

• Довідкова інформація (забезпечує контроль всіх проведених господарських операцій загалом по підприємству (підрозділу) з точки зору правильності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку);

• Шахова відомість (забезпечує контроль стану всіх рахунків, а занесені до неї підсумки по вертикалі і горизонталі дають уявлення про проведені обороти по рахунках за будь-який необхідний проміжок часу).

Функція «Звітність» забезпечує формування необхідної стандартної звітної форми та генерацію нових. Звіти формуються і відображаються на визначену дату.

На підставі Довідника групування статей звітності, Довідника розрахунку показників підприємства, а також на основі фактичних звітних даних здійснюється розрахунок інформації за показниками.

База знань містить набір оптимальних управлінських рішень, відповідних певним показникам.

Режим "Моделювання управлінських рішень" забезпечує дослідження фінансового стану і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства. Цей процес поділяється на:

• аудит майнового стану підприємства;

• показники платоспроможності;

• показники ділової активності;

• показники рентабельності;

• показники ліквідності;

• беззбитковість підприємства;

• модель фінансової стратегії;

• облік фінансових результатів.

Моделювання фінансової стратегії забезпечує комплексне прогнозування майбутнього фінансового стану за окремими показниками або по групі комплексно пов'язаних показників, що уможливлює розробку стратегічного напрямку в господарсько-фінансовій діяльності підприємства.

Особливе значення має прогнозування даних балансу і звіту про прибутки і збитки.

Діагностика стану підприємства, проведені дослідження, моделі фінансової стратегії тощо є підставою для автоматизованої імітації даних. Імітаційна модель звітності дозволяє залучати до обігу фінансові ресурси і перейти на нові форми ведення фінансово-господарської діяльності підприємства.

Крім того, можна змоделювати отримання максимального прибутку на будь-який необхідний період часу в розрізі кожного окремого об'єкта або загалом по всій продукції, що дозволяє керівникам підприємства ухвалити відповідні рішення по поліпшенню фінансово-господарської діяльності підприємства.

АРМ зведеного обліку та складання звітності характеризується такими інформаційними зв’язками:

• наявність і рух основних засобів, нарахування амортизаційних відрахувань за кодами виробничих витрат та зносу основних засобів (АРМ з обліку основних засобів);

• надходження запасів та їх витрата за кореспондуючими рахунками (АРМ з обліку виробничих запасів);

• нарахування заробітної плати за кореспондуючими рахунками, нарахування страхових внесків, утримання із заробітньої плати, резерв майбутніх витрат, дані про використання фондів (АРМ з обліку праці та її оплати);

• витрати на виробництво, фактичні витрати на капітальний ремонт, інформація про закриття виробничих рахунків (АРМ з обліку витрат на виробництво);

• виручка від реалізації, податок на добавлену вартість, фактична виробнича вартість відвантаженої продукції, фактична собівартість виготовленої продукції, розподіл позавиробничих витрат, результат від реалізації (АРМ з обліку готової продукції та її реалізації);

• інформація про реалізацію готової продукції, позавиробничі витрати, надходження матеріальних цінностей за фактичною собівартістю, виплати заробітної плати через касу і перерахування через розрахунковий рахунок (АРМ фінансово-розрахункових операцій).

Автоматизоване ведення бухгалтерського обліку уможливлює виконання контрольних, аналітичних та аудиторських робіт з використанням бази облікових даних (використовуються дані, сформовані і роздруковані при автоматизованому обліку, або аналітичні, контрольні, аудиторські функції виконуються за допомогою обчислювальної техніки та відповідних програмних засобів).

