2. Проектирование первичных документов
Проектируя форму первичного документа, следует учитывать два основных требования к расположению показателей и реквизитов. Первое – логическая последовательность, облегчающая заполнение и чтение документа, второе – компактное размещение реквизитов. В начале проектирования нужно, прежде всего, определить состав реквизитов, включаемых в документ. Для этого нужно выбрать из общего числа данных, отражающих описываемую первичным документом операцию, наиболее характерные элементы. Составленные из выбранных элементов реквизиты должны содержать минимальное, но достаточное для полной характеристики операции количество информации. Далее рекомендуется составить вспомогательную таблицу по следующей схеме (таблица 2 ).
Таблица 2
Таблицу заполняют в следующей последовательности:
1. Для каждого реквизита зоны указывают наименование и шаблон. При этом значность наименования документа определяют путем подсчета символов в его заголовке.
2. Указывают характеристику реквизита условными обозначениями:
признаки справочные – ПС, признаки группировочные – ПГ, основания исходные – ОИ, основания результатные – ОР. Выделение группировочных признаков проводится на основе логических предположений о возможном дальнейшем использовании реквизитов документа.
3. Обозначают большой буквой П реквизиты, вводимые в ЭВМ с целью дальнейшей обработки.
4. Исходя из характеристик реквизитов и изложенных ранее соображений, определяют последовательность расположения реквизитов в зоне документа.
Фрагмент заполнения вспомогательной таблицы для первичного документа «Рапорт о выработке» приведен в таблице 3.
Таблица 3
По данным таблицы составляют эскиз формы первичного документа, стремясь к тому, чтобы отношение ширины документа к его высоте составляло бы около 1,4. Далее необходимо рассчитать размеры бланка документа и выбрать для него формат в соответствии со стандартом.
Размер документа по горизонтали (ширина) Шбл , рассчитывается по формуле:
(1)
где 16 – ширина левого поля бланка, мм; 8 – ширина правого поля бланка, мм; Шзн - ширина знака, равная 3 мм при записи чернилами и 4 мм при записи карандашом; Дрс - максимальная суммарная значность всех реквизитов строки; Г – количество граф в строке; Лт – количество разделяющих графы тонких линий (их толщина 0,5 мм); Лу – количество утолщенных линий (их толщина 2,2 мм) для обводки реквизитов, заносимых в ЭВМ.
Ширина отдельной графы бланка Шгр определяется по формуле:
(2)
где Др - максимальная значность (длина) реквизита; 1 – один знак для отделения записи реквизита от ограничивающих линий.
Размер бланка по вертикали (высота) Вбл определяется из формулы:
(3)
где 8 – высота верхнего и нижнего полей бланка, мм; Взг – высота заголовочной зоны бланка, мм (обычно 20 мм); С – количество строк в бланке; 9 – высота строки, мм; Сз - максимальное количество строк в заголовке графы; 6 – расстояние в мм между строками в заголовке графы (с учетом высоты строк), но не менее 9 мм на весь заголовок; Вп – высота зоны подписей (10 – 12 мм на строку).
После расчета для размещения документа выбирается стандартный формат в соответствии с таблицей 4.
Таблица 4
Далее форма первичного документа выполняется на листе выбранного формата в масштабе 1:1. Так как размеры формата, как правило, отличаются от расчетных данных, размеры граф при изготовлении формы документа должны быть скорректированы. В первую очередь увеличивается ширина граф, имеющих объемные заголовки. В качестве примера на рисунке 1 показана форма первичного документа «Рапорт о выработке».
Рисунок 1 – Первичный документ «Рапорт о выработке» в масштабе (пример): Шбл =148 мм, Вбл =105 мм