1 Теоретические аспекты автоматизации расчётов с поставщиками и подрядчиками
1.1 Содержание и задачи автоматизации бухгалтерского учета расчётов с поставщиками и подрядчиками
Бухгалтерский учет является основным из всех видов учета. Он создает информационную систему, оперирующую данными об активах предприятия, капитале и пассивах, отражает факты хозяйственной жизни по движению ценностей, выпуску продукции и ее реализации. Только с помощью бухгалтерского учета можно определить доходы и расходы, а также конечный финансовый результат деятельности предприятия.
Поскольку объекты бухгалтерского учета весьма разнообразны, то и принципы обработки информации применительно к таким объектам могут существенно различаться. Например, способы и приемы, наиболее эффективные в учетных процессах крупных организаций, в малых предприятиях могут оказаться нерациональными, привести к дополнительным затратам и ненужному увеличению объемов детализированной по разным признакам бухгалтерской информации.
В настоящее время информация рассматривается как один из основных ресурсов развития общества. Экономическая информация очень разнообразна и классифицируется относительно управления хозяйственными процессами и информационных потребностей пользователей на качественную и количественную.
Качественная информация может быть представлена различными сообщениями (визуальными, разговорными и др.), а количественная выражена конкретными числами.
В свою очередь количественная информация, как представлено на рисунке 1 - Классификация количественной информации, подразделяется на учетную и неучетную.
Количественная информация
Учетная
информация
Неучетная
информация
Оперативный учет
Бухгалтерский учет
Статистический учет
Рисунок 1 - Классификация количественной информации
Учетную информацию получают на предприятии с помощью учета. Под учетом понимают процессы наблюдения, сбора, идентификации, оценки, классификации, обработки, передачи и хранения информации о фактическом состоянии и изменениях экономического объекта.
Учетная информация отражает сведения о фактическом состоянии и изменениях в имущественном положении экономического субъекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, а также полученных финансовых результатах. Данная информация необходима внутренним и внешним пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений.
На базе учета строится динамичная модель функционирования объекта управления. Ее единство проявляется в органической взаимосвязи и взаимозависимости оперативного, бухгалтерского и статистического учета посредством учетной информации.
Эти виды учета взаимно дополняют друг друга, зачастую используя одну и ту же информацию. Вместе с тем каждый вид учета играет свою особую роль в информационном обеспечении управления. Различия этих видов учета определяются как формой конечных (выходных) документов, так и оценкой их содержания для управления.
Статистический учет исследуют процессы в экономике, культуре, спорте и других областях в целях анализа результатов различных процессов и прогнозирования дальнейшего их развития. Статистический учет использует агрегированные (обобщенные) данные оперативного и бухгалтерского учета, а также сведения, полученные при комплексных и выборочных наблюдениях.
Оперативный учет используется для оперативного получения информации, которая необходима для текущего управления предприятием и его подразделениями, а также для контроля за процессами и фактами хозяйственной жизни на отдельных участках производственной и финансовой деятельности.
К задачам оперативного учета относят наблюдение и документальное оформление процессов и фактов хозяйственной жизни предприятия, а также первичную обработку, накопление и представление данных для нужд оперативного управления и контроля. Особенностью оперативного учета является быстрота получения информации (оформление первичных документов непосредственно при осуществлении фактов хозяйственной жизни), т.е. оперативность, а также конкретность информации, зависящей от специфики отражаемых процессов и фактов. Однако оперативный учет не дает целостной картины функционирования экономического субъекта, так как использование информации оперативного учета ограничено временным периодом. Как правило, такая информация теряет свое значение для управления после завершения процесса или факта хозяйственной жизни.
Учетную информацию по отношению к системе бухгалтерского учета подразделяют на входную и выходную, структура и движение которой представлены на рисунке 2.
Рисунок 2 - Структура и движение учетной информации в системе бухгалтерского учета.
Входная информация по источникам поступления подразделяется на внутреннюю и внешнюю информацию экономического субъекта. Внутренняя информация включает первичную информацию, полученную в ходе повседневной регистрации фактов хозяйственной жизни, а также информацию других функциональных систем предприятия, например плановую, нормативную и разного рода справочную информацию. Внешняя информация - информация о внешней среде, например поставщиках и покупателях, ценах и др.
