3.12. Настройка действия

Специфическим средством программы PowerPoint является возможность настройки Действия при щелчке или наведении указателя мыши на объект. К числу таких действий относятся: 1) переход к другому слайду, документу или файлу; завершение показа; запуск макрокоманды или внешней программы; воспроизведение звука и так далее. Таким образом, реакция объекта на манипуляции с мышью становится его свойством.

Настройку Действия рекомендуется применять при разработке и демонстрации сложных презентаций, например таких, которые состоят из разных частей, хранящихся на разных компьютерах сети. Полезно применять настройку Действия для объектов, по которым могут понадобиться дополнительные разъяснения.

Пример. По требованиям наглядности на слайде отображена таблица с данными только за отчетный период. У слушателей могут возникнуть вопросы по предшествующим периодам. В этом случае можно настроить такое Действие, чтобы по щелчку мыши открывался файл таблицы Excel, содержащий полную информацию.

3.13. Совместная работа над документами

Для управления обменом данными в режиме реального времени между компьютерами, подключенными к сети, предназначено приложение Microsoft NetMeeting, входящее в пакет Microsoft Office. Совместная разработка презентации или ее предварительное представление в корпорации возможны методом проведения «собрания по сети» (сетевой конференции). Такую конференцию можно начать из любого приложения Office или непосредственно из NetMeeting. При открытии сетевой конференции из приложения Microsoft Office в фоновом режиме автоматически запускается программа NetMeeting, позволяющая начать совместное использование каких-либо ресурсов. Любой пользователь может начать собственную сетевую конференцию или быть приглашенным для участия в другой конференции.

Открытие сетевой конференции. Конференцию можно запланировать заранее с помощью приложения Microsoft Outlook или открыть в любой момент из презентации PowerPoint, которую требуется использовать совместно. Если участники конференции доступны в данный момент и принимают приглашение, сетевая конференция начинается.

Управление сетевой презентацией. В начале сетевой конференции ее ведущий (основной разработчик презентации) является единственным человеком, управляющим презентацией, в то время как другие участники могут лишь смотреть текущий документ. Чтобы разрешить участникам вносить изменения в презентацию, необходимо включить режим совместной работы. Такой режим можно отключить в любое время, предупредив об этом других участников.

Когда режим совместной работы включен, каждый участник конференции может временно брать на себя права управления и изменения презентации. Если презентацией в данный момент управляет какой-то участник собрания, другие пользователи не могут пользоваться курсором (причем, не только в презентации, но и в любом другом приложении). Рядом с указателем мыши показаны инициалы человека, управляющего презентацией в данный момент.

Приглашение участников на текущую конференцию. В любой момент на уже идущую конференцию можно пригласить новых участников. Однако на компьютерах участников, приглашенных на незапланированную сетевую конференцию, должно работать приложение NetMeeting, иначе они не увидят приглашения.

Подключение к сетевой конференции. Пользователь, приглашенный на сетевую конференцию, получает сообщение, предлагающее принять участие в будущем или текущем собрании с указанием даты и времени его проведения. Когда пользователь принимает приглашение, на экране его компьютера появляется панель инструментов Собрание по сети и отображается совместно используемая презентация.

Совместная работа в сетевой конференции. В ходе сетевой конференции можно совместно использовать приложения и документы, участвовать в обсуждении, обмениваясь текстовыми сообщениями, передавать файлы и работать на общей электронной доске. При совместной работе участники могут просматривать и изменять презентацию.

Если во время сетевой конференции режим совместной работы отключен, в каждый момент времени только один человек может изменять презентацию, но в обсуждении и в работе с общей электронной доской могут одновременно участвовать несколько пользователей. Совместно используемый документ и приложение, в котором он создан, должны быть открыты только на компьютере организатора (ведущего) сетевой конференции.

Совместная работа над исходными документами, использующимися в презентации (тексты, таблицы, диаграммы, изображения), организуется в соответствии с правилами, установленными для родительских приложений: В целом, применяются методы, определяемые протоколами операционной системы Windows, сетевыми протоколами Интернет/интранет или локальной сети (например, Ethernet).

Во всех приложениях Microsoft Office такая совместная работа над документами в режиме реального времени предусмотрена изначально. Кроме того, возможна совместная работа над документами в автономном (не сетевом, off-line) режиме. В этом случае предусмотрены средства сохранения и идентификации всех правок, внесенных каждым пользователем.