Информационное письмо

Информационное письмо (письмо-сообщение) сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. В отличие от письма-приглашения в нем нет «прямой»-инициативы, но обычно оно содержит косвенное предложение совершить определенные действия. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию или издаваемую литературу, то есть к ним прибегают в рекламных целях.

Варианты стандартных выражений, используемых в информационных письмах: «Сообщаем Вам (извещаем, уведомляем, информируем) о том, что...», «Ставим Вас в известность о том, что...», «Нам приятно сообщить Вам, что...», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о...».

Пример текста информационного письма

Издательский дом «Финансы. Экономика. Управление» сообщает о выходе в свет первых книг из серии «Управление предприятием», единственной специализированной серии, адресованной руководителям, специалистам по финансовому планированию, экономистам, топ-менеджерам.

Подписаться на журнал Вы можете по адресу: г. Минск, ул. Красная, 25, офис 204.

Справки по тел. (017) 200-00-00.

Письмо-извещение является документом, близким к письмам-приглашениям и информационным письмам, но в отличие от них оно всегда составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на полученный запрос. Начинается данный вид писем словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., после чего излагаются какие-либо факты.

Тексты писем-извещений

Пример 1

Ставим Вас в известность, что поставка оцинкованного листа по договору от 21.05.2005 № 54 будет осуществлена нами в июле 2005 года. Точная дата отправки товара будет сообщена дополнительно.

Пример 2

Сообщаем, что из-за отсутствия свободных площадей в здании по адресу: г. Минск, ул. Московская, 18 Ваша просьба о предоставлении помещения для офиса не может быть удовлетворена.

Письмо-благодарность

Письма-благодарности направляются адресату для того, чтобы выразить благодарность за что-либо (приглашение, поздравление, помощь, содействие, оказанные услуги и т.п.). Написание таких писем в указанных случаях согласно требованиям делового этикета является обязательным. Кроме того, подобная переписка помогает установить хорошие деловые отношения.

Варианты стандартных выражений, используемых в письмах-благодарностях: «Позвольте Вас (искренне) поблагодарить...», «Выражаем Вам благодарность от имени...», «Мы признательны Вам за то, что..», «Искренне благодарим Вас за...», «С благодарностью сообщаем, что...».

Пример текста письма-благодарности

Искренне благодарим Вас за оказанную помощь в проведении награждения победителей Первого республиканского конкурса «Кадровик—2004». Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Об изготовлении печати

Просим выдать разрешение на изготовление гербовой печати для учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, расположенного по адресу: ул. Кропоткина, 55, 220002, г.Минск-2.

Разрешение на изготовление гербовой печати доверяется получить Рыбикову Александру Евгеньевичу, паспорт серии МР № 1234567, выдан 27 декабря 2000 г. Первомайским РУВД г.Минска.

Приложения: 1. Копия свидетельства о регистрации на 1 л. в 1 экз.

2. Копия Устава Белорусского научно-исследователь-

ского института документоведения и архивного дела

на 6 л. в 1 экз.

3. Эскиз печати на 1 л. в 2 экз.

Директор института Подпись В.Н.Митин