1.2.Организационно-распорядительная документация (орд).

ОРД – документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

В ОРД выделяют три группы документов:

1. распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, указания.);

2. организационные документы (уставы организации, положения, должностные ин­струкции, штатное расписание);

3)справочно-информационные документы (письма, акты, протоколы, записки (объяснительные, служебные, докладные), справки (личные, служебные), телеграммы, телефонограммы);

1.3. Унификация и стандартизация документов

В целях единообразия в процессах составления и оформления документов, сокращения количества документов, типизации их форм, повышения качества оформления, снижения трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке необходимо осуществлять унификацию и стандартизацию организационно-распорядительных документов (ОРД).

Унификацию можно определить как выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения . Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное месторасположение их на бумаге, а также определенный формат бумаги.

Последующее стабильное законодательное закрепление унификации в масштабах организации, отрасли и государства проводится с помощью стандартизации.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Термин "стандартизация" характеризуется тремя основными моментами:

1. она устанавливает на длительное время общегосударственные общеобязательные нормы создания документов с гарантией их соблюдения;

2. это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров, форм, правил, требований для всех документов;

3)это укрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший экономический эффект.

Один из принципов унификации ОРД заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации.

Формуляр-образец – модель построения формы документа, определяющая область его применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Каждый документ состоит из отдельных его элементов-реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.)

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение и место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Например, служебное письмо, протокол, акт, приказ имеют различный набор реквизитов.

1.4. Бланки документов, требования к оформлению бланков документов.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги определенного формата, на котором воспроизводится постоянная информация и отводится место для написания.

В соответствии с нормативно-правовыми и методическими документами в Республике Беларусь устанавливаются 2 вида бланков:

1. бланк для писем (используется исключительно для оформления писем)

2. общий бланк (оформляются ОРД).

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 и А5

Блан должен иметь поля: левое – 30 мм, правое не менее 8 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь должны изготавливаться исключительно типографским способом, использование ксерокопий не допускается и подлежать обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются (типографским способом) учетные порядковые номера в левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Учет гербовых бланков в организации должен вестись в журнале.

Право помещать в центре верхнего поля бланка изображение Государственного герба (в диаметре не более 17 мм) предоставлено только государственным организациям, негосударственные организации на месте Государственного герба помещают эмблему организации.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного вариантов расположения реквизитов флаговым или центрованным способом. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При центрованном начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Согласно Указу Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 года № 357 «об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» все организации, независимо от формы собственности обязаны оформлять реквизиты бланка для писем на двух государственных языках (белорусском и русском), т.е. продольным вариантом расположения реквизитов.