2.2. Свойства полей
Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля. Бланк свойств представляет собой перечень свойств с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется в зависимости от типа данных.
Например, в полях, относящихся к типу данных Текстовый, вы можете задавать (вместе с другими характеристиками) максимальное число символов вводимых элементов данных.
Рис. 6. Бланк свойств текстового типа данных
При работе с данными типа Дата/Время можно выбирать различные форматы даты и времени.
Если вы назначаете тип данных Числовой, то можете задать число десятичных знаков, используемых Access для отображения чисел в соответствующем поле, а также можете устанавливать, будет ли использоваться формат с плавающей запятой.
Следующая таблица содержит названия свойств и их описание:
Размер поля |
Определяет максимальную длину текстового или числового поля. Учтите, что при создании полей слишком большого размера неэкономно расходуется память, а полей маленького размера искажается содержимое поля. |
Формат поля |
Устанавливается формат отображения данных в форме или запросе |
Число десятичных знаков |
Определяется количество разрядов в дробной части десятичного числа. |
Маска ввода |
Определяет маску данных при вводе. |
Подпись |
Содержит надпись, которая выводится рядом с полем в форме или в отчете (данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения). |
Значение по умолчанию |
Содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в соответствующем поле таблицы. |
Условие на значение |
Определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. |
Сообщение об ошибке |
Определяет сообщение, которое появляется на экране при вводе недопустимого значения. |
Обязательное поле |
Установка, указывающая на то, что данное поле обязательно следует заполнить. |
Пустые строки |
Установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк. |
Индексированное поле |
Средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексированного поля. Может иметь одно из трех значений: поле не индексировано; поле индексировано, но допускаются повторяющиеся значения; поле индексировано и повторяющиеся значения запрещены. |
Отметим, что при конструировании таблицы нет необходимости задавать все свойства полей.
Задание 2
Создайте таблицу со следующими полями и свойствами полей:
Рис. 7. Таблица в режиме Конструктора.
2.3. Установка поля первичного ключа
После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере еще одно поле для использования в качестве поля первичного ключа, что не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Это поле не может содержать одинаковое значение для двух различных записей.
В большинстве случаев в таблицу включают одно поле первичного ключа, который может быть определен только в режиме конструктора таблиц.
Чтобы объявить поле таблицы полем первичного ключа, следует выполнить следующие действия:
установить в него курсор;
выполнить щелчок на кнопке с изображением ключа на панели инструментов или выбрать команду Ключевое поле из меню Правка. Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа - признак поля первичного ключа.
Если к моменту выхода из режима конструктора первичный ключ не объявлен, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа.
Полями первичного ключа можно объявить несколько полей. Для этого следует маркировать необходимые поля в спецификации следующим образом: удерживая клавишу CTRL, щелкнуть в столбце маркировки напротив нужных строк.
Задание 3.
Объявите поле Код ученика созданной таблицы ключевым полем.
2.4. Сохранение проекта таблицы
Подготовленную при проектировании спецификацию таблицы следует сохранить. Для этого следует воспользоваться командой Сохранить меню Файл или значок Сохранить на панели инструментов. Если таблица сохраняется впервые, Access 97 выводит на экран диалоговое окно Сохранение объекта. Введите имя таблицы (длиной не более 64 символов) или воспользуйтесь именем, предлагаемым программой.
Задание 4
Сохраните проект таблицы. Дайте ей имя Сведения об учениках.
2.5. Заполнение таблиц
После создания всех полей и определения их свойств выполняется ввод данных в таблицу. Чтобы заполнить таблицу, следует перейти из окна конструктора таблицы на лист данных, нажав кнопку Вид на панели инструментов (или выбрать команду Режим таблицы в меню Вид ).
Новая Access-таблица состоит из одной пустой записи. После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. Именно в ней осуществляется ввод информации.
Рис. 8. Заполняемая таблица Сведения об учениках
На лисP?те данных активная запись обозначается треугольным маркером, а пустая запись - звездочкой.
Для обозначения записи, в которую осуществляется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенной в левой части листа данных.
Поскольку программа автоматически сохраняет каждую запись по завершении ее обработки, необходимости в промежуточном сохранении