7. Создание структуры графика работ

Для сложных проектов, состоящих из большого количества работ, Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче, в этой части пособия мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.

В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: Планирование, Подготовка материалов и Подготовка к печати. Введите названия этих этапов в поле «Название задачи» таблицы.

Первый этап – Планирование – объединяет два вида работ: Разработку содержания и Разработку эскизов иллюстраций. Поэто­му поместить название этапа нужно перед первой из них.

• Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разра­ботка содержания, чтобы выделить её.

• Выберите команду меню Вставка/ Новая задача. Перед строкой с названием работы Разработка содержания будет встав­лена пустая вторая строка.

Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей.

• В ячейке поля «Название задачи» вставленной строки вве­дите с клавиатуры название этапа – Планирование – и нажмите клавишу [Enter]. Microsoft Project отобразит введенное название как работу с длительностью 1 день.

Второй этап – Подготовка материалов – включает три вида работ: Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование. Название этапа вставим перед работой Написание текста.

• Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы На­писание текста.

• Нажмите клавишу [Insert]. Будет вставлена пустая пятая строка.

• Введите название следующего этапа: Подготовка мате­риалов и нажмите клавишу [Enter].

Последний этап – Подготовка к печати – объединяет пять ви­дов работ: Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цвето­деление, Сдача в типографию. Название этого этапа нужно вставить перед названием работы Верстка.

• Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Верстка.

• Нажмите клавишу [Insert], чтобы вставить пустую строку.

• Введите название последнего этапа – Подготовка к печа­ти и нажмите клавишу [Enter].

Теперь нужно указать Microsoft Project, какие работы к како­му этапу следует отнести. Для этого сначала выделим работы пер­вого этапа.

• Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разра­ботка содержания, чтобы выделить её.

• Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl],

• Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка эскизов иллюстраций.

• Отпустите клавишу [Ctrl]. Обе ячейки будут выделены.

• Нажмите кнопку на панели инструментов «Форматирование».

Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа – Планирование отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значок с символом (минус), кото­рый означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В поле «Длительность» появится формация о продолжительности данного этапа – 5 дней, которую Microsoft Project определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.

На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта (рис. 29).

Теперь выделим работы второго этапа – Подготовка материалов.

• Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Написание текста.

• Нажмите и удерживайте нажатой клавишу [Shift].

• Не отпуская клавишу [Shift], щелкните мышью на ячейке, с названием работы Литературное редактирование.

• Отпустите клавишу [Shift]. Три вида работ будут выделены.

• Нажмите кнопку на панели инструментов «Формати­рование».

• Названия выделенных видов работ сместятся вправо – бу­дет образована группа работ второго этапа. Общая длительность этапа – 18 дней – отобразится в поле «Длительность».

• Самостоятельно включите остальные виды работ в третий этап –Подготовка к печати.

Созданная структура будет иметь примерно такой вид, как на рис. 29.

Рис. 29. Созданная структура работ

В структуре Вы можете скрыть или показать виды работ, вхо­дящих в тот или иной этап.

• Щелкните мышью на значке слева от названия этапа Пла­нирование. Названия работ, включенных в этот этап, будут скрыты. Исчезнут также их полоски на диаграмме. Слева от названия этапа появится значок с символом +, который означает, что работы этого этапа скрыты (рис. 30).

Работы этапа Подготовка материалов можно скрыть другим способом.

• Щелчком мыши выделите ячейку с названием этапа Под­готовка материалов.

• Нажмите кнопку на панели инструментов «Форматирование». Работы этого этапа будут скрыты.

• Самостоятельно скройте работы третьего этапа – Подго­товка к печати. График работ примет вид, как на рис. 30.

• Чтобы показать все скрытые работы, нажмите кнопку на панели инструментов «Форматирование».

• Сохраните изменения в проекте.

Рис. 30. Диаграмма со скрытыми работами всех этапов

Таким образом, сгруппировав работы, мы разделили проект на несколько этапов, благодаря чему он стал более наглядным и легким в управлении.