1.2 Общие сведения об Access 97

MS Access 97 – это система управления базами данных, входящая в состав профессиональной редакции пакета Microsoft Office 97.

Access позволяет:

• проектировать двумерные таблицы с разными типами данных, включая поля объектов OLE;

• устанавливать связи между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей;

• вводить, хранить, просматривать, сортировать, изменять и выбирать данные из таблиц с использованием различных средств контроля информации;

• создавать, модифицировать и использовать производные объекты базы данных – формы, запросы, отчеты;

• отображать результаты в графическом виде;

• выполнять различные вычисления в процессе подготовки отчетов или запросов;

• вставлять данные в другие приложения пакета Microsoft Office 97.

Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов и это дает возможность пользователю быстро создавать полноценную базу данных.

Представьте себе, что перед вами стоит задача собрать и систематизировать в одной базе данных информацию об учениках какого-либо класса. Речь, в частности, идет об их кратких анкетных данных (пол, дата рождения, домашний адрес и телефон), сведениях об их годовой успеваемости и сведениях о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы и рабочий телефон).

С помощью этой базы данных вы сможете быстро:

• найти адрес ученика и номер его домашнего телефона;

• получить сведения об учениках, живущих в данном районе;

• выбрать всех неуспевающих учеников;

• получить список учеников, имеющих день рождения на текущей неделе.

Кроме того, вы сможете:

• вычислить средний балл каждого ученика;

• создать диаграмму успеваемости класса;

• получить сведения о месте работы родителей учеников и, при необходимости, их рабочий телефон.

1.3. Загрузка и завершение сеанса работы с Access 97

Ссылка на это приложение обычно находится в подчиненном меню Программы пункта Главное меню.

Запускается приложение любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.

Рассмотрим лишь один из вариантов запуска:

1) нажмем кнопку Пуск, на экране появляется Главное меню;

2) откроем подменю Программы Главного меню;

3) выполним двойной щелчок на имени запускаемой программы, то есть на Microsoft Access.

В результате приложение Access 97 будет загружено и на экране появится его окно.

Завершение сеанса работы с Access 97

Завершается это приложение так же любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.

Для выполнения этой операции вы можете выполнить щелчок на кнопке, предназначенной для закрытия Access-окна (на таких кнопках принято изображать крестик).

1.4. Окно программы Microsoft Access 97

После запуска программы на экране появляются окно приложения, а также диалоговое окно, в котором пользователь должен выбрать один из следующих вариантов продолжения работы (рис. 1):

• самостоятельное создание базы данных (переключатель Новая база данных);

Рис.1. Диалоговое окно создания или открытия базы данных

• создание базы данных с помощью мастера (переключатель Запуск мастера);

• открытие одной из существующих баз данных (переключатель Открыть базу данных).

В результате выбора переключателя Новая база данных образуется пустая база данных, в которую впоследствии можно поместить таблицы, формы, отчеты, запросы и т.д. При использовании этого способа вы имеете полный контроль над процессом создания базы данных, но здесь требуются дополнительные затраты времени.

Если же вы остановите свой выбор на переключателе Запуск мастера, то после нажатия кнопки ОК начнется процесс создания новой базы данных на основе какой-либо базы из коллекции Access 97 (в Access имеется 22 мастера баз данных). Этот способ создания базы данных намного проще в исполнении, более удобен и весьма эффективен. Мастер по мере своей работы автоматически вставляет необходимые объекты в соответствии с вашими указаниями.

Мастер базы данных позволяет задать:

• общий заголовок базы данных;

• таблицы и поля, которые можно включить;

• общий фон для формы;

• стили отчетов.

Хотя с помощью мастеров нельзя создать такие сложные базы данных, как при использовании «ручного» способа, но зато они позволяют настраивать создаваемые базы данных с учетом ваших требований. С их помощью базы данных создаются легко и просто.

В случае необходимости открыть существующую базу данных следует установить переключатель Открыть базу данных. В результате нажатия кнопки ОК появится список для выбора базы, которую надо открыть. Если необходимая база данных не указана в этом списке, ее можно отыскать в окне Открытие базы данных, которое открывается вследствие щелчка на строке Другие файлы и нажатия кнопки ОК.

Вы можете отказаться от выбора базы данных при запуске программы Access 97, нажав кнопку Отмена в окне создания и открытия базы данных.