4.4 Оформление трудовых отношений, подбор, расстановка, профориентация и трудовая адаптация персонала

Трудовой договор, должностные инструкции; Правила внутреннего трудового распорядка; Подбор и расстановка кадров; Профессиональная ориентация работников; Трудовая адаптация персонала.

Принятие предложения о приеме на работу документируется посредством подписания двумя сторонами трудового договора.

При приеме на работу гарантией соблюдения прав сотрудника является правильное оформление необходимой документации. Обязательным является выполнение следующих формальностей:

• трудовой договор заключается между двумя сторонами, одной из которых является работник, а другой – организация в лице руководителя согласно уставу. Договор обязательно подписы­вается сторонами;

• заявление о приеме на работу должно быть составлено в двух экземплярах, на каждом из которых ставиться гриф «Принять»; один из экземпляров остается у работника;

• по приеме на работу руководитель подписывает приказ о прие­ме на работу, в котором независимо от типа организации (бюджетной или коммерческой) должно быть указано, по ка­кому квалификационному разряду принят работник; также указывается размер оклада и продолжительность испытательно­го срока (в случае, если таковой имеется). После заключения договора работник должен быть ознакомлен с данным прика­зом под роспись, он также имеет право взять копию приказа.

Трудовым договором признается соглашение между работодате­лем и работником, в соответствии с которым:

• работодатель обязуется:

• предоставлять работнику работу по обусловленной трудовой функции;

• обеспечить условия труда, предусмотренные законодательст­вом, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права;

• своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату;

• работник обязуется:

• лично выполнять определенную этим соглашением трудо­вую функцию;

• соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Принятый на работу кандидат предъявляет работодателю для заключения трудового договора:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой до­говор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхо­вания;

• документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии спе­циальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Трудовые договоры могут заключаться:

• бессрочно;

• на определенный срок (не более пяти лет).

Существенными условиями трудового договора являются:

• место работы с указанием структурного подразделения; дата начала работы;

• наименование должности, специальности, профессии с указа­нием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации;

• права и обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда, компенсации и льготы работ­никам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

• режим труда и отдыха, если в отношении данного работника не могут быть применены общие правила, действующие в ор­ганизации;

• условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада, доплаты, надбавки и поощритель­ные выплаты;

• виды и условия социального страхования, непосредственно свя­занные с трудовой деятельностью.

Трудовые отношения не всегда оформляются трудовым договором, однако, при наличии трудового договора стороны (и работник, и работодатель) сильнее защищены с правовой точки зрения. Наличие трудового договора также снижает вероятность двусмысленности и неопределенности в отношениях между сторонами.

Должностные инструкции являются основным документом, регламентирующим назначение и место сотрудника в органи­зации, его функциональные обязанности, права, ответствен­ность и формы поощрения.

Основными разделами инструкции являются:

• общая часть;

• функциональные обязанности; права;

• ответственность;

• поощрения.

Должностные инструкции разрабатываются и утверждаются руководителями структурных подразделений по подчиненности и доводятся под расписку каждому сотруднику.

Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с дейст­вующим законодательством:

• порядок приема и увольнения сотрудников;

• основные права, обязанности и ответственность сторон трудо­вого договора;

• режим рабочего времени;

• время отдыха;

• применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;

• иные вопросы регулирования трудовых отношений в организа­ции (требования к сотрудникам, условия оплаты труда, социаль­ные блага и гарантии, служебная (коммерческая) тайна и т. п.).

Принимаемый на работу должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка и в процессе дальнейшей работы соблюдать их.

Основной целью проведения подбора и расстановки кадров яв­ляется, решение проблемы оптимального разрешения персонала в зависимости от требований выполняемой работы. Подбор и рас­становка кадров должны обеспечить такое распределение со­трудников по рабочим местам, при котором несоответствие между характеристиками сотрудника и предъявляемыми требова­ниями к выполняемой им работе является минимальным, отсут­ствует чрезмерная или недостаточная загруженность работой.

Подбор персонала предполагает сравнение способностей, психо­физиологических и деловых качеств работника с требованиями содержания выполняемой работы.

Подбор персонала призван решать такие задачи как:

• создание условий для профессионального развития каждого из сотрудников;

• формирование эффективно действующих трудовых коллективов в рамках структурных подразделений.

