3.7. Работа с таблицами

Таблицы, размещаемые на слайдах презентации, должны быть простыми и понятными. Недопустимо применение таблиц со сложной структурой, так как времени на их изучение у аудитории нет. Назначение и характер данных в таблице должны быть понятны с первого взгляда.

Таблица является не самым выигрышным вариантом представления материала. По возможности ее целесообразно заменить более наглядным объектом представления, например диаграммой или графиком. Но если отказаться от таблиц не удается, применяйте их в минимально возможном количестве. Две-три таблицы на доклад можно считать верхним пределом, большее число вызовет потерю внимания аудитории.

Размещая таблицу на слайде, необходимо сделать ее ячейки крупными, чтобы все данные в них читались ясно. Следует избегать размещения в ячейках текста длиной более одного-двух слов. Лучше всего таблицы выглядят, когда в ячейках размещаются только цифры и специальные значки.

Для привлечения внимания к таблице используются следующие элементы оформления:

- разделительные линии разной толщины и цвета;

- фоновый цвет для отдельных ячеек, столбцов, строк или таблицы в целом;

- эффекты анимации.

Таблица в PowerPoint может быть создана несколькими способами:

1) рисованием непосредственно в поле слайда с помощью инструмента Таблицы и Границы панели инструментов;

2) интерактивным указанием числа строк и столбцов (протягиванием мыши в рабочем поле) инструмента Добавить таблицу панели инструментов;

3) копированием и вставкой через буфер обмена таблиц из внешних приложений (например Microsoft Word, Microsoft Excel и других);

4) Вставкой объекта (таблицы) из внешних приложений (с внедрением или связыванием) средствами меню Вставка.

У каждого из этих способов есть свои преимущества и недостатки. При рисовании таблицы в PowerPoint обеспечены наглядность и интерактивность, простые методы редактирования. При вставке таблицы из внешнего приложения можно использовать уже готовые наработки, а связав таблицу с файлом, быть всегда уверенным, что на слайде отражены последние изменения в данных.

3.8. Работа с диаграммами

Диаграммы и графики являются одним из наиболее эффективных и наглядных средств представления данных. Их преимущество заключается в возможности визуализации значений «сухих» цифр. Глядя на цифры, человек длительное время осмысливает их значение и анализирует соотношения. Диаграмма способна сразу показать относительные параметры и развитие тенденций. Поэтому применение диаграмм различного типа в презентации всячески приветствуется. К тому же, программа PowerPoint поддерживает некоторые специальные средства для создания и анимации диаграмм.

Непосредственно на слайде диаграмму создают с помощью внешнего приложения Microsoft Graph, запускающая кнопка которого находится на панели инструментов PowerPoint. Такой способ удобен благодаря простому, интуитивно понятному интерфейсу и доступу к многочисленным инструментам редактирования диаграммы. К тому же, к диаграммам в формате Microsoft Graph может быть применена особая анимация, позволяющая выводить элементы диаграммы по частям.

Другим способом размещения диаграммы на слайде является вставка объекта Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае редактирование содержания возможно только средствами Excel. Однако такой объект может автоматически отслеживать изменения в файле-родителе (при их связывании) и тем самым приобретает свойство автоматического обеспечения актуальности. Это особенно важно при групповой разработке проекта, когда согласованность данных, используемых разными исполнителями, имеет ключевое значение.