3. Оформление книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма ко-5)
Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег (далее - книга учета).
В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета.
По полученным авансам для оплаты труда и выплаты стипендий кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассир обязан ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и др. упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
Алгоритм оформления книги учета принятых и выданных кассиром денег, можно представить следующим образом.
Пример заполненной книги учета по форме № КО-5 см. ниже.
Заполнение формы № ко-5
Наименование реквизита |
Порядок заполнения |
Примечания |
Заполнение обложки книги учета |
||
Строка «организация» |
Полное наименование организации |
Далее в этой же строке в специальной графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации органом статистики сразу после ее регистрации |
Строка «структурное подразделение» |
Наименование структурного подразделения организации |
Далее в этой же строке в графе «Код» указывается код этого структурного подразделения (при использовании организацией системы кодирования) |
Строка «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» |
Период, на который заводится книга учета, - месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период |
Возможен также вариант, когда книга учета заводится по окончании предыдущей и ведется до тех пор, пока есть свободные строки для отметок операций по приему денежных средств и ценностей, а также их выдаче |
Строка «фамилия, имя, отчество кассира» |
Фамилия, имя и отчество старшего кассира |
|
Заполнение основной части книги учета |
||
Графа 1 «Дата» |
Дата совершений операции по учету денежных средств |
Дата должна совпадать с датой первичного кассового документа |
Графа 2 «Остаток наличных денег у кассира на начала дня, руб. коп.» |
Сумма (цифрами) имеющихся в наличии у старшего (главного) кассира денежных средств на начало соответствующей даты |
Сумма указывается в рублях и копейках |
Графа 3 «Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп.» |
Сумма (цифрами и прописью) денежных средств, выданных из кассы главным (старшим) кассиром другому кассиру или доверенному лицу на определенные цели (в том числе на выдачу заработной платы и хозяйственные нужды) |
Сумма указывается в рублях и копейках |
Графа 4 «Деньги получены. Подпись кассира» |
Подпись кассира, получившего денежные средства из основной кассы |
Подпись подтверждает получение денежных средств |
Графа 5 «Получено за день по приходным операциям, руб. коп.» |
Цифрами указывается сумма денежных средств, полученных в течение дня по различным операциям (возврат подотчетных сумм, выручка и т.д.) |
Указывается в рублях и копейках |
Графа «Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп.» (графы 6,7, 8) |
Объединяет графы 6 «наличными деньгами», 7 «оплаченными документами» и 8 «всего (сумма цифрами и прописью)», в которых записывается цифрами сумма денежных средств, сданных старшему кассиру: в графе 6 - наличными деньгами; в графе 7 - оплаченными документами; в графе 8 - итоговая сумма, полученная сложением значений граф 6 и 7 |
Сумма указывается в рублях и копейках |
Графа 9 «Деньги и оплаченные документы получены. Подпись старшего кассира» |
Подпись старшего кассира |
Подтверждает получение указанной в графе 8 суммы |
Графа 10 «Остаток наличных денег на конец дня, руб. коп.» |
Сальдо наличных денежных средств на конец дня (в рублях и копейках) |
Значение можно рассчитать по формуле: значение графы 2 - значение графы 3 + значение графы 5 + значение графы 6 |