2.3 Справочно-информационные документы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, должность и фамилию с инициалами лица, на имя которого передается записка, дату, текст с изложением выводов и обоснованных предложений, должность и подпись составителя записки с расшифровкой подписи.

Докладные записки служат для контроля над выполнением поручений и заданий. В то же время они являются одной из форм проявления инициативы работников, направленной на совершенствование работы предприятия.

СПРАВКА СПРАВКА — это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения.

Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.)

Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.).

1. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

2. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 11.05.2012

или

За период с 01.01.2012 по 31.12.2012

В личных справках заголовок допускается не указывать.

3. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

4. Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

5. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

6. Датой справки является дата ее подписания.

Протокол.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов. Протокол ведется, как правило, во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания. Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания (заседания), если он один.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарём совещания.

Текст протоколов делится на вводную и основную часть.

В вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании) название докладов (отчётов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы (в именительном падеже).

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня .

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного (учебного) года.

Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организаций, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, составившей акт, название вида документа «АКТ», место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы.

Дата акта должна соответствовать дате события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Заголовок к тексту акта является содержанием актируемого события: « О списании имущества» и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляют состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описания и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения.

В конце текста акта перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве его экземпляров и структурных подразделениях, в которые они направлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, причем указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение Ректором колледжа и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Значительную часть служебной документации учреждений составляют письма. К составлению служебных писем предъявляют те же требования, что и к составлению других служебных документов.

ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

Письмами пользуются различные учреждения вне зависимости от их подчиненности. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть:

• информационные,

• гарантийные,

• рекламационные,

• коммерческие,

• письма-запросы,

• письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем:

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

Адресат, дата, индекс документа, ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом - заголовок к тексту, текст, возможно отметка о наличии приложения, подпись, фамилия и телефон исполнителя.

3. Письмо составляется только по одному вопросу. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном.

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- во вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;

- в основной части формулируется основная цель письма.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.