У практиці використовуються три підходи з використанням комп'ютерної техніки в аналізі, контролі і аудиті:

• перевірка даних за допомогою програмних засобів, які діють на підприємстві, шляхом імітації облікових даних (паралельний прорахунок та створення імітаційної бази даних);

• перевірка даних за допомогою спеціальних програм, розроблених співробітниками підприємства, що перевіряється (опрацювання даних із структурою, аналогічною структурі реального програмного забезпечення з імітацією даних. У дану імітаційну базу даних включаються додаткові модулі що дозволяють контролювати необхідні параметри облікового процесу);

• перевірка даних за допомогою спеціальних аудиторських програм, підготовлених аудиторською контролюючою організацією (порівняння змодельованих облікових даних і реальних даних, наявних в інформаційній системі, на основі тестування розрахунків і перерахунків, підсумовування, повторного упорядкування і формування звітних даних із здійсненням порівняння з реальними даними).

Виконання автоматизованого контролю, аналізу і аудиту залежить від таких чинників:

• рівень автоматизації бухгалтерського обліку;

• наявності методик проведення автоматизованого контролю, аналізу і аудиту;

• рівень доступу до облікових даних;

• складність обробки інформації.

За умов автоматизованого обліку, перевіряється діюча система захисту інформації від несанціонованого доступу та слушність обчислень облікових показників.

Також перевірці підлягають усі рівні АРМ бухгалтера.

Для АРМ І категорії передбачено:

• контроль на значність;

• припустимість кореспонденції рахунків;

• допустимість або наявність даних у нормативно-довідковій інформації;

• порядок і слушність коригування нормативно-довідкової інформації і законність його проведення;

• контроль підсумкових сум;

• повнота вхідної й отримуваної вихідної інформації;

• відповідність даних вхідної інформації вихідній тощо.

На АРМ бухгалтера II категорії (бухгалтерії):

• контролюється повнота надходження інформації з інших АРМ;

• порядок розрахунку інформації;

• перевірка вихідної інформації, яка використовується на цьому етапі обробки даних;

• аналіз достовірності розрахунків (внутрішньомашинний контроль співвідношення підсумків за вихідними даними, відповідності бухгалтерським проводкам, відповідності даних, що зафіксовані в нормативно-довідковій інформації);

• перевірка інформаційного ланцюжка отримання вихідної інформації відповідно до розробленої технології та відповідності даної технології чинному законодавству України;

• контроль за використанням вихідної інформації, її юридичної повноцінності і відповідності машинних даних, даним, що призначені для архівного збереження;

• визначення відповідності законодавчим актам України застосовуваних нормативно-довідкових даних;

• аналіз виправлень вихідної інформації;

• перевірка цілості і перезапису інформації для архівного збереження й відповідності її вихідної інформації, відтвореної на паперовому носії тощо.

АРМ бухгалтера III категорії надає додаткові послуги по перевірці достовірності даних, виявленню резервів, фінансового прогнозування майбутньої діяльності підприємства. Якщо АРМ має спеціальну функцію, то уможливлюється виконання внутрішнього і зовнішнього аудиту.

Внутрішній аудит в умовах автоматизованої обробки облікових даних виконується за такими основними напрямками:

• контрольна функція;

• перевірка рівня досягнення програмних цілей поставлених перед підприємством;

• відповідність слушності проставлених кореспонденцій рахунків господарським операціям;

• відповідність даних вибіркових інвентаризацій фактичним даним;

• відповідність підсумкових даних;

• виявлення відхилень від установлених нормативних даних.

• аудиторське підтвердження достовірності інформації, що міститься в бухгалтерській звітності;

• оцінка діяльності підприємства;

• моделювання облікового процесу, із метою отримання необхідної інформації для управління підприємством;

• імітація облікових даних для планування і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.

Зовнішній аудит облікових даних в умовах автоматизованої обробки забезпечує:

• відповідність звітних даних прийнятому принципу відображення даних у звітності (на предмет узгодженості показників формам звітності);

• використання всіх прийомів, використовуваних у внутрішньому аудиті;

• надання додаткових аудиторських послуг по оцінці, прогнозуванню фінансово-господарської діяльності підприємства.