3.2. Управлінський облік заробітної плати

Управлінський облік – це процес у межах певної організації чи підприємства, мета якого забезпечення управлінського апарату інформацією, що використовується для планування, власне управління та контролю за діяльністю організації чи підприємства. Детальний аналіз результатів певної діяльності є основним завданням створення управлінського обліку на організації чи підприємстві. Впровадження системи управлінського обліку дає можливість вирішити наступні завдання: створення чіткого алгоритму ухвалення управлінських рішень, а також системи контролю за їх виконанням, спрямованої на підвищення ефективності діяльності організації; надання зручної для аналізу та оцінки інформації; формування єдиної політики управління компанією з розподілом зон відповідальності за напрямами певної діяльності організації; скорочення витрат на ведення управлінського обліку; можливість підготовки комплексних звітів про діяльність організації з аналізом як фактичних, так і прогнозних показників.

Працездатна система управлінського обліку обов'язково повин­на містити в собі такі основні елементи:

-центри (зони) відповідальності;

-контрольовані показники;

-первинні документи управлінського обліку;

-облікові регістри для угруповання даних;

-форми управлінської звітності;

-облікові процедури збирання, оброблення і представлення інформації користувачам.

Організація обліку за центрами відповідальності дає змогу ви­мірювати результати діяльності лінійних менеджерів, оперативно відслідковувати відхилення фактичних значень показників від цільових і виявляти їхні причини (це управління за відхиленнями). Під центром відповідальності розуміємо посадових осіб організації, яким делеговані повноваження і відповідальність за виконання певних функцій управління і для яких встановлені цільові значен­ня контрольованих показників. Прикладом, при побудові управлінсь­кого обліку в сфері фінансів можуть виділятися центри відповідаль­ності за доходи і витрати, прибуток та інвестиції.

Якщо система управлінського обліку обмежується окремим структурним підрозділом підприємства чи організації, то центри відповідальності можуть бути виділені за результатами декомпозиції функціональ­них сфер діяльності. Наприклад, у службі Головного інженера на промисловому підприємстві можуть бути виділені центри відпові­дальності за досягнення цільових показників у таких сферах, як: технологічне забезпечення; промислова безпека й екологія; техніч­не обслуговування і ремонт устаткування; технічний розвиток і прикладні наукові дослідженім; забезпечення виробництва певни­ми ресурсами (електроенергією, газом, водою тощо).

Для того щоб дані управлінського обліку формувалися цілесп­рямовано, необхідно чітко визначити склад контрольованих показ­ників за центрами відповідальності. При цьому повинні бути ви­конані такі дії:

1.Визначення основної мети діяльності підрозділів організації, що охоплюються системою управлінського обліку. Ціль діяльності підроз­ділу визначається загальною (стратегічною) метою організації, її місією.

2.Декомпозиція основної мети діяльності на її складові підцілі і завдання. Внаслідок декомпозиції визначають набір завдань, для кожного з яких може бути поставлений у відповідність вимірник досягнення результатів - грошовий або натуральний показник. При цьому також відбувається поділ підцілей і завдань за рівнями уп­равління (стратегія, плани з реалізації стратегії, бюджети). Залежно від потреб менеджменту управлінський облік може формувати по­казники для всіх рівнів управління і для якогось окремого (наприк­лад, облік за бюджетними показниками).

3.Далі за кожним завданням визначається набір показників, що відбивають результат виконання. Практика показала, що доцільно виділити дві групи показників: ключові і допоміжні. Ключові показ­ники оцінюють діяльність підприємства (підрозділу, служби і т.п.) в цілому, тобто характеризують досягнення основної мети. До­поміжні показники, відбивають ступінь виконання вимог і обме­жень з досягненням цілей.

Після розробки низки контрольних показників необхідно роз­поділити їх між виділеними раніше центрами відповідальності. При цьому встановлюється відповідність між складом вирішуваних зав­дань у рамках центра відповідальності і вимірниками кінцевого результату його діяльності.

Завершальним етапом є визначення цільових значень конт­рольних показників, що є предметом планування. Вони можуть бути показниками, що відбивають результат виконання планів (на­приклад, значення доходів, витрат, прибутку у фінансовому плані), або відправною точкою для розробки планів. Завдання управлінського обліку - сформувати фактичні дані про значення контрольованих показників і надати їх зацікавленим особам усередині організації. Іншим важливим моментом є визначення облікових періодів, тобто інтервалів часу, по закінченні яких стає доступною інформа­ція про значення контрольованих показників. Очевидно, що чим коротші облікові періоди, тим вища оперативність управлінського обліку. Варто також враховувати, що вибір коротких облікових періодів істотно ускладнює процедури управлінського обліку, збільшує його трудомісткість і висуває підвищені вимоги до про­фесійної підготовки та інтенсивності праці персоналу, зайнятого в обліковому процесі.

