Business Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия. 204 слайда.

Создайте группу управленческого уч¸та в составе бухгалт ерского отдела, чьей основной задачей должно быть удовлетворение всех

информационных запросов руководства

Ежемесячный пакет финансовых документов, который готови т группа управленческого уч¸та, включает:

∙Трансформированный баланс

∙Подробный отч¸т о прибылях и убытках (в формате переменны е- постоянные расходы и в стандартном формате)

∙Отч¸т о движении денежных средств

∙Отчеты об использовании прибыли

∙Анализ точки безубыточности

∙Анализ продаж с точки зрения вклада на покрытие постоянны х расходов

∙Коэффициентный анализ

∙Анализ факторов затрат, изменений реальных затрат за прош едший период, анализ отклонений, включающий плановые издержки и нормативные производственные издержки

roff2r/16

Плановый отдел должен дополнять финансовый отдел и бухга лтерию

∙Разрабатывает ежеквартальные бюджеты и утверждает бюджеты отделений, отделов и подразделений предприятия

∙Разрабатывает и отслеживает производственные издержки и нормативы потребления

∙Рассчитывает сметные издержки для всех видов продукции/у слуг, включая трансферты между подразделениями предприятия

∙Готовит информацию о ценнообразовании (совместно с други ми отделами)

∙Оценивает балансы незаверш¸нного производства пономенк латурно по состоянию на первый день каждого месяца

∙Совместно с финансовым отделом разрабатывает инвестици онные меморандумы, бизнес-планы, предложения и прочие внешние д окументы (принимает на себя окончательную ответственность)

∙Готовит необходимые ведомственные и государственные фо рмы статистической отчетности совместно с отделом маркетин га

∙Оценивает расходы на поддержание социальной сферы

roff2r/17

Неквалифицированный персонал может в большей степени

ограничивать предприятие, чем плохие процессы

Примеры пробелов в квалификации персонала российских пр едприятий

∙Начальник финансового отдела не умеет пользоваться прог раммами по работе с электронными таблицами, которые имеет предприят ие

∙Сотрудники финансового отдела не понимают концепции ден ежных потоков

∙Главный бухгалтер не может рассчитать точку безубыточно й работы предприятия

∙Бухгалтерия использует компьютеры только для распечатк и счетов

∙Отдел планирования подготавливает бюджеты продаж на осн ове данных о ежегодных объемах продаж

∙Главный бухгалтер не может должным образом организовать документооборот на предприятии

∙Начальник отдела планирования не может организовать про цесс планирования в масштабе всего предприятия

∙Начальник отдела планирования производства не может сво евременно

предсказать потребности в материалах по подписанным кон трактам

roff2r/18

Реальную потребность в сотрудниках оценивайте только на этапе

внедрения, используя подход последовательного увеличен ия

При изменении сложных функций, как финансовая функция, оп тимальные решения по распределению ресурсов принимаются постепен но

Увеличение

нагрузки

Начальная нагрузка

Количество сотрудников должно быть достаточным для выпо лнения работы, но не больше; Составьте график работ для максимального использования времени

(циклы составления финансовой отчетности вставлены межд у циклами выплаты зарплаты и оплаты счетов); Организуйте систему замены на случай болезни или отпуска ведущих сотрудников.

roff2r/19

Что может быть сделано для улучшения работы финансовой

функции?

Самое важное:

∙Совместно с высшим руководством прийдите к необходимост и реорганизации финансовой функции и согласуйте цели ее ре организации

∙Соберите группу по реорганизации во главе с Финансовым ди ректором

Начните с:

∙Объединения и централизации финансовой функции, ее деяте льности и процессов

∙Обучения и найма новых квалифицированных сотрудников, в с лучае необходимости

∙Назначения Финансового директора для руководства финан совой функцией, или расширения полномочий и ответственности существующего Финансового директора

∙Изменения финансовых операций на более гармоничные и син хронные

∙Введения того, чтобы каждый отчитывался за выполнение кон кретной операции

∙Составления бюджетов как можно быстрее

∙Обеспечения согласованности вырабатываемых данных

roff2r/20

Задачей группы реорганизации является оценка существую щей финансовой функции, создание и разработка плана перехода от

существующей финансовой функции к желаемой

∙Создайте Группу реорганизации, куда по меньшей мере входят:

–Финансовый директор

–Начальник финансового отдела

–Начальник планового отдела

–Главный бухгалтер

–Представители из каждого отдела-пользователя: сбыта, снабжения и т.д.;

–группа должна привлекать сотрудников из финансовых служб для проведения различных видов анализа

∙Назначьте Финансового директора возглавить реорганизац ию и сообщать промежуточные результаты Генеральному директору

∙Передайте группе соответствующие полномочия и ответств енность

∙Подпишите приказ, который установит и закрепит сроки реор ганизации

∙Генеральный директор встречается с группой на еженедель ной основе и заслушивает доклад о ходе работ

Создание плана реорганизации

roff2r/21

План реорганизации разрабатывается Группой

реорганизации

Предлагаемое содержание плана реорганизации:

∙Цели и задачи новой централизованной финансовой структу ры

∙Оценка текущих процессов, финансовой функции и е¸ структу ры, включая определение сильных и слабых сторон

∙Предлагаемые новые процессы с комментариями:

–Доходы

–Расходы

–Поступления по бартеру

–Продажи по бартеру третьим сторонам

–Наличность

–Системы контроля

∙Предлагаемая организационная структура (включая планир уемый штат)

∙Разделение обязанностей и ответственности между отдела ми:

–Финансовый отдел

–Бухгалтерия

–Плановый отдел

roff2r/22

Содержание плана реорганизации - продолжение

∙Другие аспекты предлагаемой финансовой структуры:

–требования к штатному составу и планируемый найм персонала

–предполагаемые совместные оперативки отделов, их участники и повестка дня

–распределение обязанностей и ответственности

∙Рекомендации другим отделам:

–сбыта

–снабжения

–другим

∙Критерии успешной работы

∙Содержание ежемесячного пакета управленческой информац ии (содержание пакета рассматривается в других модулях)

∙Стратегия компьютеризации

∙Размещение персонала

∙Оплата персоналу

roff2r/23

Содержание семинара

Занятие 1: Введение в финансовую функцию и ее процессы Занятие 2: Обзор организационных структур

Занятие 3: Элементы финансовой функции

Занятие 4: Процесс цикла доходов Занятие 5: Процесс цикла расходов

Занятие 6: Процессы цикла бартера и наличности Занятие 7: Роль и ответственность отделов в организации Занятие 8: Планы реорганизации и внедрения Занятие 9: Домашнее задание

roff3r/1

Результаты от изменений возникают уже по ходу процесса, о днако

полная значимость реорганизации будет выявлена в конце

Наиболее значительные результаты достигаются с течение м времени по ходу развития и роста предприятия, когда появляется необх одимость и востребываются все возможности новой финансовой функци и

roff3r/2