Тема 10. Ревизия деятельности вспомогательных и обслуживающих хозяйств.

1. Ревизия показателей работы автотранспорта.

2. Ревизия правильности составления сметы расходов.

1.Ревизия показателей работы автотранспорта.

Автотранспортные предприятия (АТП) выполняют работы по перевозке грузов, пассажиров, по экспедированию, а также погрузочно-разгрузочные операции и услуги. Взаимоотношения между АТП и заказчиками регулируются договором, в котором указываются маршруты и характер перевозок, объем и период их выполнения, порядок расчетов и т.д.

Перевозка груза автотранспортом осуществляется при наличии товарно-транспортной накладной (ТТН) установленной формы. Когда перевезенные автотранспортом грузы не поддаются учету путем замера, взвешивания, то оплата производится по почасовому тарифу на основании заказа и данных путевого листа, заверенных заказчиком.

ТТН является документом, на основании которого грузопроизводитель производит списание товарно-материальных ценностей, а грузополучатель их оприходывание. Вместе с путевым листом ТТН используется для учета объемов работы, выполненных АТП, и основанием для расчетов с заказчиками за перевозку грузов, погрузочно-разгрузочные работы, экспедирование. И др.

Погрузочно-разгрузочные работы взаимосвязаны с работой по транспортировке грузов. Поэтому объем этих работ отражается в тех же ТТН с указанием способа их выполнения (ручной или механизированный)

Данные товарно-транспортных документов и путевых листов служат основанием для определения выполнения плана грузоперевозок, оказания услуг, проведения взаиморасчетов между АТП и заказчиком, начисления заработной платы водителям и амортизации подвижного состава, создания необходимых резервов. На АТП по каждому грузовому транспорту ведется карточка учета работы автомобиля.

В ней ежедневно на основании данных раздела путевого листа делаются записи о выполненных объемах работ. Итоговые записи этих карточек служат основание для составления месячной сводной ведомости учета работы грузового автомобиля по маркам автомобилей, а последние – для составления отчета работе автотранспорта.

Проверку деятельности АТП проводят в соответствии с инструкцией о порядке организации и проведения ревизии и проверок финансово-хозяйственной деятельности объединений, предприятий, организаций и учреждений Министерства транспорта и коммуникаций РБ, утвержденной Министром транспорта и коммуникаций РБ 28.06.96. На ряду с этим, при проведении ревизии руководствуются нормативными документами и инструктивными материалами, регулирующими ведение учета и составления отчетности в АТП РБ.

Ревизию выполнения плана перевозок и услуг целесообразно начинать с проверки достоверности учетных и отчетных данных о фактических объемах перевозок и услуг. Данные путевых листов, составленных на основании ТТН, сопоставляют на основании сводных ведомостей учета работы грузовых автомобилей.

Проверку достоверности данных путевых листов и товарно-транспортных документов целесообразно проводить выборочно за месяц или квартал по отдельным маркам автомобилей или водителям. При проверке необходимо установить, на все ли перевозки, отраженные в путевых листах, имеются товарно-транспортные документы, подтверждающие объемы выполненных работ, а так же все ли реквизиты этих документов заполнены.

Особое внимание следует уделит проверке наличия подписей грузоотправителей и грузополучателей, а так же других лиц предусмотренных формами товарно-транспортных документов.

Проверку правильности данных путевых листов и их соответствия данным ТТН, прилагаемым к путевым листам, следует осуществлять посредством встречной проверки у двух или трех грузополучателей или грузоотправителей и установить, действительно ли ТТН служат основанием на списание грузов у грузоотправителя и на оприходывание его у грузополучателя, идентичности их содержания.

В ней ежедневно на основании данных раздела путевого листа делаются записи о выполненных объемах работ. Итоговые записи этих карточек служат основание для составления месячной сводной ведомости учета работы грузового автомобиля по маркам автомобилей, а последние – для составления отчета работе автотранспорта.

