Литература

Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. научно-справочный аппарат в бывших партархивах: состояние и перспективы //Отечественные архивы. - 1994. - № 5.

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отечественные архивы. - 1998. - № 6.

Киселева И.Н., Волкова И.Н., Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития системы НСА к документам госархивов //Отечественные архивы. - 2000. - № 5.

Ларина В.Г. Система НСА госархивов как основа формирования общего архивного информационного пространства //Отечественные архивы. - 2000. - № 3.

Никонорова В.В., Коршунова Т.Н. Рассекречивание документов бывших парторганов //Отечественные архивы. - 1999. - № 3.

Пальшина Е.Е. Использование архивных документов в современных условиях //Отечественные архивы. - 1998. - № 4.

Правила работы пользователей в читальных залах госархивов РФ. Приказ Росархива от 6 июля 1998. - М. - 1998. – 16 С.

Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектование и использование АФ РФ //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

Организационно-методическое руководство и контроль над ведомственными архивами и делопроизводственными службами

Приступая к изучению темы, необходимо уяснить, что законодательно принцип контроля над архивами действующих учреждений был закреплен в советское время декретами СНК РСФСР по архивному делу еще в 1918-1920-е гг., но за органами управления архивным делом. На государственные архивы эта функция была возложена в 1964 г. и ей уделялось очень большое внимание т.к. перспективы госархивов, их качественное комплектование, а в конечном итоге, формирование Архивного фонда страны, зависит от состояния, как делопроизводства, так и ведомственных архивов.

Следует раскрыть понятие «Оргметодическое руководство и контроль ...», дать его определение. Прежде всего, это практическая и методическая помощь сотрудникам ведомственных архивов и делопроизводственных служб. Вопрос стоял так: методическое влияние должно начинаться с делопроизводства, а ведомственные архивы должны стать проводниками тех методических требований, которые вырабатываются архивными учреждениями. Требования о том, что методическое влияние АУ должно начинаться с делопроизводства не означало вмешательства архивистов в административные функции учреждения, в сам процесс документооборота. Имелись ввиду документы, которые выполнили свою прямую задачу - быть носителем информации, с помощью которой была организована деятельность людей. Выполнив эту задачу, документы приобретают мемориальный характер, т.е. становятся носителями информации, которая может быть использована в дальнейшем. С этими документами и работают архивисты.

На протяжении ряда лет сотрудниками архивных учреждений были апробированы и применялись разные формы помощи:

1. установление постоянных деловых контактов с источниками комплектования (курирование);

2. оказание помощи в разработке положений о ведомственном архиве, об ЭК, инструкций, номенклатур;

3. проведение совещаний, семинаров, мероприятий по повышению деловой квалификации;

4. информирование работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб о развитии архивного дела и опыте работы через архивоведческую печать («Отечественные архивы», «Информационный бюллетень ФАС», «Вестник архивиста», региональные научно-методические издания).

Архивистами был накоплен большой опыт в применении этих форм, вся работа строилась на основе имеющейся нормативно-методической литературе (ЕГСД – 1979) в ГСДОЦ86. Основные правила работы ведомственных архивов. М. 1987. Основные правила работы госархивов СССР. М. 1984. Типовые положения об архиве, учреждении; перечни и др.). К началу 90-х гг. эта нормативно-методическая база была основой отлаженной системы преемственности в работе ведомственных и государственных архивов. Оргметодическое руководство и контроль за состоянием ведомственных архивов и делопроизводства была одной из основных функций архивной службы. Возникающие проблемы, неотложные задачи архивисты пытались решить совместно с ведомствами.

Характеризуя современный период, необходимо отметить, что те перемены, которые происходят в стране (реорганизация, ликвидация учреждений, ломка отраслевых структур народного хозяйства, выход организаций из-под административного подчинения) очень осложнили работу архивистов. В условиях реорганизации государственных структур проблема ведомственного хранения документов становится одной из актуальных и очень осложняется выполнение функций контроля и руководства ведомственными архивами и делопроизводственными службами. Многие источники комплектования реорганизуются, ликвидируются без правопреемников или на базе государственных предприятий создаются новые с негосударствепнной формой собственности и контроль за их документами очень затруднен.

Сложной является проблема взаимоотношений архивной службы с собственниками документов негосударственных организаций. Условно все их можно разделить на две группы:

1. организации, возникшие в результате преобразования гос.структур (акционерные общества, ассоциации (концерны, малые предприятия) и

2. вновь созданные (частные коммерческие организации, банки, биржи, общественные движения, союзы, партии и др.).

В организации работы с негосударственными структурами много проблем, в частности с правовой стороной (особенно со второй группой). Нередко со стороны собственников наблюдается нежелание, непонимание необходимости контактов с госархивами. С негосударственными структурами применяется новая форма работы — договорная (на основе договора). Пока нарабатывается опыт в применении этой формы взаимоотношений. С государственными источниками комплектования работы по-прежнему осуществляется на основе архивного законодательства, нормативно-методических документов.

Очень остро стоит перед архивистами вопрос о совершенствовании отбора и передачи документов в госархивы. Из-за отсутствия площадей в госархивах объем принимаемых документов снижается и увеличивается объем документов сверх установленного срока. В самих же ведомствах появилась совершенно новая проблема, связанная с арендой помещений. Многие документы находятся в помещениях, на которые правопреемники не имеют право собственности, или не могут платить за аренду. В результате помещения передаются другим учреждениям, а документы нередко уничтожаются. Поэтому перед сотрудниками как государственных, так и ведомственных архивов стоит задача по пересмотру состава документов, подлежащих приему в госархивы (см. Отечественные архивы. 1999. № 1. С.15),

Следующая проблема: подготовка документов к передаче на госхранение.

Согласно «Основным правилам работы госархивов (а это нормативный документ) документы, подлежащие госхранению, принимаются по истечении определенных предельных сроков (5.10.15 лет) в обработанном виде по описям. Но многие источники комплектования отказываются заключать договоры с госархивами на научно-техническую обработку документов, т.к. рыночные отношения оказали влияние на работу ведомственных архивов. Нередко из-за такой ситуации ликвидируются отделы госархивов хозрасчетные группы, созданные для обработки документов и передачи их в госархивы.

Необходимо остановиться на проблеме сохранности документов по личному составу. Эта категория документов оказалась самой незащищенной от уничтожения т.к. большая часть этих документов не относится к составу АФ РФ (см. Отечественные архивы. 1992. № 5. ст. В.А.Еремченко).

В 1992 г. было принято распоряжение правительства РФ об обеспечении сохранности документов по личному составу. Такие же распоряжения были приняты в ряде субъектов. На их основе при администрациях создаются архивы или центры хранения по личному составу на основе бюджетного финансирования (в Екатеринбурге — муниципальный центр хранения архивной документации), т.е. создается новое звено в системе госархивов, а для архивной службы это фактически новое направление в работе.