Расстановка персонала представляет собой этап кадровой работы, направленный на эффективное распределение работников организации по структурным подразделениям, участкам, рабочим местам исходя из принятой в организации системы разделения и кооперации труда, результатов комплексной оценки работников, их плановой служебной карьеры, условий и оплаты труда персонала.

Расстановка персонала выполняет три связанные между собой задачи:

• планирование служебной карьеры;

• определение условий и оплаты труда сотрудников;

• обеспечение движения кадров в системе управления.

Выполнение этих задач обеспечивает заполнение вакантных рабочих мест в организации с учетом индивидуальных пожела­ний сотрудников и их планируемой карьеры.

Подбор и расстановка персонала осуществляются в соответст­вии с принципами:

• сменяемости, означающим необходимость внутриорганизационных трудовых перемещений, которые способствуют более эффективному использованию персонала;

• соответствия, предполагающим соответствие нравственных и деловых качеств сотрудников требованиям должностей, на ко­торые они претендуют;

• перспективности, учитывающим возможность длительной ра­боты сотрудника в организации. Соблюдение принципа пер­спективности, в частности, предполагает определение возрас­тного ценза, в соответствии с которым должность может быть занята только тем сотрудником, который по возрасту и состоя­нию здоровья может эффективно выполнять требуемую работу, набираться опыта и быть полезным для организации не только в настоящем, но и в будущем.

Процесс подбора и расстановки кадров предусматривает:

• планирование служебной карьеры, которое реализуется посред­ством оценки следующих характеристик:

• потенциала работника;

• возраста;

• трудового стажа;

• квалификации;

• индивидуального вклада в развитие организации;

• наличия вакантных должностей;

• обеспечение достойных условий труда и достойного вознаграж­дения, включающее:

• гарантированную ежемесячную зарплату;

• премиальные;

• организацию и оснащение рабочего места;

• социальные льготы и гарантии;

• обеспечение движения кадров в системе управления, включающее:

• повышение;

• перемещение;

• понижение;

• увольнение работников в зависимости от оценки результа­тов их труда и иных факторов.

Для обеспечения эффективности реализуемых подбора и расста­новки персонала, выполнения их задач необходимо соблюдение сле­дующих условий:

• использование работников в соответствии с их профессией и квалификацией;

• обеспечение полной ответственности каждого работника за выполнение поставленных перед ним задач;

• обеспечение равномерной и полной загрузки работников всех служб и подразделений;

• организация необходимой взаимозаменяемости работников за счет овладения ими смежной профессии.

Для осуществления подбора и расстановки кадров часто ис­пользуют профильный метод, предполагающий аналитический отбор предъявляемых требований и качеств сотрудников и их сравнение друг с другом. Основу метода составляет каталог ха­рактеристик-требований, предъявляемых к работнику в зависи­мости от выполняемой им работы, а также с учетом количест­венных характеристик рабочих мест.

Характеристики (показатели) должны быть описаны и разделены на определенное количество категорий. Каждому уровню тре­бований соответствует определенный набор качеств работника.

Сравнение набора качеств работника, выполняющего работу и уровня требований, обусловленных этой работой, позволяет определить пригодность рассматриваемого кандидата к работе.

Профессиональная ориентация работников – процесс, направленный на то, чтобы обеспечить их необходимой, информаци­ей, навыками, пониманием целей и задач предприятия.

Цели профориентации:

• информирование заинтересованных лиц о видах профессио­нальной деятельности;

• создание условий для развития профессионально значимых способностей будущих работников;

• выявление степени соответствия психофизиологических ка­честв обратившихся за консультацией профессиональным тре­бованиям избранного ими вида трудовой деятельности.

Задачи профориентации персонала:

• уменьшение стартовых издержек. Новый работник не знает своей работы и того, как функционирует предприятие. Это значит, что до тех пор, пока он работает менее эффективно, чем опытные со­трудники, он требует дополнительных затрат. Эффективная ори­ентация уменьшает стартовые затраты и дает возможность ново­му работнику скорее достичь общих стандартов;

• уменьшение испытываемых новым работником озабоченности и неопределенности. Озабоченность здесь означает боязнь провалов в работе. Это нормальный страх перед новым, неиз­вестным, сочетающийся с недостаточной способностью уве­ренно и качественно работать;