В период проверки аудитор должен установить:

-наличие актов замера из таблиц расстояний перевозок;

-соблюдение установленного Инструкцией порядка заполнения и обработки путевого листа;

-случаи выдачи путевых листов водителям без сдачи предыдущих;

-своевременность передачи надлежащим образом оформленных путевых листов и ТТН на обработку;

-качество первичных документов, сдава­емых на обработку (путевые листы, ТТН) и выполнение графиков их сдачи;

-порядок организации приема и обра­ботки транспортной документации;

-организацию контроля достоверности показаний спидометра;

-разработанные мероприятия по орга­низации работы с клиентурой по сокраще­нию сверхнормативных простоев автомоби­лей и улучшение их использования;

-организацию контроля работы автомо­билей на линии;

-организацию выполнения графиков сверки клиентурой выполненных объемов пе­ревозок;

-порядок внесения изменений в отчет­ность о выполнении плана транспортных пе­ревозок, выявление приписок.

В АТП автомобили являются основными средствами, которые в процессе эксп­луатации обеспечивают выполнение плановых заданий по перевозкам.

Поэтому при ревизиях АТП с привлечением соответствующих специалистов необходимо проводить инвентаризацию автомобилей. На средних и небольших предприятиях инвентаризацию автотранс­портных средств целесообразно производить в полном объеме, а на крупных - выборочно. При сопоставлении фактических данных бухгалтерского учета и при установлении расхождений используется информация, содержащаяся в первичных документах. По каждому факту расхождений следует установить причины и точную оцен­ку недостающих или излишних автомобилей.

Инвентаризации необходимо подвергать все автомобили независимо от технического состояния и места нахождения. Автомобили, которые на день инвентаризации находятся за пределами АТП, следует включить в отдельную опись на основании соответствующих документов, подтверждающих факт их отправки. Автомобили, находившиеся в рейсе, после их возвращения подвергаются проверке, о чем делается соответствующая запись в инвентаризационной описи.

В отдельной описи следует отразить не­исправные автомобили.

Фактическое наличие автомобилей, находящихся в ремонте и сданных в аренду, нуж­но установить в результате встречной провер­ки в авторемонтных предприятиях и у арен­даторов. В процессе инвентаризации ревизор устанавливает, все ли автомобили и прицепы закреплены за отдельными водителя­ми. Кроме того, по первичным документам и учетным данным устанавливают правильность и Своевременность оприходывания и списа­ния автомобилей.

При ревизии организации техническо­го обслуживания и ремонта подвижного состава необходимо проверить коэффициент выпуска автомобилей на линию, который оп­ределяется отношением количества автомобилей, отбывших к заказчикам для оказания транспортных услуг, к числу автомобилей, имеющихся в АТП, выраженным в процентах.

В случае невыполнения планового коэффициента выпуска автомобилей на линий устанавливают причины и виновных в этом должностных лиц.

При проверке обращают внимание на рациональное использование имеющихся производственных возможностей; техничес­кое состояние оборудования; наличие не установленного и неиспользуемого обору­дования, причины и мероприятия по ликви­дации бесхозяйственности в использовании оборудования; своевременность ремонта зданий и оборудования.

Особо проверяются операции по по­ступлению, движению, списанию, а так­же состоянию учета автомобильных шин на складе и в эксплуатации. При ревизии операций по автомобильным шинам необхо­димо проверить организацию хранения автомобильных шин: правильность их эксплуатации и своевременность перестановки шин; ведется ли журнал проверки давления в ши­нах; случаи эксплуатации шин с изношенны­ми и поврежденными протекторами. Наряду с этим выясняют факты выполнения плана ремонта автошин и наличия шин, требующих ремонта.

В период ревизии следует проверить законность списания автошин в утиль и правильность оформления карточек учета работы автопокрышек.

Автомобильные шины в АТП учитыва­ются обособленно, а сама техника учета имеет свои особенности, которые ревизор должен принимать во внимание при проверке.

Поступающие в АТП шины оформляются в установленном порядке.

При проверке устанавливают порядок определения затрат на восстановление из­носа И ремонт основных средств; наличие утвержденных норм пробега и перечня ав­тохозяйств, работающих на дорогах с усо­вершенствованными типами покрытий; слу­чаи неправильного применения норм на износ автошин и в какой степени это ока­зало влияние на экономические показате­ли автохозяйства; правильность отражения в бухгалтерском учете по видам перевозок начисленного износа и транспортно-заготовительных расходов и наценок.

Автошины восстанавливаются за счет резерва, образованного в результате отчислений на каждый километр пробега по установленным нормам.

На каж­дую автошину открывается индивидуаль­ная учетная карточка, в которой техник по учету резины (или другое уполномоченное лицо) отражает ее движение - в эксплуатации, ремонте, на складе..

