2.3. Організація бухгалтерської служби та характеристика облікової політики на організації.
Відділ бухгалтерії районного методичного кабінету не використовує комп'ютерну форму обліку. Відділ освіти Баришівського району має свій бухгалтерський відділ, що складається:
Рис. 2.4 - Організаційна структура бухгалтерського відділу
Бухгалтерський облік відділу освіти Баришівського району здійснюється головним бухгалтером, що підпорядкований безпосередньо начальнику відділу освіти.
Права та обов'язки головного бухгалтера визначаються Законом «Про бухгалтерський облік», наказом «Про облікову політику організації» та затвердженими посадовими інструкціями.
Так як головний бухгалтер належить до професійної групи «Керівники», то призначення на посаду головного бухгалтера та звільнення з неї здійснюється наказом начальника організації з дотриманням вимог чинного законодавства про працю. За відсутності головного бухгалтера його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків, в нашому випадку це заступник головного бухгалтера.
Головний бухгалтер у своїй діяльності керується чинним законодавством України, наказами та інструкціями відповідних галузевих міністерств, своєю посадовою інструкцією та іншими нормативними документами, затвердженими у встановленому порядку. Розпорядження головного бухгалтера є обов'язковими для виконання персоналом бухгалтерії організації.
Завдання та обов'язки головного бухгалтера в себе включають:
1. Забезпечення ведення бухгалтерського обліку, дотримуючись єдиних методологічних засад, встановлених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», з урахуванням особливостей діяльності підприємства й технології оброблення облікових даних.
2. Організація роботи бухгалтерської служби, контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій.
3. Вимагання від підрозділів, служб та працівників забезпечення неухильного дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.
4. Вживання всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованого та непомітного виправлення записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну.
Забезпечення складання на основі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності організації, підписання її та подання в установлені строки користувачам.
Здійснення заходів щодо надання повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів організації.
Участь у підготовці та поданні інших видів періодичної звітності, які передбачають підпис головного бухгалтера, до органів вищого рівня у відповідності з нормативними актами, затвердженими формами та інструкціями.
За погодженням із начальника організації забезпечення перерахування податків та зборів, передбачених законодавством, проведення розрахунків з іншими кредиторами відповідно до договірних зобов'язань.
Здійснення контролю за веденням касових операцій, раціональним та ефективним використанням матеріальних, трудових та фінансових ресурсів.
Участь у проведенні інвентаризаційної роботи на організації, оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів організації.
Забезпечення перевірки стану бухгалтерського обліку у представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах.
12. Організація роботи з підготовки пропозицій для начальника відділу освіти щодо:
визначення облікової політики організації, внесення змін до обраної облікової політики, вибору форми бухгалтерського обліку з урахуванням діяльності організації й технології оброблення облікових даних;
розроблення системи і форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності і контролю господарських операцій;
визначення прав працівників на підписання первинних та зведених облікових документів;
вибору оптимальної структури бухгалтерської служби та чисельності її працівників, підвищення професійного рівня бухгалтерів, забезпечення їх довідковими матеріалами;
- поліпшення системи інформаційного забезпечення управління та шляхів проходження обробленої інформації до виконавців;
- упровадження автоматизованої системи опрацювання даних бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей діяльності організації чи удосконалення діючої;
забезпечення збереження майна, раціонального та ефективного використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, залучення кредитів та їх погашення;
виділення на окремий баланс організації, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів організації та включення їх показників до фінансової звітності організації.
13. Керівництво працівниками бухгалтерського обліку організації та розподіляє між ними посадові завдання та обов'язки.
14. Ознайомлення цих працівників із нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також із змінами в чинному законодавстві.
Головний бухгалтер організації має право:
1. Діяти від імені бухгалтерії організації, представляти інтереси організації у взаємовідносинах із структурними підрозділами та іншими організаціями з господарсько-фінансових та інших питань.
2. В межах своєї компетенції підписувати та візувати документи.
Самостійно вести листування зі структурними підрозділами організації, а також з іншими організаціями з питань, які належать до компетенції бухгалтерії та не вимагають рішення начальника організації.
Вносити на розгляд начальника організації пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені інструкцією.
Вносити пропозиції начальнику організації: про притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності посадових осіб за результатами перевірок; про заохочення працівників, що відзначилися.
В межах своєї компетенції повідомляти начальнику організації про всі виявлені недоліки в діяльності організації та вносити пропозиції щодо їх усунення.
Вимагати та отримувати у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
Залучати фахівців усіх структурних підрозділів до виконання покладених на нього завдань.
Вимагати від начальника організації сприяння у виконанні обов'язків і реалізації прав, що передбачені посадовою інструкцією.