• сокращение текучести кадров. Если работники ощущают себя неумелыми и нежеланными, то они могут отреагировать на это уходом с работы. Текучесть высока как раз в период измене­ний, поэтому эффективное ориентирование призвано свести на нет эту дорогостоящую реакцию;

• экономия времени непосредственного руководителя и сотруд­ников по работе. Неправильно сориентированный работник все же должен выполнять свою работу, но требует при этом помощи. Обычно людьми, которые должны оказать эту по­мощь, оказываются сотрудники и непосредственные руководи­тели, тратящие на это свое время. Хорошие программы, по ориентации помогают экономить время каждого из них;

• развитие позитивного отношения к работе, реализма в ожида­ниях и удовлетворенности работой. Новые работники должны разумно и реалистично отнестись к изучению того, чего от них ждет предприятие, а их собственные надежды не должны быть ни слишком большими, ни слишком маленькими.

Формы профориентационной работы:

• профессиональное обучение – начальная профессиональная под­готовка школьников по основам различной профессиональной деятельности;

• профессиональная информация – система мер по ознакомлению ищущих работу с ситуацией на рынке труда, перспективами развития видов деятельности, характером работы по основным профессиям и специальностям, условиями и оплатой труда, профессиональными учебными заведениями и центрами под­готовки персонала;

• профессиональная консультация – оказание помощи заинтере­сованным людям в выборе профессии и места работы путем изучения личности обратившегося за консультацией человека в целях выявления состояния его здоровья, направленности и структуры способностей, интересов и других факторов, влияю­щих на выбор профессии или направление переподготовки;

• профотбор – выбору из группы претендентов конкретных специалистов с целью предоставления им работы. Профотбор – самая важная и ответственная стадия профориентационной работы.

Формы профотбора:

• профессиональный подбор – выбор из нескольких работников, имеющих одинаковую профессию, специальность, квалифика­цию, отвечающих одним и тем же требованиям кандидата на должность;

• профессиональный набор – массовое назначение или выборы на должность специалистов различных профессий и квалификаций, прошедших отбор и профотбор;

• выдвижение – назначение работника, работающего в данном коллективе, на новую, более высокую должность;

• ротация – назначение, при котором место работы меняется в соответствии с принципом: «Нужному работнику – соответствующее место».

В профориентации сотрудника, прежде всего, принимают уча­стие руководитель соответствующего структурного подразделе­ния, а также менеджер по управлению персоналом.

Они выпол­няют следующие функции:

• составление программы профориентации;

• ознакомление новичков с фирмой и историей, кадровой поли­тикой, условиями труда и правилами;

• объяснение задач и требований к работе, расшифровка функ­ций новых работников;

• введение работников в рабочую группу;

• поощрение помощи новичкам со стороны опытных работников.

Трудовая адаптация персонала – это взаимное приспособление нового сотрудника и организации друг к другу, сопровождающее­ся постепенным привыканием сотрудника к профессиональ­ным, экономическим, организационным и социальным усло­виям труда, существующим в данной организации.

Для успешного взаимодействия с новым организационным ок­ружением каждый вновь принятый сотрудник должен изучить и в дальнейшем соблюдать систему ценностей, норм, правил и поведенческих стереотипов, характерных для организации.

Трудовая адаптация способствует достижению следующих целей:

• снижение степени неопределенности у новых сотрудников;

• снижение текучести рабочей силы;

• сокращение стартовых издержек;

• экономия времени руководителя и сотрудников;

• появление и развитие позитивного отношения к работе, чувст­ва удовлетворенности работой и мотивации к труду.

На этапе адаптации сотрудника в новом организационном окру­жении необходимо решить следующие основные задачи:

• скорректировать или разрушить прежние поведенческие нормы, если они не соответствуют нормам, принятым в организации;

• заинтересовать сотрудника в новой работе;

• привить ему устоявшиеся в данной организации нормы пове­дения.

Ускорению адаптации способствуют беседы с руководителем, а также объединение новичков в неформальные группы под по­кровительством кадровых сотрудников.

Адаптация человека в организации может сопровождаться необ­ходимостью решения сопутствующих проблем:

• коррекция поведения новых сотрудников;

• модификация организационной структуры в случае приема большого числа новых сотрудников;

• при необходимости – корректировка установленных правил и обычаев, принятых среди давно работающих сотрудников.

