Письмо-просьба

В процессе осуществления своей деятельности у каждой организации возникают ситуации, когда приходится что-нибудь у кого-нибудь просить, поэтому письма-просьбы занимают значительное место в документообороте. Деловой стиль требует предельно краткого изложения просьбы с приведением убедительных аргументов. Кроме того, обязательно следует подчеркнуть заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении и заранее выразить благодарность за усилия по ее выполнению.

Варианты стандартных выражений, используемых в письмах-просьбах: «Просим...», «Одновременно просим...», «А также просим...», «Мы будем благодарны, если Вы сообщите (направите, вышлете, подтвердите и т.п.).», «Обращаемся к Вам с просьбой о...», «Мы были бы весьма обязаны Вам за...», «Сообщите (направьте, вышлите, подтвердите и т.п.) нам, пожалуйста...».

Тексты писем-просьб

Пример 1

Просим Вас срочно выслать руководство по эксплуатации программного комплекса «Кадры предприятия», приобретенного нами 21.05.2005. По халатности нашего сотрудника дискета с руководством по эксплуатации, входящая в комплект поставки, была утеряна.

Заранее благодарим за сотрудничество.

Пример 2

Мы будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в семинаре, посвященном изменениям, внесенным в Инструкцию о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, который состоится 15 июля 2005 года в 14.00 по адресу: г Минск, Международный образовательный центр, аудитория 111.

Письмо-требование

Письмо-требование направляют адресату в тех случаях, когда адресат должен произвести какие-то действия незамедлительно. Как и в письмах-напоминаниях, в этом виде документов могут указываться меры, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Обычно этот вид писем начинается словами: «Просим Вас в срок до... погасить задолженность (осуществить поставку...; вернуть...; освободить занимаемое помещение и т.п.)», а текст письма предельно лаконичен.

Пример текста письма-требования

Просим Вас в срок до 01.07.2005 погасить задолженность в размере 20 000 000 (двадцать миллионов) руб. по договору от 21.05 2005 № 54.

В случае неоплаты полученной Вами продукции до указанного срока мы будем вынуждены обратиться с иском в суд.

Письмо-ответ (разрешение, запрещение)

Письмо-ответ — это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается только изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы и т.п. Ответ всегда должен быть конкретным и четким — не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые инициативные письма.

Письма-ответы, содержащие отказ, должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется начинать текст с формулировки самого отказа, сначала лучше изложить его причины. В подобных письмах можно использовать следующие формулировки: «Наша организация не предполагает (не планирует, не считает возможным и т.п.)...», «К сожалению, мы не можем обеспечить...», «Заводу не требуется...» и т.д. Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к указанному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотреть вопрос.

Не забывайте заполнять в письмах-ответах реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расположенный на бланке письма под реквизитами «Дата документа» и «Индекс документа».

Тексты писем-ответов

Пример 1

Ваша просьба о предоставлении скидок на размещение рекламы в нашем издании рассмотрена. Сообщаем, что по решению Совета директоров скидки на размещение рекламы предоставляются только образовательным и лечебным организациям.

На основании вышеизложенного вынуждены Вашу просьбу отклонить.

Пример 2

К сожалению, интересующая Вас модель мобильного телефона Siетепs S35i Ро1аr Silver в данный момент на складе отсутствует. Следующая партия мобильных телефонов, в состав которой входит и указанная модель, будет завезена нами в начале сентября.

Будем рады помочь Вам.

Пример 3

Ваше предложение о поставке нашей организации партии многофункциональных устройств с последующим гарантийным обслуживанием показалось нам весьма интересным. Для обсуждения подробностей нашего сотрудничества желательно провести переговоры с участием независимых экспертов в первой декаде июля.

Разновидностью писем-ответов являются письма-разрешения и письма-запрещения. Эти виды деловых писем чаще всего составляются организациями или учреждениями, имеющими полномочия принимать решения, например, исполнительными и распорядительными органами власти. Они всегда лаконичны и обычно состоят из одного абзаца.

Пример текста письма-разрешения

Государственный комитет по печати Республики Беларусь рассмотрел Ваше заявление и считает возможным выдать Вам лицензию на осуществление издательской деятельности.

Пример текста письма-запрещения

Хозяйственное управление Администрации Президента Республики Беларусь, рассмотрев Ваше письмо от 01.06.2005 № 01-10/60, запрещает производить переоборудование офисных помещений, арендуемых Вами по адресу: г. Минск, ул. Московская, 18.