Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Включает экспертизу ценности документов, оформление дел и составление описи.

1. Организация работы по подготовке дел к последующему хранению и использованию.

2. Персонал, выполняющий эту работу.

3. Соблюдение требований архивной службы в области научно-технической обработки документов.

4. Наличие и качество ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения.

5. Порядок описания и согласования и утверждения описей.

6. Порядок сдачи в архив организации. Оформление передачи.

Приступая к изучению, выяснить, создана ли в организации экспертная служба, кто входит в состав, сроки проведения экспертизы документов, качество работы, порядок завершения работы экспертной комиссией. Составляется акт о выдаче документов к уничтожению, документы с отметкой «ЭПК». Изучается порядок уничтожения документов, как осуществляется оформление дел различного срока хранения.

Метод непосредственного наблюдения – реквизиты обложки дел, кем она заполняется. Выявляют специфику оформления дел, состоящих из особо ценных документов. Отбираются и изучаются 3-5 дел каждого срока хранения в различных структурных подразделениях (служба ДОУ и архив). Выявляются требования, предъявляемые к оформлению обложки дел.

Для точной картины – полистный просмотр 30 % дел, откладываемых в каждом структурном подразделении в течение года. Итоги – в виде таблицы:

№ п/п	Наименование подразделения	Количество просмотренных дел	Количество дел с дефектами оформления

Также изучается, как систематизируются документы (по структурным подразделениям, по хронологии, есть ли начатые в одном структурном подразделение, а законченные в другом).

Заключительный этап – изучение норм и правил составления описи документов. Вопросы: виды описи (постоянного хранения, свыше 10 лет, личный состав, специальная документация), описи в организации со сложной структурой, как ведётся опись, составляются ли ежегодно годовые разделы сводной описи дел, направляются ли в соответствующий архивный орган, качественный состав научно-справочного аппарат (оглавление, список сокращённых слов, историко-архивная справка), порядок внесения дел в описи (должно быть по номенклатуре). Изучается, нет ли нарушений ежегодной периодичности сдачи дел в архив.

Основные данные – путём непосредственного изучения документов, опроса, наблюдения, в ходе бесед с сотрудниками организации.

Организация справочной работы по документам организации

Быстрое и точное получение сведений зависит от уровня организации делопроизводства.

Справочные работы выделяются в качестве отдельного участка оргпроектирования.

Вопросы:

1) частота и характер создания справок о движении и использовании документа;

2) какие сведения и как часто требуются работникам во время работы;

3) однотипность наводимых справок;

4) справки, наиболее часто требуемые руководством;

5) справки, наиболее часто запрашиваемые в данные организации;

6) кто и каким образом готовит ответ о запрашиваемых сведениях;

7) наличие справочного материала и где он находится;

8) сроки хранения документов, по которым выдаются наиболее массовые справки;

9) время на выдачу и получение типовых массовых справок.

Особое внимание на необходимость точной их количественной характеристики (сколько справок, какого вида, за какой период была выдана).

Исторические наблюдения – личные наблюдения, фотография рабочего дня, хронометраж на определённых участках, опрос сотрудников, руководителей подразделений. Делопроизводственный аппарат данной организации должен использовать данные анализа состава входящей и исходящей корреспонденции и технологии выполнения наиболее массовых работ в аппарате.