Удосконалювати свою професійну кваліфікацію у встановленому порядку.
Згідно посадової інструкції головний бухгалтер несе відповідальність:
1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
Для виконання своїх обов'язків головний бухгалтер повинен знати:
Закони України, Укази Президента України, постанови, розпорядження, рішення Кабінету Міністрів України, Національного банку України, Державної податкової адміністрації України з питань правових засад регулювання господарської діяльності організації.
Положення (стандарти) бухгалтерського обліку та інші нормативно-правові акти Міністерства фінансів України щодо порядку ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а також методичні документи міністерств та інших центральних органів виконавчої влади щодо галузевих особливостей застосування положень (стандартів) бухгалтерського обліку.
Порядок оформлення операцій і організацію документообігу за розділами обліку, форми і порядок розрахунків, порядок приймання, зарахування на баланс, зберігання й витрат коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей.
Правила проведення інвентаризацій активів та зобов'язань.
Економіку, організацію відділу освіти, праці й управління.
Податкову справу, основи цивільного права.
Трудове, фінансове та господарське законодавство.
Правила та норми охорони праці
Відповідальність за рівень відповідності регістрів обліку, порядку та способу реєстрації та узагальнення інформації вимогам законодавства покладено на головного бухгалтера організації. Головний бухгалтер складає фінансову, податкову та статистичну звітності, які у встановлений термін подає до відповідних державних органів. Більш детально усі обов'язки головного бухгалтера наведенні у Посадовій інструкції.
У відділі освіти встановлена облікова політика, відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. №996, остання версія - редакція від 14.01.2012, положень (стандартів) бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну України, інших нормативних актів, маючи право вибору облікової політики з метою дотримання організації протягом 2011 року єдиної методики відображення в бухгалтерському обліку і звітності господарських операцій та порядку оцінки об'єктів обліку. Класифікація активів та зобов'язань здійснюється виходячи з терміну один рік. Оцінка та облік основних засобів здійснюється відповідно до П(С)БО 7 «Основні засоби». Одиницею обліку визначається окремий об'єкт основних засобів та інших матеріальних необоротних активів. Для відображення в складі основних засобів малоцінних активів встановлюється вартісна межа у розмірі 1000,00 грн. (без ПДВ) (п.5.2. П(С)БО 7 «Основні засоби».
Амортизація об'єктів основних засобів нараховується у такий спосіб -податковий метод та норми нарахування амортизації. Нарахування амортизації проводиться на залишкову вартість щомісячно. Нарахування амортизації починається з місяця, наступного за місяцем, у якому об'єкт основних засобів став придатним для корисного використання. Нарахування амортизації призупиняється починаючи з місяця наступного за місяцем вибуття основних засобів, передання його на реконструкцію, модернізацію, дообладнання, добудову, консервацію.
Для нарахування амортизації на інші необоротні матеріальні активи використовується метод - 100 - відсоткової амортизації в перший місяць експлуатації об'єкта. Строк експлуатації основних засобів організація встановлює самостійно, виходячи з передбачуваного терміну служби визначеного в акті постійно діючої інвентаризаційної комісії підприємства, що представляється в бухгалтерію разом з місячними звітами керівників підрозділів.
Ліквідаційну вартість об'єктів основних засобів та нематеріальних активів прийняти рівну нулю. Визначення, оцінку та облік нематеріальних активів здійснюється згідно із П(С)БО 8 «Нематеріальні активи». Одиницею обліку визначається окремий об'єкт нематеріальних активів
Визначення, оцінки та обліку дебіторської заборгованості здійснюється відповідно до П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість». Малоцінні та швидкозношувані предмети вартістю до 50,00 гривень можна ставити на рахунок 209 «Інші матеріали». Запаси, які не принесуть економічних вигод у майбутньому, визначаються неліквідними і списуються в бухгалтерському обліку.
Визначення, оцінки та обліку зобов'язань здійснюється відповідно до П(С)БО 11 «Зобов'язання». Затвердити систему оплати праці згідно з колективним договором організації.
Визначення та відображення в обліку витрат здійснюється відповідно до вимог П(С)БО 16 «Витрати» на підставі принципу нарахування та відповідності. Бухгалтерську /фінансову/ звітність організації пред'являють органам статистики по формах і в терміни, затверджені Мінфіном і Мінстатом України.
Методкабінет відділу освіти в своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про освіту», «Про дошкільну освіту», «Про загальну середню освіту», «Про позашкільну освіту», «Про інноваційну діяльність», Положенням про районний методичний кабінет, затвердженим наказом Міністерства освіти і науки України 08.12.2008 року № 1119, (далі положення), іншими нормативно-правовими актами у галузі освіти, своїм статутом, затвердженим засновником.
