Семинарское занятие 5 Тема: Организация и порядок формирования дел

План:

1. Дело как совокупность документов, сформированных по отдельному вопросу или участку деятельности.

2. Основные принципы формирования дел.

3. Этапы работы с документами и оформление дел.

4. «Основные правила работы архивов». Требования к формированию дел.

5. Оформление обложки дела.

6. Значение правильного оформления документов в деле для дальнейшего его использования или хранения.

Проанализировать нормативные документы, касающиеся вопросов формирования дел.

Сформулируйте заголовки дел, которые содержат следующие документы:

- документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов), составляемы по вопросы проведения тематических выставок;

- письма, направляемые в архивные учреждения по вопросу комплектования Архивного фонда РФ научно-технической документацией (и ответы на них);

- письма, в которых обсуждаются проблемы организации семинаров и совещаний по вопросам документирования (и ответы на них);

- письма, направляемые во ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы (и ответы на них);

- письма, направляемые главам администраций областей о социальной защите населения (и ответы на них);

- отчеты ЗАО «Северное сияние» о работе автотранспорта за год.

Оформите обложки дел, в которые вы поместили эти документы

Оформите обложку дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Контрольный вопрос: Перечислите основные требования к формированию дел.

Тематика докладов и рефератов:

1. Задачи делопроизводственной службы и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в организации.

2. Принцип систематизации документов внутри дела.

3. Правила формирования различных категорий документов в дела.

Семинарское занятие 6 Тема: Методика разработки и технологии внедрения номенклатуры дел

План:

1. Функциональное предназначение номенклатуры дел.

2. Виды номенклатур дел: типовая, примерная, индивидуальная.

3. Процедура составления номенклатуры дел организации.

4. Образец оформления номенклатуры дел.

5. Этапы оформления номенклатуры дел.

6. Порядок индексирования дел.

7. Номенклатура дел – обязательный элемент информационно-поисковой системы организации.

Проанализировать конкретную номенклатуру дел организации. Каковы основные реквизиты, характер излагаемой информации, порядок расположения информации?

Разработать классификационную схему номенклатуры дел. Сформулировать заголовки дел в соответствии с установленными требованиями и одновременно установить сроки их хранения по перечню. Провести систематизацию заголовков дел. На общем бланке организации оформите по установленной форме номенклатуру дел, определите состав должностных лиц, визирующих и утверждающих ее.

Оформите фрагменты номенклатуры дел для разных видов документов.

Контрольные вопросы:

1. Для чего используется номенклатура дел? Назовите виды номенклатуры дел.

2. Каков порядок составления номенклатур?

3. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

4. Как определяются сроки хранения дел?

5. Укажите основные функции, которые выполняет номенклатура дел?

Тематика докладов и рефератов:

1. Особенности систематизации документов в делопроизводстве.

2. Технологическая процедура составления номенклатуры дел в организации.

3. Правила оформления номенклатуры дел.

4. Организация оперативного хранения документов.