Особо следует выделить информацию, содержащуюся в законодательных документах, нормативных актах, инструкциях по бухгалтерскому учету, которая не подлежит обработке, но регулярно используется в профессиональной деятельности бухгалтера и при разработке автоматизированных систем бухгалтерского учета.
По отношению к процессам преобразования входная информация подразделяется на обрабатываемую и необрабатываемую. Необрабатываемая информация не используется и не обрабатывается информационной системой учета, но содержится в поступающих документах.
Такая информация, как правило, встречается в документах, которые используются не только учетными, но и другими функциональными службами. Входная обрабатываемая информация участвует в дальнейшей обработке и затем рассматривается как окончательный итог в виде результатной информации в выходных документах, т.е. отчетах.
Результатная информация вместе с необрабатываемой информацией составляет выходную информацию.
По назначению она разделяется на внутреннюю информацию, которую используют учетные и другие функциональные службы предприятия для анализа, контроля, а также при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов, контрагентов, государственных органов управления и т.п.
Итак, экономическая информация непосредственно связана с экономической деятельностью хозяйствующего субъекта, поэтому в информационной системе предприятия выделяют экономическую информационную систему (ЭИС), определяемую как совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.
В процессе преобразования информации в условиях применения автоматизированных систем важнейшей частью технических средств являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных посредством соответствующего программного обеспечения.
Таким образом, в процессе преобразования учетной информации с помощью компьютеров в системе бухгалтерского учета решаются задачи обеспечения оперативной обработки информации, автоматизации синтетического и аналитического учета, а также автоматизированного формирования всех видов отчетности, предоставляемой внешним и внутренним пользователям.
Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все эти элементы составляют автоматизированную систему бухгалтерского учета предприятия.
Одним из важнейших участков бухгалтерского учета является учет расчётов с поставщиками и подрядчиками.
Поставщики и подрядчики - это организации, поставляющие сырье, материалы и другие ТМЦ, а также оказывающие различные виды услуг и выполняющие различные работы.
Взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками возникают при заключении хозяйственных договоров. Расчеты осуществляются после отгрузки ими ТМЦ, выполнения работ, оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации - покупателя. Организации сами выбирают форму расчетов за поставленные ТМЦ, работы и услуги (расчеты платежными поручения, платежными требованиями, аккредитивами, чеками).
Цель учета - накопление и систематизация информации о расчётных операциях с поставщиками и подрядчиками по учёту поступающего сырье, материалов и других товарно-материальных ценностей, а также оказываемых услугах и выполненных работах.
При этом перед бухгалтерским учетом расчётов с поставщиками и подрядчиками стоят следующие задачи:
Комплекс задач учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, предусматривает обработку информации по значительной группе балансовых счетов, учёт по отдельным из них имеет свои особенности по формам представления первичной информации, способам обработки и форме исходящих информационных массивов.
Выполнение задач, стоящих перед учетом, способствует улучшению расчётно - платёжной и финансовой дисциплины, укреплению сотрудничества с поставщиками организации.
Задачи, подлежащие автоматизации учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками:
Формирование базы данных по учету расчётов с поставщиками и подрядчиками;
Формирование первичных документов по расчётам с поставщиками и подрядчиками;
Обобщение данных по возникновению кредиторской задолженности при поставках ТМИ и услуг ;
Обобщение операций по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
Распределение затрат на сырьё и материалы, приобретённые у поставщиков, и услуги, предоставленные подрядчиками, по объектам калькуляции;
Формирование выходных документов по учету расчётов с поставщиками и подрядчиками.
Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах.
Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности. Ввод информации в персональный компьютер обеспечивает взаимосвязь комплекса учёта расчётов с поставщиками с комплексами учёта кассовых и банковских операций.
Работа бухгалтера по данному участку работ регулируется следующими Положениями и нормативными документами:
Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая (в ред. от 27.12.2009 г.) и вторая (в ред. № 46 от 06.12. 2011 г.);
Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть первая (в ред. № 2 от 03.12.2011 г.) и вторая (в ред. № 16 от 06.12. 2011 г.).
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г. № 129- ФЗ (в ред. № 13 от 28.11. 2011 г.);
Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах»;
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 №94н. (в ред. № 4 от 08. 11. 2010 г.);
Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению"(в ред. № 4 от 08. 11. 2010 г.);
Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально - производственных запасов" ПБУ 5/01 (в ред. № 4 от 25. 10. 2010 г.);
Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008) (в ред. № 4 от 08. 11.2010 г.).