13.5. Цільове планування

Кожна людина, виконуючи роботу, повинна чітко визначити цілі.

Ціль (мета) – це ідеальне, мисленне уявлення результату діяльності людини. Мета є безпосереднім мотивом, який направляє і регулює людську діяльність. Зміст цілей залежить від об’єктивних законів дійсності, різних можливостей людини і засобів, які використовують для досягнення цілей.

Виділяють короткострокові (локальні), середньострокові і довгострокові (стратегічні глобальні) цілі.

Стратегічна (глобальна) мета визначає майбутній якісний стан системи на перспективу, до досягнення якої прагне людина. Наприклад: отримати вищу освіту, створити сім’ю і виховати дітей, організувати підприємство.

Тактична (локальна) мета визначає майбутній стан окремих підсистем, має якісний вимір, але час її досягнення обмежений поточним часом, як правило до 1 року.

Мета має якісний вимір і невизначений просторовий і часовий стан, але для планування життєвих цілей людині необхідна чіткість і конкретність, тому вона (мета) повинна конкретизуватися у реальні задачі за допомогою критеріїв ефективності її досягнення.

Критерій досягнення цілей – кількісний показник, який визначає ступінь оцінки досягнення цілей в порівнянні з іншими можливими варіантами (альтернативами). Критерій завжди має кількісну оцінку і спрямований в залежності від показника на мінімізацію чи максимізацію стану системи. Наприклад, мінімум витрат на виробництво продукції, максимум прибутку, мінімальна плинність кадрів і ін.

За допомогою критерію процес досягнення цілей розбивається на сукупність локальних матеріальних чи духовних задач, рішення яких сприяє досягненню поставлених цілей. Якщо сукупність задач не вирішується, то можна говорити про часткове або неповне досягнення цілей. Наприклад, студент пішов з інституту після 3 курсу і не отримав кваліфікацію бакалавра, таким чином він не отримав вищу освіту; вчений підготував, але не захистив дисертацію.

В практичній діяльності ми завжди стикаємося з необхідністю конкретизації життєвих цілей. Наприклад, стратегічна ціль зростання матеріального добробуту може бути розділена на сукупність тактичних цілей:

- покращення умов життя (кімната у гуртожитку, квартира, власний будинок);

- особисті транспортні засоби: мотоцикл, автомобіль, особистий літак;

- якісне харчування «споживчий кошик» - доброякісне харчування, високоякісне харчування з екологічно чистих продуктів;

- відпочинок і розваги: відпочинок вдома (телевізор, книги, робота на дачі), в будинку відпочинку, в санаторії на Чорному морі, за кордоном на дорогому курорті;

- зростання грошових накопичень: розрахункові рахунки, валютні накопичення, накопичення на купівлю власного майна, можливість жити на доходи від накопичених грошових коштів.

Точно визначити, чого людина хоче від життя, дуже важко і дуже багато людей ніколи не можуть зробити цього. Якщо люди все ж таки ставлять перед собою цілі, то вони частіше за все сугубо матеріальні: отримати квартиру, високу посаду, купити автомобіль. Значно рідше можна зустріти людину, яка знає, як зробити своє життя більш осмисленим і покращити свої відносини з оточуючими.

Звичайно на протязі життя цілі необхідно уточнювати і оновлювати, тому що устремління людини в 16 років відрізняються від її намірів в 25 років, а задачі, які вона ставить перед собою в 40 років, значно зміняться, коли їй виповниться 50 або 60 років.

Вірогідність досягнення Вами своїх цілей суттєво зростає, якщо Ви їх чітко сформулюєте і запишете, визначите, що конкретно необхідно зробити, а також заплануєте собі максимальні строки виконання поставлених задач.

Існують принципи формування цілей SMART. Ціль (мета) повинна відповідати наступним критеріям:

S (shecific) – бути конкретною

M (measurable) – мати вимір

A (assignable) – бути визначеною і невипадковою

R (realistic) – бути реалістичною

T (time related) – бути визначеною у часі

При формуванні цілей слід чітко уявляти передбачуваний результат, критерії досягнення цілей

Мета/задача	Мета на період до __________
	Критерії досягнення цілей	Очікуваний результат
Використання закону ЧКЧЯ: чого хочеш, коли хочеш, чому хочеш, як плануєш досягти цього?
На рік: прийняти участь у міжнародному проекті / підвищити рівень англійської мови	Збільшити словарний запас на 1000 слів	При прослуховуванні ТВ програм розуміти від 60 до 80% тексту
На І квартал:

Для того, щоб вирішити проблему формулювання цілей, необхідно дати відповідь на наступні питання:

1. Скільки цілей необхідно?