Навіть ті, в яких вже сьогодні управлінський облік функціонує ефективно, шукають нових напрямів  для вдосконалення системи, адже підприємство чи організація, які постійно рухаються вперед, натикаються на все нові й нові потреби зростання ефективності інформативності.

 Слід пам’ятати,  що пошук та отримання інформації не повинні коштувати дорожче їх реальної користі для підприємства чи організації. Говорячи про корисність, слід також пам’ятати, що використання інформації повинно давати керівникам кожного рівня можливість приймати рішення швидше, точніше, якісніше, раціональніше. Ефективна робота керівництва сприяє підвищенню прибутковості, збільшенню ринкової вартості, забезпеченню добробуту організації.

На відміну від податкового та бухгалтерського обліків, система управлінського обліку орієнтована цілком на внутрішніх користувачів:  правління, спостережну раду, керівників  підрозділів підприємства. Не існує однакових систем управлінського обліку, кожна з існуючих систем будується для конкретних цілей її функціонування. Проте, говорячи про цілі побудови системи, можна сказати про найбільш типові:

• Планування бізнес-процесів, включаючи розробку бюджетів.

• Управління витратами та контроль за  їх рівнем.

• Ефективне управління оборотними коштами підприємства.

• Управління структурою капіталу. 

• Контроль за діяльністю підрозділів та встановлення міри фінансової відповідальності менеджерів.

• Побудова системи мотивації персоналу.

 Система управлінського обліку не будується для однієї цілі. В більшості випадків це комплекс (набір) цілей, результатом досягнення яких є ефективне управлінське рішення.

Слід зазначити, що управлінський облік розрахунків з оплати праці тісно поєднаний з фінансовим, оскільки платіжні чи розрахунково-платіжні відомості, особові рахунки - це насамперед документи фінансового обліку, де обліковують як нарахування, так і виплати заробітної плати. У той же час оплата праці та відрахування на соціальні заходи з її фонду є одними з найважливіших елементів витрат - об'єкта управлінського обліку. Тому первинні документи і зведені чи нагромаджувальні реєстри з обліку розрахунків з оплати праці - це важливе джерело інформації управлінського обліку, зокрема при виконанні аналітичних і прогнозних розрахунків або здійсненні його контрольної функції.

Управлінський облік праці та її оплати має забезпечити неперервний контроль за їх використанням. Його метою є визначення затрат робочого часу за видами діяльності, обсягу виробітку, рівня виконання змінних завдань, достовірності нарахованої оплати праці, своєчасності розрахунків з працівниками, використання фонду оплати праці[28].

Оскільки витрати праці не є однорідними, з метою контролювання їх групують за видами на основну і додаткову працю; за елементами - погодинну, відрядну, преміальну, оплату простоїв; за складом працівників - за списком, штатні, сумісники, за контрактами підряду; за категоріями працівників -робітники, службовці, в т. ч. керівники.

Крім цього, витрати праці та нараховані суми групують за видами продукції та центрами відповідальності - структурними підрозділами організації.

На основі наведеного групування здійснюють контроль використання праці та її оплати як загалом по організації, так і в окремих центрах відповідальності. У той же час слід зазначити, що цю класифікацію витрат праці та її оплати використовують також у фінансовому обліку насамперед для складання зовнішньої (статистичної) звітності. Саме в управлінському обліку застосовують детальнішу інформацію, пов'язану з використанням трудових ресурсів організації. Вона включає дані про прийняття на роботу чи скорочення працівників, нормування їхньої чисельності, професійну орієнтацію і навчання, перепідготовку, просування по службі керівних кадрів - підвищення, пониження, переведення, звільнення.

Тому, крім групування оплати праці за ознакою її включення у собівартість продукції (робіт, послуг) на затрати оплати праці працівників, безпосередньо зайнятих у виробничому процесі, та виплати стимулюючого характеру (перші складаються з оплати праці за відрядними нормами та розцінками, а другі - з надбавок за якість роботи й високу майстерність, за стаж роботи, винагороди за вислугу років, премії), в управлінському обліку контроль здійснюється за рядом інших ознак.

