Часть 3. Виды деловых бесед

По такому основанию, как цели и методы ведения бесед, принято выделять собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные беседы, дисциплинарные беседы.

Беседа при приеме на работу носит характер интервью, основная цель – оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и ответам. Форма вопроса может варьироваться, но содержание можно сгруппировать в такие блоки.

• Что представляет собой человек, ищущий эту работу.

• Почему он ищет работу.

• Каковы его сильные и слабые стороны.

• Каковы его взгляды на эффективное руководство (что такое хороший начальник).

• Что он считает наиболее весомым из своих достижений.

• На какую зарплату он рассчитывает.

Беседа при увольнении имеет две разновидности: ситуация добровольного незапланированного ухода и ситуация увольнения или сокращения сотрудника.

1. В ходе беседы необходимо выяснить истинную причину ухода, его мотивы: неудовлетворенность производственным процессом, не-вниманием или обидой, иными причинами. Необходимость такой беседы для руководителя – забота об улучшении управленческой деятельности на различных уровнях. Для этого полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями работы, выяснять ее оценку. Следует поинтересоваться, что нравилось и не нравилось в работе. Покидающие организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих замечаниях и пожеланиях, поэтому делятся информацией, которая может улучшить положение оставшихся.

2. Иначе с работником при увольнении. Эта процедура трудна для всех, кто принимает в ней участие (в спец.литературе она называется «прощальный разговор»). Нужно знать специфику и технику проведения такого разговора. Он никогда не назначается перед выходными или праздниками. Его не следует проводить на непосредственном рабочем месте увольняемого или в помещении, где работают другие сотрудники. Он не должен продолжаться более 20 мин., так как человек, переживающий неприятное известие, не в состоянии выслушивать доводы и подробности. Если увольняют за дисциплину или какие-либо нарушения, то начальник должен быть точным и корректным в изложении фактов, чтобы не дать усомниться в справедливости упреков. В зарубежной практике предлагается заготовить гуманный ход – список свободных рабочих мест и под.

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны или сбоями в работе или фактами нарушения трудовой дисциплины. В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы сотрудник принял позицию руководства. При этом существуют правила, позволяющие избежать беседы в форме «разноса» и провести ее конструктивно:

1. получите необходимые сведения о сотруднике и его работе;

2. стройте беседу по следующей схеме: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника, – сообщение критического характера – сообщение поучительного характера;

3. будьте конкретным, избегая неясностей (Вы сделали не то, что нужно, Вы не выполнили задания и т.п.);

4. критикуйте выполнение, а не личность.

Соблюдение этих правил создает положительный эмоциональный фон, не вызывает ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляет его занимать оборонительную позицию.

При проведении проблемной беседы важно выяснить:

– не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? (Например, провинившийся скрывает свое недовольство и по какой-либо причине не хочет сказать об этом);

– не вызваны ли нарушения личными затруднениями? (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.);

– не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения?

– может быть, работнику нужна большая самостоятельность?

– он не приемлет стиль руководства?

Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мерах, которые помогут преодолеть возникшую проблему.

Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует излагать четко, ясно, делая акцент на правильном понимании и оценке случившегося. Например:

Как вы понимаете, наказания вам не избежать. Конечно, речь не идет о понижении, вы этого не заслужили, однако выговор вам обеспечен. Понимаю, что радости вам это не доставит, но как бы ни были высоки ваши другие заслуги, иначе поступить я не могу.

Отметим, что критика со стороны руководства имеет значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, при этом отмечая, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности руководителя.

С другой стороны, сотрудники, как представляется, также должны понимать, что и как необходимо говорить в той или иной ситуации делового общения. Незнание элементарных правил общения в деловой сфере приводит зачастую к необоснованным конфликтам, обидам и, как следствие, понижению уверенности в собственных силах, потере авторитета в глазах окружающих и домашних.