Выделяют следующие типы адаптации:

• отрицание (неприятие никаких норм и ценностей);

• конформизм (полное принятие всех норм и ценностей);

• мимикрия (соблюдение вспомогательных норм и ценностей, маскирующее отрицание основных);

• адаптивный индивидуализм (полное соблюдение основопола­гающих норм и ценностей при частичном принятии или отри­цании вспомогательных).

В случае отрицания или мимикрии успешная адаптация со­трудника в организационном окружении становится невоз­можной, что рано или поздно приводит к конфликту и разры­ву связей с организацией.

Конформизм и адаптивный индивидуализм позволяют сотруднику адаптироваться и включиться в производственную деятель­ность. Конформизм лучше воспринимается в корпоративной организации, а адаптивный индивидуализм рассматривается как наилучший способ восприятия сотрудником норм и цен­ностей организации, где работа узко специализирована и ин­дивидуализирована.

В зависимости от объектов, к которым адаптируется сотрудник, выделяют:

• производственную;

• непроизводственную адаптацию.

Производственная адаптация подразумевает:

• профессиональную;

• социально-психологическую;

• организационно-административную;

• психофизиологическую;

• экономическую;

• санитарно-гигиеническую адаптацию.

Внепроизводственная адаптация может включать адаптацию:

• к внепроизводственному общению с коллегами;

• к бытовым условиям.

Процесс адаптации определяется следующими факторами:

• предыдущее место работы (новый сотрудник легче принимает нормы и ценности организации, имея предыдущий опыт работы в организации, аналогичной по ценностям, нормам и поведенческим стереотипам; и напротив, если сотрудник приходит из среды с существенно отличными ценностями и нормами поведения, это существенно затрудняет процесс адаптации);

• характер и содержание труда в данной профессии;

• уровень организации и условия труда;

• профессиональная структура коллектива;

• размеры заработной платы;

• организационная структура организации;

• нормы взаимоотношений в коллективе;

• система организации труда;

• правила трудового распорядка;

• состояние производственной и технологической дисциплины;

• степень готовности рабочего места к трудовому процессу;

• наличие баз отдыха, поликлиники, библиотеки, спортивно-культурных заведений;

• способы распределения и возможности получения жилья, мест в детском саду;

• формы общения в нерабочее время.

Для наиболее быстрого и успешного прохождения адаптации сотрудником в организации разрабатываются соответствующие программы, которые могут быть:

• общими;

• специализированными.

Общая программа адаптации касается в целом всей организации и включает следующие аспекты:

общее представление об организации:

• знакомство с тенденциями развития, целями, приоритетами, проблемами предприятия, традициями, нормами, продукцией и ее потребителями;

• характеристика видов деятельности, структуры организации, коммуникаций;

• предоставление необходимой информации о высшем руко­водстве и внутренних отношениях;

оплата труда в организации;

социальные блага, предоставляемые организацией:

• дополнительные льготы;

• страхование;

• выходные пособия и др.;

особенности трудовых отношений:

• сроки и условия найма, назначения, перемещения, продви­жения;

• права и обязанности работника;

• влияние профсоюзов;

• трудовой распорядок;

охрана труда и техники безопасности:

• правила техники безопасности;

• противопожарной безопасности;

• поведения при несчастных случаях;

быта и отдых:

• организация питания;

• комнаты отдыха;

• отпуска и др.

По завершении общей программы адаптации проводится специализированная программа адаптации. Она охватывает вопро­сы, которые тесно связаны с подразделением, в котором будет работать новичок, и его рабочим местом. Обычно эту про­грамму проводят руководители отдела или наставники. Эта программа включает в себя следующие аспекты:

• функции подразделения, цели и приоритеты, организация работы внутри подразделения, его структура и функции, взаимоотно­шения с другими подразделениями;

• обязанности и ответственность работника, детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснения важ­ности выполняемой работы, соотношения с другими видами работ в подразделении и на предприятии в целом; длитель­ность рабочего дня и расписание; требования к качеству вы­полняемой работы;

• правила и предписания (правила, характерные только для данно­го вида работы или данного подразделения, правила техники безопасности, взаимодействий с работниками других подразде­лений; питание, курение на рабочем месте, телефонные пере­говоры личного характера в рабочее время);

• осмотр основных функциональных зон подразделения (местополо­жение кнопки пожарной тревоги, входы и выходы, места для курения, места оказания первой помощи);

• представление сотрудникам подразделения.