Зокрема, використовуються дані про витрати, пов'язані з оплатою простоїв, усуненням браку продукції за відсутності винних у цьому, доплати за відхилення від нормальних умов роботи, за роботу в нічний час, за понаднормові роботи, переміщення на іншу нижчеоплачувану роботу, що не відповідає кваліфікації робітника. Такі витрати розцінюють як непродуктивні і тому в управлінському обліку їм слід приділяти максимум уваги. Разом з тим, в управлінському обліку не можна нехтувати й наступним контролем за використанням праці та її оплати. Такий контроль також дуже важливий, оскільки навіть при скрупульозному попередньому обґрунтуванні рішень менеджерів немає стовідсоткової впевненості у їхній оптимальності.

Виявити це можна лише на основі наступного контролю ефективності того чи іншого рішення. Зокрема, в управлінському обліку наступний контроль використання праці та її оплати здійснюють за системою показників, що характеризує ефективність цього загалом. З цією метою обчислюють середньооблікову (середньоспискову) чисельність працівників, котру визначають як співвідношення підсумків їх кількості за кожний календарний день місяця чи року до календарних днів за цей період. Його порівнюють з нормативною чисельністю працівників організації. Важливим показником є співвідношення кількості відпрацьованих змін (людино-днів) до робочих днів у відповідному періоді - робочому тижні, декаді, місяці, році. Він засвідчує повноту використання робочого часу та розраховується з використанням фактичних даних і календарів робочого часу з урахуванням тривалості робочого тижня.

В управлінському обліку важливим є контроль за якісним складом працівників. Його здійснюють на основі оцінювання показників професійного складу персоналу організації - співвідношення чисельності професійних групп до загальної кількості працівників; питомої ваги працівників із середньою та вищою освітою - співвідношення їхньої чисельності до загальної кількості працівників; середнього освітнього рівня кадрів - співвідношення суми загальної кількості років навчання всіх працівників до їхньої чисельності на підприємстві.

Не менш важливими для контролю використання праці є показники рівня забезпеченості організації робочою силою - співвідношення можливого календарного фонду робочого часу до обсягу праці, необхідної за технологічними розрахунками для виконання виробничої програми підприємства; структури затрат праці - співвідношення прямих і відповідно непрямих затрат праці до загальних, витрат відповідного центру відповідальності на виробництво окремих видів продукції.

Контроль за використанням робочої сили в управлінському обліку здійснюють також за коефіцієнтами обороту кадрів - співвідношенням кількості прийнятих і звільнених працівників до їхньої середньооблікової (середньоспискової) чисельності та плинності кадрів – співвідношенням кількості звільнених працівників до їхньої середньооблікової (середньоспискової) чисельності.

Узагальнюючу оцінку ефективності використання праці здійснюють за її продуктивністю, котру визначають за прямими показниками - співвідношенням кількості чи вартості виробленої продукції до прямих затрат праці (середньоспискової чисельності працівників) або як затрати праці в годинах на одиницю виробленої продукції та непрямими показниками - обсягом виконаних робіт за одиницю часу, виконанням норм виробітку на окремих роботах.

Слід зазначити, що управлінський облік загалом і організацію контролю його системи зокрема слід здійснювати творчо. Тому відповідно до конкретних особливостей організації чи центру відповідальності застосовують різні методики й показники, що дають змогу забезпечити кінцеву мету цього контролю - пошук резервів підвищення ефективності роботи організації. Таким чином, щодо контролю за використанням праці та її оплати не можна обмежуватись лише розглянутими показниками, оскільки їхня система набагато ширша і включає ряд інших: - від тих, що характеризують організацію праці, до впливу факторів на її продуктивність та оплату.

Система оперативного планування фінансової діяльності полягає в розробці комплексу короткострокових планових завдань з фінансового забезпечення основних напрямів фінансово-господарської діяльності організації. Оперативне фінансове планування необхідне організації для контролю за фактичним надходженням коштів на поточний рахунок, витрачанням коштів у процесі господарської діяльності, виконання поточного фінансового плану. Більшість організацій вдаються до спрощеної системи оперативного фінансового планування, коли складається лише окремі його елементи - платіжний календар та касовий план.

Головною формою такого фінансового завдання є бюджет (кошторис). Бюджет - це оперативний фінансовий план на короткостроковий період, що розробляється, як правило, в рамках наступного кварталу з розбивкою по місяцях (і менших періодах), що відображає надходження і витрачання грошових коштів у процесі здійснення конкретних видів фінансово-господарської діяльності організації. Організація самостійно вибирає види та структуру бюджетів.