Головною метою діяльності методкабінету є здійснення науково-методичного забезпечення педагогічного процесу системи загальної середньої, дошкільної та позашкільної освіти району, підвищення професійного рівня педагогічних працівників, розвиток їх творчої ініціативи у міжкурсовий період.
Бло проведено аналіз техніко-економічних показників і фінансового стану підприємства. Аналізуючи структуру надходження та використання коштів загального фонду ми визначили, що найбільш питому вагу всіх видатків займають видатки на оплату праці працівників бюджетної сфери – 53,65%, а потім видатки – на оплату комунальних послуг енергоносіїв. Тобто оскільки це відділ освіти Баришівської райдержадміністрації (державна організація) то основні видатки займає оплата праці працівників бюджетної сфери.
Було визначено, що показники роботи організації в звітному році дещо кращі ніж у попередньому. На організації в 2011 році середньоспискова чисельність працівників збільшилася на 8,33% відповідно збільшився фонд оплати праці на 10,03% і збільшився власний капітал на 9,68%, також ми бачимо збільшення доходів на 12,63 %, прибутків на 38,34%, збільшення витрат на 5,5% і необоротних активів на 9,32%, дебіторська заборгованість не змінилася, кредиторська заборгованість збільшилася на 8845,33%. Однією із причин збільшення економічних показників організації в 2011 році є підвищення заробітної плати працівникам бюджетної сфери. Також оскільки це є державна організація – забезпечення організації доходами фінансується державою. І збільшилась чисельність працюючих в зв`язку з прийняттям на роботу молодих педагогів та нових методистів. Збільшення прибутку з роками є позитивною тенденцією.
За результатами аналізу виявлено, що відділ освіти мав неплатежі як на початок року так і на кінець, які збільшилися, що є негативною тенденцією; власний капітал підприємства займає у валюті балансу 98% стан організації є незалежним від зовнішніх кредиторів, але негативно те, що він менший ніж у попередньому періоді; зменшився показник до 9,5%, що до сплати поточних зобов'язань, це свідчить що збільшилась кредиторська заборгованість організації, що є негативним показником; організація використовує тільки 1,68% всіх наявних ресурсів.
Коефіцієнт незалежності показує, яка питома вага джерел власних коштів у всіх джерелах організації. Чим більша питома вага власних джерел в загальній їх сумі, тим більш незалежний стан у організації чи підприємства. В нашому випадку становище організації є досить стабільним. Довгострокові кредити (позикові кошти) прийнято на час позики вважати рівнозначними власним. Середній рівень коефіцієнта фінансової стійкості – 0,998, а якщо джерела власних коштів разом з довгостроковими позиковими складають 0,7 і більше, тоді фінансове становище організації є стійким. Коефіцієнт ділової активності характеризує обіговість усього майна організації, для даної організації він становить – 1,67оборотів. Загальний коефіцієнт покриття по балансу показує скільки раз наявними обіговими коштами можна покрити поточні зобов’язання. Середня допустима його величина 2-2,5 раз. Як видно за розрахунками організація зменшила загальний коефіцієнт покриття на кінець року за рахунок збільшення неплатежів.
За результатами виконаного аналізу видно, що стан у організації є дуже незалежним та стійким, що підтверджується коефіцієнтами незалежності та фінансової стійкості. Організація має хороший загальний коефіцієнт покриття короткострокових зобов’язань.
В зв`язку з комп`ютеризацією обліку на організації для спрощення деяких розрахунків бухгалтерського обліку використовуються програми: Microsoft Excel, Microsoft Word. Роздруковані документи цих програм завіряються підписами начальника відділу освіти та головного бухгалтера(див. Додатки).
Відділ освіти має свій бухгалтерський відділ: головний бухгалтер, замісник бухгалтера, старший бухгалтер по нарахуванню заробітної плати і два бухгалтери по нарахуванню з/п та бухгалтер по основним фондам, головний економіст і два економіста, що йому підпорядковуються. Обов'язки бухгалтерського відділу наведенні у Посадовій інструкції організації.
На організації встановлена облікова політика відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. №996, остання версія - редакція від 14.01.2012 положень (стандартів) бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну України, інших нормативних актів, маючи право вибору облікової політики з метою дотримання організацією єдиної методики відображення в бухгалтерському обліку і звітності господарських операцій та порядку оцінки об'єктів обліку.
РОЗДІЛ 3. ОБЛІК І КОНТРОЛЬ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ РАЙОННОГО МЕТОДИЧНОГО КАБІНЕТУ ВІДДІЛУ ОСВІТИ БАРИШІВСЬКОЇ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ.