Глава I автоматизация офисной деятельности
Характеристика и назначение автоматизации офиса
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные информационные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Пакет программ Microsoft Office является мощным комплексом офисных программ, инструментом, способным выполнять сложные, комбинированные операции.
Основные компоненты автоматизированного офиса
Microsoft Office – это пакет прикладных программ, позволяющий решать разнообразные задачи. Приложения Microsoft Office настолько тесно связаны между собой, что их совокупность можно рассматривать как единую программу.
Чтобы начать работу с Office, нужно включить компьютер и подождать, пока загрузится операционная система, то есть на экране появится рабочий стол со значками и Панелью задач, которая обычно размещается в нижней части экрана и представляет собой серую полоску с кнопкой Start(Пуск) слева (рис.1.).
Рис.1. Главное меню со значками приложений Office
На рис.2. открыты окна двух приложений Microsoft Word и Microsoft Excel. Если оба окна развернуты до полноэкранного режима, одновременно можно будет видеть только одно из них.
Чтобы просмотреть или отредактировать документ Office, необходимо сначала открыть файл документа, содержащий необходимую информацию. Если файла нет на рабочем столе, и вы не помните точное название папки, в которой он хранится, проще всего воспользоваться окном диалога открытия документов (рис.3.).
Рис.2. Окно Excel на фоне окна Word
Рис.3. Окно диалога открытия файла
Текст является основой большинства документов. Приложения Office предлагают набор разнообразных инструментов ввода, редактирования и форматирования текста (рис.4.). Основные операции работы с текстом идентичны для всех программ комплекта Office.
Рис.4. Форматирование текста
Кроме основных программ комплект Microsoft Office содержит несколько дополнительных модулей (рис.5.), которые обеспечивают рисование фигур, создание диаграмм и графиков, построение оргдиаграмм, размещение в документе рисунков, видеоклипов и звуков.
Рис.5. Окно диалога модуля WordArt
Приложения Microsoft Office не зря объединены в один пакет. Эти программы не просто имеют сходный интерфейс, они тесно интегрированы друг с другом. Внедренный объект (рис.6.) позволяет не просто ввести данные в таблицу Word c помощью приложения Excel. Внедрение объекта Excel дает возможность пользоваться всеми преимуществами электронных таблиц.
Если дважды щелкнуть на таком объекте, появится окно листа Excel, панели инструментов и меню Excel, что позволяет провести необходимые расчеты, а затем, щелкнув вне окна листа Excel, снова вернуться в документ Word. После этих действий документ будет содержать уже обновленную таблицу Excel.
Рис.6. Лист Excel в документе Word
В документы Office можно внедрять не только листы Excel, но и практически любые объекты других приложений.
Создав документ и наполнив его некоторым содержимым, полезно сразу записать его на жесткий диск (рис.7.). Это предотвратит потерю информации в случае сбоя в работе компьютера или отключения электропитания. Access и Outlook не требуют ручного сохранения данных, они автоматически обновляют информацию в соответствующих файлах при ее изменении.
Рис.7. Окно диалога сохранения документа
Часто целью работы с программами Office является создание твердой копии документа. Это может быть напечатанный текст Word, отчет Access, таблица Excel, записки докладчика PowerPoint и другие материалы. Управление принтерами осуществляется операционной системой Windows, поэтому все локальные и сетевые принтеры, установленные на компьютере, доступны для приложений Office, а приемы печати документов из разных программ Office сходны между собой.
Рис.8. Предварительный просмотр документа
Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром (рис.8.). В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков.
Параметры печати (рис.9.) варьируются в зависимости от конкретной модели принтера. Это окно диалога позволяет выбирать размер и ориентацию страницы, способ подачи бумаги, размещение и режим печати графических объектов и многие другие параметры.
Рис.9. Окно диалога параметров печати
В пакет Microsoft Office входит шесть основных приложений, каждое из которых можно рассматриваться как самостоятельная программа Windows:
Microsoft Word;
Microsoft Excel;
Microsoft PowerPoint;
Microsoft Access;
Microsoft Outlook;
Web – узел FrontPage.
Пакет Microsoft Office – это не просто совокупность равноправных программ, выполняющих различные функции. Шесть основных приложений тесно интегрированы друг с другом. Это наделяет программы некоторыми полезными свойствами:
Все продукты имеют сходный интерфейс;
Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой;
Пакет Office содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и приукрашать документы;
Пакет Office поддерживает связь между файлами приложений. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически;
Программы Office обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с Web –узла Microsoft.
Любое приложение Windows открывается в своем окне (рис.10.). Это обеспечивает равноправность всех программ, одновременную работу с несколькими приложениями и возможность перемещения данных между двумя программами.
Рис.10. Окна двух приложений на рабочем столе Windows
Любое приложение Office может работать сразу с несколькими документами. Каждый документ открывается в отдельном окне (рис.11.), которое можно развернуть, свернуть и масштабировать точно так же, как и основное окно приложения. Открыв несколько файлов, можно перемещать и копировать данные из одного документа в другой. В целях повышения удобства программы Word и Excel позволяют разделять окно документа на несколько частей (рис.11.). Это дает возможность одновременно просматривать различные фрагменты одного и того же файла в одном окне.
Рис.11. Два документа в окне Excel
Документы Access (рис.12.) и Outlook имеют сложную структуру и состоят из набора объектов. В этих программах нельзя одновременно открыть два файла, но каждый объект файла можно рассматривать как отдельный документ, отображаемый в своем окне.
Во FrontPage открытая Web – страница всегда занимает все пространство окна приложения, хотя одновременно можно открыть несколько таких страниц и переключаться между ними с помощью меню Windows (Окно).