Основною роботою методкабінету відділу освіти Баришівської райдержадміністрації є організацієя якісного навчального процесу дітей всього Баришівського району. На якість навчання впливає дуже багато різних чинників – кваліфікаційні рівні вчителів; кількість, якість та наявність основних засобів; наявність харчування дітей в необхідний час; транспортні засоби для забезпечення можливості всіх дітей та вчителів бути присутніми на уроках; опалення та електрика в будівлях шкіл і.т.д. Розглянемо бюджет навчання учнів на один місяць усього Баришівського району (30 шкіл, 3602 учня).

Таблиця 3.6

Бюджет вартості навчання учнів на 1 місяць Баришівського району

	Навчання учнів	Планове		Фактичне
		Грн.	%	Грн.	%
1	З/п вчителів	1875000,00	51,32	2500000,00	54,10
2	З/п молодшого обслуговуючого персоналу	765000,00	20,93	1000000,00	21,66
3	Харчування учнів в їдальні	6505,00	0,18	9760,00	0,21
4	Опалення та енергія	780000,00	21,34	800000,00	17,30
5	Утримання та експлуатація транспортних засобів	37500,00	1,03	56250,00	1,22
6	Основні засоби	190000,00	5,20	250000,00	5,50
Всього:		3654005,00	100	4616010,00	100

Рис. 3.1. Плановий бюджет навчання учнів Баришівського району за 1 місяць

Рис. 3.2. Фактичний бюджет навчання учнів Баришівського району за 1 місяць.

За даними табл. 3.6 можемо сказати, що на навчання одного учня припадає всередньому 9000-10000 грн. в місяць, також потреби коштів на навчання менші за кошти, що були надані – це свідчить про достатнє бюджетування РМК відділу освіти Баришівської райдержадміністрації, що забезпечує держава.

В дипломній роботі запропоновано бюджет нарахування заробітної плати та графік погашення заборгованості по заробітній платі. Такий бюджет дає змогу організації планувати та контролювати свої грошові кошти. Вихідними даними для розробки бюджету нарахування заробітної плати:

- прогнозний розмір кредиторської заборгованості на IV квартал 2010р. з оплати праці;

- прогнозна величина нарахованої заробітної плати всього персоналу.

Бюджет нарахування заробітної плати включаються в загальний бюджет витрат організації. Графік погашення заборгованості по заробітній платі складається з урахуванням встановлених умов виплати заробітної плати на організації. Згідно облікової політики РМК Відділу освіти Баришівської райдержадміністрації заробітна плата виплачується два рази на місяць: з 5 -7 число виплачується основна заробітна плата, з 20-22 – аванс. Графік погашення заборгованості по заробітній платі включає залишок не виплаченої заробітної плати попереднього року. В табл. 3.7 наведено графік погашення заборгованості по заробітній платі РМК Відділу освіти Баришівської райдержадміністрації на IV квартал 2010р.

За даними табл. 3.7 видно, що для того, щоб в повному обсязі та у встановлені терміни організація змогла розрахуватися з працівниками з оплати праці в IV квартал 2010р. необхідно 112695,05 грн. Згідно запропонованого графіку погашення заборгованості по заробітній платі в жовтні 2010 року буде виплачена в повному обсязі заборгованість станом на 01.10.10р., але не буде виплачуватися аванс. В інші місяці передбачено відносно однаковий розмір видатку грошових коштів.

Таблиця 3.7

Графік погашення заборгованості по заробітній платі на РМК Баришівської райдержадміністрації за IV квартал 2010р

	на IV квартал 2010р.
Виплата заробітної	Жовтень	Листопад	Грудень	Всього за IV
Плати				квартал 2011р.
1	2	3	4	5
Жовтень:
- заборгованість за III	27000,00	-	-	27000,00
квартал 2010р.
Листопад:
- зарплата за жовтень;	-	35968,35	-	47446,35
- аванс за листопад.		11478,00
Грудень:
- зарплата за	-		26783,70	38248,70
листопад;			11465
- аванс за грудень.
Всього за IV квартал	27000	47446,35	38248,70	112695,05
2010р.

Впровадження бюджету нарахування заробітної плати та графіку погашення заборгованості по заробітній платі в діяльність Відділу освіти Баришівського району, сприятиме покращенню розрахунків з оплати праці та виплаті заробітної плати своєчасно і в повному обсязі, а також плануванню видатків грошових коштів.