2. Який часовий діапазон необхідний, щоб спонукати людей до активності?

3. Які цілі є пріоритетними?

Існують наступні методи розстановки пріоритетів:

- формулювати цілі краще, розташовуючи так: довгострокові, потім середньострокові, короткострокові. Це допомагає персоналу чітко уявляти діяльність організації від минулого до майбутнього;

- не планувати занадто перспективні цілі, оскільки це може привести до загублення інтересу співробітників до кінцевого результату;

- формулювати перспективні цілі так, щоб вони не вступали в протиріччя тактичним цілям;

- формулювати цілі так, щоб вони пов’язувалися з інтересами співробітників.

Взаємозв’язок цілей і планів

Модель оптимізації цілей управління включає такі елементи, як: цілі організації, ресурси організації, життєві цілі співробітників і критерії управління. Доцільно планування цілей будувати «згори донизу» - від цілей і ресурсів організації і знаходити консенсус з життєвими цілями співробітників і сформованими критеріями управління.

Планування – це інструмент управління і контролю, відображення логічної залежності між видами діяльності, графічне відображення усіх видів діяльності будь-якої складності.

Цілі планування:

1. Демонстрація використання наявних можливостей і можливостей проводити вимірювання, які сприяють оптимізації процесів.

2. Розробка чіткого плану заходів по рішенню організаційних проблем з метою підвищення ефективності реалізації стратегії.

Принципи планування.

1. Визначення проблем.

2. Визначення цілей і задач.

3. Складення ієрархії цілей.

4. Аналіз засобів, формування відсутніх або недостатніх.

5. Планування ресурсів.

6. Проект реалізації.

7. Реалізація плану.

8. Контроль і оцінка.

Етапи планування.

1. Постановка проблеми.

2. Визначення критеріїв оцінки рішення проблеми.

3. Виділення етапів і складових проблеми.

4. Визначення альтернатив рішення.

5. Вибір оптимального рішення.

Методи планування, які можна використовувати:

1. Аналіз основного шляху;

2. Оцінка програм і огляд методик;

3. Схеми Ганта.

Метод аналізу основного шляху розглядає діяльність, яка оцінює і визначає залежність одних дій від інших. Використання цього методу дозволяє точно визначити послідовність дій і необхідні ресурси.

Підтримка і адаптація

Метод оцінки програм і огляд методик є варіантом «звітності по етапам» на певних інтервалах. Метод заснований на важливих подіях, які вірогідніше за все можуть мати ризики при досягненні цілі. Використання цього методу передбачає:

- використання основних подій, які повинні здійснитися;

- визначення у часі здійснення подій;

- визначення відповідальних осіб;

- визначення процедури і механізму контролю, звітності за досягненням кожного етапу.

Схеми Ганта – графічний метод планування. Використовується для виконання складних, довгострокових програм і дозволяє менеджменту скласти системну уяву про програму, а також про кожну дію (її часі і місці).

Послідовність планування часу така:

1. Визначити витрати часу на поточні справи.

2. Проаналізувати зміст справ і скільки необхідно часу на їх реалізацію.

3. Порівняти витрати часу з особистим бюджетом часу.

4. Продумати перспективний план.

5. Поділити кожну роботу на елементи.

6. Визначити часові затрати і особистий бюджет часу (оцінити взаємовідносини, виявити невідповідність між обсягом роботи і можливостями, переглянути перелік планів, визначити реальність виділеного для роботи часу).

7. Використовувати різноманітні плани, включаючи перспективний план, план-графік і робочий план на кожний день.

Існують типові помилки при плануванні:

1. Бюрократизація планування, невиправдана деталізація планів, при якій співробітник стає заручником плану.

2. Неповне планування – планування ряду кроків, між якими існують «прогалини» і «білі плями». У цьому випадку від співробітника вимагається імпровізація, яка може виходити за рамки його компетентності і повноважень.

3. Планування як проста формальність.

4. Планування при відсутності контролю виконання.