Організація діяльності служб із зв'язків із громадськістю

1. Прес-служба як основна організаційна Форма зв'язків із громадськістю

1. Прпниппп діяльності та Функції прес-служб

Прес-служба - структурний підрозділ, на який покладено завдання на систематичній основі забезпечувати ефективний зв'язок із засоба­ми масової інформації (ЗМІ) й надавати їм вичерпну, своєчасну та достовірну інформацію про поточну діяльність, рішення та плани ор­ганізації, установи, закладу чи іншого відомства. Прес-служба може діяти як окрема структурна одиниця, так і у складі інформаційної служби, відділу із зв'язків з громадськістю чи рекламної агенції. Дія­льність прес-служби спрямована на формування довіри громадян до окремої підприємницької, політичної чи громадської організації, уря­дових закладів та державних інститутів різного рівня, формування позитивної громадської думки про роботу цього відомства, створення атмосфери розуміння громадськістю їх політики й свідомого вико­нання відповідних рішень. Діяльність прес-служби спрямована на

упередження появи неправдивої чи викривленої інформації, спросту­вання чуток і оприлюднення спростувань. Діяльність прес-служб має будуватися на сучасних організаційних принципах, потребує забезпе­чення висококваліфікованими кадрами, котрі мають спеціальну під­готовку, а також мати у своєму розпорядженні якісну комп'ютерну та телекомунікаційну техніку.

Дослідники у даній галузі виділяють такі принципи діяльності прес-служб:

1. Демократичність і транспарентність (відкритість). Поява прес- служб спричинена перш за все необхідністю створення умов для ре­алізації представниками ЗМІ, громадянами права на своєчасне оде­ржання точної та вичерпної інформації, що має важливе суспільне значення.

2. Законність та відповідальність. Будь-яка прес-служба позиціо- нується як офіційний та повноважний представник владної установи чи політичної партії, громадської організації чи виробничої корпора­ції. Тому цей підрозділ несе правову відповідальність за зміст поши­рюваної інформації.

3. Надійність та достовірність. Споживачі інформаційної продук­ції прес-служб мають бути переконані, що надана їм інформація - ін­формація "із перших рук".

4. Оперативність та актуальність. Діяльність інформаційних підроз­ділів повинна гармонізуватися із такою невід'ємною вимогою до ЗМІ як оперативне та своєчасне поширення актуальних та значущих новин.

Цей перелік можна уточнювати, адже як і кожне суспільне явище прес-служба трансформується, пристосовується до вимог суспільства. Однак, на погляд дослідників, у цій галузі їх сутність кардинальних змін не зазнає.

Щодо функцій, то науковці виділяють такі:

1. Інформаційно-роз'яснювальна. Найважливіша й головна функ­ція, яка забезпечує реалізацію власне ідеї запровадження прес-служб як інституту.

2. Представницька. Співробітники цього підрозділу беруть на себе завдання здійснювати офіційне представництво перед ЗМІ та гро­мадськістю як власної країни, так і у разі диппредставництва перед медіа та громадянами країни перебування.

3. Комунікативно-регулятивна. Налагодження на систематичній основі взаємодії із журналістами та представниками громадських кіл. Також це передбачає дозування інформації з міркувань доцільності її поширення, що відповідало б умовам збереження таємниці слідства,

а також військової, державної чи комерційної таємниці. Найчастіше ця функція виявляє себе, коли прес-службі доводиться працювати у форматі завдань зв'язків з громадськістю.

4. Реагувальна функція полягає у пошуку і наданні адекватної ві-

і дповіді на подію, яка відбулася. Відповідає більше умовам кризового

комунікативного менеджменту.

5. Упереджувальна функція. Виявляється тоді, коли, упереджую­чи виникнення кризової ситуації чи загострення інформаційного протистояння, готують матеріали та проводять прес-заходи, що здат­ні нейтралізувати напруження або розв'язати конфліктне питання без протистояння чи на користь своєї установи.

ї Дослідник С. Даниленко називає такі завдання прес-служб:

• інформування представників засобів масової інформації та громадськості про діяльність установи чи відомства, з одного боку;

і □ а з іншого, інформування керівників про стан та умови форму­

вання громадської думки, зокрема, шляхом поширення інформації у ЗМІ;

• інформаційне забезпечення рішень керівних органів, їх інфор­маційно-аналітична підготовка;

• формування громадської думки методами комунікативного ме­неджменту;

• здійснення інформаційно-роз'яснювальної роботи у рамках дія­льності відомства (дипломатичного представництва);

к □ організація ефективних прес-заходів, що спрямовані на різні

цільові аудиторії.

е □ Прес-служба використовує різні форми роботи. Загалом, їх

і. можна об'єднати у такі напрями:

х □ підготовка прес-конференцій, брифінгів, написання прес-

релізів, заяв, спростувань, пояснень;

• системне, регулярне проведення "круглих столів", семінарів, на­рад, неформальних (втаємничених) зустрічей, коктейлів та прийняттів;

б □ аналіз та узагальнення інформації, що циркулює в ЗМІ, про ді­

яльність відомства, його керівників; е □ підготовка до друку інформаційних матеріалів;

>- □ залучення до виготовлення теле- та радіо продукції.

Д

й

V.

її

її