7. Классификация документов.

классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету,

По наименованию существует множество разновидностей док-нтов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технич. регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и др. карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, и др.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления док-нты подразделяются на док-нты, используемые в орг-циях для решения внешних и внутр. вопросов. Внешняя док-нтация делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные.

По степени гласности различают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

По срокам исполнения док-нты классифицируются на срочные и несрочные.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

8. Способы и средства документирования и их развитие.

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человечекого общества количество этих способов постоянно увеличивается и становится все более разнообразным. Способы документирования можно разделить на две большие группы:

1 традиционные(начертание, выжигание, выдавливание, высекание) В большинстве они появились в глубокой древности

1. Технотронные – осуществляемые исключителньо с помощью техники и определяемые ее развитием, в собоенности ЭВМ и связи( механический ,фотохимический, электромагнитный, оптический, электростатический). Использование этих способов относится к 19 -21 вв.

В зависимости от выборного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е средства документирования.

В свою очередь способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков.

Способфы и средства документирования в значительной степени определяют тип создаваемых документов. Графическая запись информации с помощью простых орудий позволяет создать рукописные и изобразительные графические документы. Результатом использования фотографического способа являются фотодокументы. С помощью звукозаписывающей техники создаются аудиодокументы. Компьютерная техника позволяет создать электронные документы.