Анализ организации хранения документов

Проводится по основным направлениям:

1) выявляют потребность расположения, хранения и текущей работы с документами на рабочих местах сотрудников аппарат;

2) Выявляют потребность структурных подразделений в организации оперативного хранения документов (сохранность, наглядность, быстрота поиска, удобство работы с документами).

3) устанавливается потребность служб хранения документов (архива) и наиболее эффективное выполнение возложенных функций было обеспечено организационно-технически???? Показатель точности хранения документов и показатель использования хранящихся документов.

Показатель точности = найденные д-ты/ненайденные д-ты

Период расчёта должен быть достаточно длительный. Если результат расчёта равен числу менее, чем 0,5, то положение можно считать хорошим.

Если результат превышает 3%, организации хранение документов необходимо уменьшать.

Показатель использования хранимых материалов = количество хранящихся документов/количество запрошенных документов.

Результат расчёта, равный 20 %, свидетельствует о широком использовании архивных документов.

Результат, равный менее 5 %, свидетельствует о том, что документы мало используются.

Оргпроектирование документов рассматривает вопрос о возможности перевода этого архива из оперативного помещения в более отдалённый.

Табель унифицированных форм документов

Табель унифицированных форм – перечень разрешённых к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их прохождения.

Разработка табеля позволяет одновременно решить несколько задач:

1) оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление;

2) классификация форм документов, применяемых в организации, по функциям и задачам управленческой деятельности (лучше по функциям);

3) унификация состава и форм документов, сокращение количества применяемых форм, исключение из функционирования дублирующих показателей;

4) унификация и нормативное закрепление процедур подготовки документов в организации;

5) упорядочение в целом документационного обеспечения управления в целях улучшения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

Табель – эффективный инструмент оптимизации форм документов, применяемых в организации в условиях автоматизации подготовки и обработки документов. Является реальных способом упорядочения процессов документирования, создаёт наглядную схему фиксации документирования всех видов деятельности. Устанавливает жёсткие правила этой фиксации.

Правовая основа создания Табеля – Инструкция по делопроизводству (2009 год). Дана примерная форма табеля унифицированных форм документов.

Применение табеля позволяет исключить возможное создание новых форм документов, количество видов и форм документов, позволяет сократить трудозатраты работников (кто утверждает, как утверждает, с кем согласовывается).

Табель включает документирование традиционное и созданное средствами электронной техники. Подписывается лицом, ответственным за создание, и утверждается руководителем. Внесение изменений производится службой ДОУ.

Составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вписываются сведения, характеризующие формы документов по различным параметрам.

Могут быть другие графы. При необходимости совершенствования документооборота – содержатся сведения о тираже бланков, о регистрации документов, сроках исполнения, месте хранения копий и подлинников.

Цель – определить оптимальное количество форм документов. Позволяет исключить применение видов и разновидностей документов, не соответствующих организационно-правовой форме или направлениям деятельности организации.

Разрабатывается службой ДОУ на основе данных, предоставленных структурными подразделениями.

Проект согласовывается с руководителем структурного подразделения, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается … в д. табель перед ответственным исполнителем, уч. в подготовке и обработке документов.

В текущей деятельности организации табель выполняет функцию справочника, содержит в упорядоченном виде наименования форм документов с указанием всех этапов подготовки и создания документов. Табель является средством оптимизации документооборота.

Схема

1) Функциональное назначение табеля – унификация средств документирования

2)Оптимизация состава управленческих документов

1)Закрепление правового статуса документации и образующихся документов

2)Внедрение и обеспечение единого порядка подготовки управленческих документов

Для разработки Табеля в организации создаётся рабочая группа, в неё включаются специалисты по основным направлениям деятельности.

Этапы:

1. Предпроектное исследование.

Изучается:

состав применяемых в организации документов;

состав управленческих функций и задач, подлежащих обязательному документированию;

документы, составляющие правовую базу деятельности организации (законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие различные аспекты деятельности организации);

организационно-правовая документация (устав, штатное расписание, регламенты работы совещательных органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам);

организационно-распорядительная документация;

документация нормативно-методической базы ДОУ (определяется технология обработки документов, правила составления и оформления документов);

номенклатура дел организации (минимум за 3 последних года деятельности).

Суть этапа – сбор и анализ материалов.

Цели этапа – выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и созданных в процессе их решения документов. Докум характер опред последоват созд, постоянством, сбор материалов проводится в структурных подразделениях и по всем направлениям деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе отражаются в карте документа. Она содержит следующую информацию:

полное наименование формы документа;

имя файла;

функция управления и задача (назначение документа);

сведения об основных этапах подготовки документов (составитель, внутреннее и внешнее согласование, удостоверение документа, адресат, сведения о регистрации документа).

Карты документов, собранные на первом этапе, являются основным рабочим массивом.

Зафиксированные сведения используются для выработки структуры табеля и для отбора форм документов для включения их в табель. Эти карты группируются в соответствии с основным классификационным признаком (в зависимости от функционального назначения документов). После дополняются образцовыми (эталонными) формами соответствующих форм документов. Они могут быть в бумажном или электронном виде.

По итогам предварительного изучения состава и содержания документов, устанавливаются:

- виды документов в повседневной деятельности;

- периодичность их подготовки;

- формы этих документов.

2. На втором этапе проводится анализ выявленных форм документов. В типовой Инструкции 2009 года дан Табель – таблица, по горизонтали – название документа, а графа – характеристики процедуры документирования.

Всё, что есть в карте каждого документа и то, что нужно и важно учесть, должно быть учтено и при выборе формы табеля.

Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками. В сущности, если такой задачей является оптимизация, то такой табель может включать только графы, содержащие сведения о наличии формы, периодичности создания документа, правовых основах для создания документа. Если в задачи табеля входят задачи оптимизации, то графы дополняются сведениями об основных этапах оформления документа. Если цели включают регламентацию документооборота и процедур разработки и обработки документа. Табель должен содержать сведения о регистрации документа, о контроле, месте хранения подлинника документа, при необходимости указывается и тираж документов.

При отборе формы унифицируются путём проверки их правовой обоснованности, законности использования той или иной формы и закрепления её в правовом акте. Произвольно создаваемые работниками формы документов исключаются. Табель позволяет оптимизировать формы документов и закрепить их в одном документе.

При унификации форм, их количество сокращается, что убыстряет процесс оформления документа (но не говорят, что табель сокращает объём документооборота).

Табель позволяет унифицировать и закрепить процедуры подготовки документов или отдельных этапов. Унификация форм заключается в установлении общих реквизитов данного документа, их расположения. Может быть выработан стандартный текст документа, всё, что соответствует функциональному назначению документа.