Учет пробега шин ведется по каждому автомобилю и по каждой покрышке в учетной карточке, которая служит основанием для предъявления рекламации заводам-изготови­телям и для премирования водителей. В слу­чае премирования водителей нужно выяснить, соблюдалось ли Положение о премировании водителей и других рабочих за увеличение пробега автошин.

При ревизии использования топлива и смазочных материалов, в соответствии с Инструкцией, необходимо проверить:

-разработаны ли конкретные меропри­ятия по экономному расходованию горюче-смазочных материалов (ГСМ) и обеспечивают ли они установленный уровень экономии по отношению к выделенному фонду;

-соблюдение установленного порядка хранения и транспортировки нефтепродуктов;

-своевременность и правильность оприходывания поступающих ГСМ;

-состояние нефтехозяйства;

-соблюдение установленных норм рас­хода ГСМ, состояние учета расходования ГСМ в целом по автохозяйству и отдельно по во­дителям и автомобилям в разрезе месячных итогов работы;

-причины имеющегося перерасхода нефтепродуктов

-обоснованность списания нефтепродуктов на ремонт и окраску автомобилей, а также на естественную убыль;

-правильность оформления документов на отпуск ГСМ для заправки автомобилей;

-работу инвентаризационной комиссии по проверке удельного вёса горючего, наличия остатков ГСМ на складах и в баках авто­мобилей на первое число месяца; дать оценку составляемым актам и принимаемым по ним решениям.

Данные о наличии топлива в баках должны подтверждаться актами замеров остатков.

Наряду с этим, проверке подвергается путевая документация, где в первую оче­редь обращают внимание на использование ГСМ. Кроме того, проводят сверку заправоч­ных ведомостей с путевыми листами. При проверке путевых листов по этому вопросу уточняют таксировку количества израсходо­ванного топлива за определенный времен­ной период на пробег, указанный в путевых листах.

Путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта. Заполнение всех реквизитов путевого листа является обязательным для всех государственных и негосударственных предприятий и учреждений, имеющих как собственные, так и арендуемые автомобили. Путевой лист действителен только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем пу­тевого листа предыдущего дня работы. На более длительный срок путевые листы вы­даются только в случае командировки, ког­да водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, а также лица, отвечающие за эксплуатацию автомо­билей и участвующие в заполнении документа.

При ревизий расчетов за автоперевоз­ки необходимо исследовать порядок приема и оформления заказов на перевозку грузов, при этом обратить внимание на следующий аспект – визируются ли заказы работниками финансовых служб. Кроме того проверяются соблюдение установленного порядка расчетов за автоперевозки; организацию оперативного контроля за отработкой полученных от клиентуры плановых платежей.

При наличии сумм дебиторской задол­женности за автоперевозки выясняют их причины и реальность по взысканию. Наря­ду с этим, ревизору необходимо изучить своевременность предъявления счетов за­казчикам за автоперевозки. Если в ревизу­емом периоде имелось несоблюдение ус­тановленных сроков, выяснить причины за­держки и виновных в этом лиц.

При ревизии себестоимости автоперевозок необходимо проверить, как выполняются плановые задания по себестоимости автоперевозок, правильность составления плановых и отчетных калькуляций, полноту и своевременность отнесения всех издержек на себестоимость автоперевозок, правильность отнесения на себестоимость перевозок амортизационных отчислений. При выявлении случаев отнесения части расходов данного месяца на себестоимость перевозок следующего месяца или фактов включения в себестоимость перевозок отчетного месяца расходов будущего перио­да определяют, как это сказалось на ко­нечных результатах хозяйствования АТП. При выявлении откло­нений фактической себестоимости по от­дельным видам автоперевозок (по статьям калькуляции) от плановой - устанавливают причины и виновных в этом лиц.

Вместе с этим необходимо проверить:

-исполнение сметы накладных расходов, причины отклонения по отдельным статьям от плановых нормативов;

-мероприятия, проводимые автохозяй­ством по режиму экономии, выявлению и ис­пользования резервов по снижению себес­тоимости;

-случаи отнесения на себестоимость перевозок расходов, которые должны производиться за счет специальных фондов или средств целевого финансирования и связанных с обслуживанием бытовых нужд персонала АТП; расход на содержание культурно-бытовых учреждений и проведения мероприятий, связанных с осуществлением строительно-монтажных работ и капитальным ремонтом зданий, сооружении, автоагрегатов и оборудования.