1.2. Складання документів.
Для складання документів повинен використовуватися білий папір або папір світлих форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Документ повинен:
відповідати чинному законодавству, наказам, директивам та іншим керівним документам вищестоящих командирів (начальників);
не дублювати вимоги, які містяться в раніше виданих документах, а за необхідності мати посилання на них;
бути лаконічним, чітким, без використання формулювань, що мають двояке тлумачення;
базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.
Якщо вживаються спеціальні чи нові терміни, то необхідно дати відповідні пояснення їх значення або в примітках.
Під час складання документів рекомендується:
користуватися простими реченнями;
застосовувати стійкі словосполучення й терміни;
якщо обсяг тексту значний, то в документі слід викладати лише головні питання, а інший матеріал приводити в додатках до документу, наприклад, такими додатками повинні бути інструкції, положення, порадники, правила, плани заходів тощо (далі – інструкції);
використовувати прямий порядок слів у речення (підмет передує присудку, означення стоїть перед означуваним словом), а вставні слова й вирази “зважаючи на те, що”, “у зв’язку з тим”, “як правило” – на початку речення;
не використовувати застарілі слова та вирази (архаїзми), застарілі канцелярські звороти, слова і вирази місцевого діалекту;
не застосовувати зайвих слів, що не вносять нічого нового в зміст речення;
скорочення використовувати лише в тих випадках, якщо вони повторюються двічі й більше, з обов’язковою в тексті після першого згадування.
Текст документу повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Терміни, застосовані в документах, мають відповідати термінології, прийнятій у законодавстві та в Збройних Силах України і вживатися в одному й тому ж значенні (тлумаченні) по всьому тексту документа.
Термінологія має перевірятися за статутами, порадниками та іншими документами, та іншими документами, а також за довідками та словниками.
Текст телеграми повинен викладатися без абзаців, сполучників, прийменників та розділових знаків, якщо при цьому не перекручується її зміст. В телеграмі не допускається перенос слів та виправлення, підпис пишеться з нового рядка. Числа у тексті пишуться літерами.
Відповідно до вимог правопису української мови під час складання документів пишуться з прописної літери:
усі слова в назвах вищих органів державної влади і державного управління (Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України), в назвах партій та вищих органів, крім слів “партія” та “з’їзд” (Республіканська партія України, з’їзд Спілки офіцерів України);
перше слово в назвах міністерств, відомств, державних комітетів України, їх головних та центральних управлінь, місцевих органів влади (Міністерство оборони України, Служба безпеки України, Державний комітет водного господарства України, Головне управління Головного штабу Збройних Сил України, Рада народних депутатів);
географічні назви місцевості у назвах обласних, міських і районних органів влади, профспілкових, господарських і суспільних органів (Київська область, Залізничний районна рада народних депутатів, Прем’єр-міністр України, Міністр оборони України);
в документах (за винятком наказів, директив і розпоряджень) дозволяється використання загальноприйнятих скорочених форм слова (м., обл., р-н, с.).
У разі використання в тексті документів цифрової інформації кількісні характеристики відтворюються словом (три) або цифрою (3), нумерація військових підрозділів, частин – цифрою (1 мср, 26 мсд), число з вказанням міри пишеться цифрою (3 км, 8 т). Числівники, що вказують на кількість, на початку речення завжди пишуться словом (“П’ять виробів надійшло у військову частину”, але “військова частина отримала 5 виробів”. Порядкові числівники, за винятком нумерації військових частин (підрозділів) пишуться з вказівкою на відмінкове закінчення (радіоприймач 2-го класу, 1-а колона).
В тексті документів дійсне найменування військової частини (установи) пишеться без вказівки почесних звань та державних нагород.
Забороняється вказувати в нетаємних документах дійсне найменування військової частини (установи), якій присвоєно умовне найменування.
Повне дійсне найменування військової частини (установи), включаючи почесне звання і державні нагороди, пишуться в документах, коли це необхідно за змістом документа.
Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівників структурних підрозділів військової частини (установи)
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи, в межах своєї компетенції.
У військовій частині (установі) для нетаємного службового листування використовуються кутові штампи, на яких вказані реквізити військової частини (установи).