Тип элемента управления
Для задания типа элемента управления используется закладка Подстановка в окне конструктора таблиц (рисунок 5). Этот параметр (свойство) определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде: поля, списка, поля со списком.
Таким образом определяется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.
Если для поля выбран тип управления Список или Поле со списком, то на закладке Подстановка появляются дополнительные свойства (параметры, которые определяют источник данных для строк списка (другая таблица, с которой осуществляется постоянная связь)), а также ряд других характеристик списка.
Примечание. Если при определении типа поля был выбран Мастер подстановок, то значения свойств на закладке Подстановка будут заполнены мастером.
Первичный ключ
В реляционной базе Access каждая таблица должна содержать поле или набор полей, однозначно определяющих каждую запись таблицы, т.е. так называемый первичный ключ, который может быть простым (одно поле) или составным, включающим несколько полей. Разные записи (строки) таблицы не могут иметь одинаковое значение ключа.
Для определения первичного ключа в таблице необходимо:
Перейти в режим Конструктор (если мы находимся в режиме таблицы).
Выделить поля, составляющие ключ. Если ключ простой, то для его выделения необходимо щелкнуть мышью на области маркировки слева от имени поля. Если ключ составной, то надо выделить все поля ключа, щелкая кнопкой мыши на области маркировки при нажатой клавише Ctrl.
На панели инструментов выполняется команда
Правка-Ключевое
поле
или
нажимается кнопка панели инструментов
Ключевое
поле
.
Признаком установки ключа является изображение слева от имени поля значка . Так, на рисунке 5. ключевым является поле Название.
Для ключевого поля автоматически строится индекс.
Создание запросов в ms access
3.1 Виды запросов
Одним из основных инструментов обработки данных в Access являются запросы. Запрос позволяет выбрать необходимые данные одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. Запрос строится на основе одной или нескольких таблиц. При этом могут использоваться таблицы БД, а также временные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Запросы используются также в качестве источника записей при создании форм и отчетов и страниц доступа к данным.
Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.
В Access существуют следующие виды запросов:
Запрос на выборку - позволяет:
Возвращать данные из одной или нескольких таблиц и отображать их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями).
Производить вычисления;
Сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых функций.
Результатом запроса на выборку является временная таблица, которая существует до закрытия запроса.
Запрос на выборку играет особую роль, так как на его основе строятся запросы другого вида.
Запросы с параметрами
Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.
Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.
Перекрестные запросы
Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой - заголовки строк.
Запросы на изменение
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.
На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.
Запросы SQL
Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.
Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL, доступные в режиме SQL. При необходимости пользователь имеет возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL. После внесения изменений в запрос в режиме SQL его вид в режиме конструктора может измениться.