2.3.1 Основные способы создания новой таблицы:

• Создание таблицы в режиме конструктора.

• Создание таблицы с помощью мастера (мастера таблиц).

• Создание таблиц ввода данных (режим таблиц).

Конструктор определяет выбор основного способа создания структуры новой таблицы. Режим конструктора позволяет указать параметры всех элементов структуры таблицы.

2.3.2 Создание макета (структуры) таблицы

В окне Имя БД: база данных (формат Access 2000) выбрать пункт Создание таблицы в режиме конструктора.

(2-ой способ: кнопка Конструктор (на панели инструментов)).

 В окне Таблица 1: таблица (рисунок 4) перечислить наименования полей таблицы и указать тип данных для каждого поля.

 Закрыть окно Таблица1: таблица.

 На вопрос «Сохранить изменения макета или структуры таблицы «Таблица1»? ответить [ДА].

 В появившемся окне Сохранение вместо текста Таблица1 задать нужное имя таблицы и нажать [ОК].

 На вопрос о ключевых полях «Создать ключевое поле сейчас?» ответить [НЕТ].

Если все выполнено корректно, макет таблицы Имя таблицы будет создан.

Рисунок 5 - Окно построения структуры новой таблицы

Замечание 1: Для переключения из режима Конструктора необходимо нажать кнопку Вид на панели инструментов. Для перехода из режима Таблицы необходимо нажать кнопку Конструктор на панели инструментов.

2.3.3 Заполнение таблицы. Перемещение по таблице.

 В окне имя таблицы: база данных (формат Access 2000) выделить таблицу щелчком мыши, если она не помечена синим цветом и открыть ее двойным щелчком левой клавишей. Откроется окно с именем Имя таблицы: таблица.

 Щелкая мышью в соответствующих клеточках, производить заполнение таблиц.

При заполнении таблицы в крайнем левом столбце маркировки:

• активная запись обозначается треугольным маркером

• пустая запись - звездочкой

• запись, в которую выполняется ввод – карандашом

Перемещение слева направо можно осуществлять клавишами [Tab] и [Enter], а в обратном направлении посредством комбинации клавиш [Shift+Tab].

Для перемещения от записи к записи предназначены клавиши управления курсором.

Наиболее удобным средством перемещения по таблице являются кнопки из области Запись (кнопки перехода), расположенной в левом нижнем углу листа данных (рисунок 6)

2.4 Сохранение таблицы

После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Если имя таблицы изменять не надо, то можно выполнить команду меню Файл-Сохранить, либо нажать на кнопку панели инструментов Сохранить.

Если таблице нужно дать другое имя, то необходимо выполнить команду Файл-Сохранить как...

В появившемся окне надо заменить старое имя таблицы (например Таблица 1) на требуемое, и нажать ОК.

После сохранения таблицы становится доступным режим таблица, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы - формированию записей.

2.5 Определение структуры в режиме Конструктора

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1:таблица, в котором определяется структура будущей таблицы БД.

Каждая строка в окне Таблица1:таблица (рисунок 5) предназначена для описания очередного поля создаваемой таблицы. При этом для каждого поля должны быть указаны параметры:

• Имя поля.

• Тип данных.

• Описание (краткий комментарий назначения поля).

• Общие (Общие свойства поля).

• Подстановка (тип элемента управления).

Имя поля.

Каждое поле (столбец) в таблице должно иметь уникальное имя длинной до 64 символов, под которым оно будет фигурировать в запросах, формах, отчетах и др. Оно является комбинацией из букв. цифр, пробелов. специальных символов, за исключением: . ! ' [ ].

В имени поля допустимы пробелы (например, Код заказа). Имя поля используется при составлении программ, поэтому рекомендуется в имени использовать лишь английские буквы без пробелов.

Тип данных.

Для каждого поля (столбца) таблицы необходимо определить тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.

В Access допускается использование восьми типов данных (таблица 3). Список возможных типов данных вызывается нажатием в поле типа данных кнопки списка

Таблица 3 - Список возможных типов данных

Тип данных	Краткая характеристика поля данного типа
Текстовый	Строка текста из символов. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля на закладке Общие. При этом размер поля не может превышать 255. Данный тип данных используется по умолчанию
Поле MEMO	Это поле также предназначено для хранения строк текста из символов, но при этом строка текста может иметь длину до 64000 символов
Числовой	Числовые данные, используемые в математических вычислениях, конкретные варианты числового типа и их длина задается в свойстве. Размер поля из закладки Общие (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой 4 или 8 байт)
Денежный	Денежный тип данных используется при проведении денежных расчетов. Он подобен числовому типу данных с плавающей точкой, но для него расчеты выполняются существенно быстрее, чем для данных числового типа, поскольку в дробной части у них используется не более четырех цифр, а в целой - до 15 цифр.
Дата/время	Значения даты или времени, относящиеся к годам от 100 до 9999. При этом в свойстве Формат поля из закладки Общие необходимо указать формат представления даты и времени
Счетчик	Если данное поле включено в таблицу, то в нем осуществляется автоматическая нумерация всех записей таблицы. Каждая запись будет иметь свой уникальный номер, который будет помещен в это поле. Оно используется для определения уникального ключа таблицы. В таблице может быть лишь одно поле типа Счетчик, и значение в него заносит сама система. Его нельзя изменить или удалить. Чтобы значение в таком поле увеличивалось на 1 для каждой новой записи, свойство Новые значения из закладки Общие должно иметь значение Последовательные.
Логический	Логические данные, которые могут иметь одно из двух значений, задаваемых в поле Формат поля закладки Общие. ( Да/Нет, или Истина/Ложь, или Вкл/Выкл)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Eхcel, документ Microsoft Word, рисунок, звуковая запись и др.), связанный или внедренный в таблицу Access
Мастер подстановок...	Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Macтер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы