Тема 6. Класифікація управлінських документів

План

1. Базові, інфраструктурі, дисциплінарні системи до­кументації.

2. Типові документи, що створюються в діяльності ор­ганів державної влади та місцевого самоврядування.

Завдання для самостійної роботи

1. Охарактеризуйте базові системи документації.

2. Проаналізуйте інфраструктури^ дисциплінарні систе­ми документації.

3. Визначте типові документи, що створюються в діяль­ності органів державної влади та місцевого самоврядування.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Питання 1. Базові, інфраструктуриі, дисциплінарні системи документації

Класифікація для існування в реальному вимірі, як за­значав основоположник науки про документ Поль Отле, повин­на бути виражена. Проблеми класифікації управлінських доку­ментів вперше були сформовані російським науковцем проф. К.Г. Мітяєвим у середині 60-х рр. XX ст. Потреба в поділі до­кументів на окремі групи та системи документації були розгля­нуті ним у нерозривному зв'язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку доку­ментів.

Упровадження на початку 80-х рр. у діловодство комп'ютерної техніки, створення уніфікованих форм докумен­тів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документованої систе­матики. Основні методологічні засади цього напряму були сфо­рмовані російським ученим А.М. Соковою. Для побудови сис­тем документації дослідниця обрала вид документа як об'єктивно існуючу групу документів, що характеризується єд­ністю функцій у соціальному середовищі, єдністю номіналу та

єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює проф. С.Г. Кулешов, лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типоло­гічних схем документації. