Организация архивных документов

Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации

Изучение темы следует начать с определения классификации - это научная группировка документов по наиболее существенным признакам сходства или различия; это метод упорядочения документов с целью их быстрого поиска и эффективного использования.

Гарантом научной классификации документов по разработанным признакам (знать их) явилась централизация архивного дела. Необходимо уяснить понятие «ГАФ» и подходить к нему исторически. Это понятие зародилось еще в начале ХХ в. в среде реформаторов старой архивной школы и было положено в основу Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела» (см. Отечественные архивы 1999 г. № 1, ст. В.А. Савина). Согласно Декрету в стране начал формироваться ГАФ РСФСР с 1941 г. - ГАФ СССР, а с 1992 г. - АФ РФ.

Советское архивоведение, разработав признаки классификации, определило, что основной классификационной единицей является архивный фонд (знать определение), который не подлежит дроблению. На основе признаков была разработана сеть госархивов СССР.

В настоящее время классификация АФ РФ по-прежнему имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов. Осуществляется она: в пределах АФ в целом, в пределах госархива, в пределах архивного фонда. Установленные признаки классификации документов АФ (их несколько) - принадлежность документов:

1. к определенным историческим эпохам, к комплексам документов федерального, республиканского и местного значения,

2. к определенным административно-территориальным единицам (край, область, район),

3. к определенным отраслям государственной и общественной деятельности,

4. а также способ и техника закрепления информации (документы на бумажной основе, звукозаписи, кинодокументы и т.д.).

Эти признаки положены в основу организации сети госархивов. Необходимо знать закрепленную Правительством России сеть федеральных государственных архивов и центров хранения документации. (см. Отечественные архивы. 1999 г. № 3. С. 4). Сеть республиканских, краевых, областных и других местных архивов устанавливается соответствующими органами власти.

Необходимо отметить, что в новых условиях, вызванных общественно-политическими изменениями 90-х гг. встают и новые задачи в современной классификации архивных документов. Изменения в формировании АФ РФ, в сети госархивов, появление новых видов архивов, требующих новых подходов к классификации их документов в архиве, появление новых источников комплектования вызывают необходимость разработки новой научно-обоснованной системы классификации документов АФ РФ.

Классификация документов в пределах архива

При изучении этого вопроса необходимо четкое определение понятий «Архивный фонд», «Объединенный архивный фонд», «Архивная коллекция», «Фонд личного происхождения», «Документальный фонд», «Фондирование» (ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело). Охарактеризовать виды работ, входящие в понятие фондирование: установление границ архивных фондов, определение фондовой принадлежности документов и их распределение по архивным фондам и его разновидностям. Назвать факторы влияющие не влияющие на изменение хронологических границ архивных фондов. Обратить внимание, что сейчас поднимается вопрос о возможности фондирования кинофотофоно- и машиночитаемых документов АФ классификационной единицы.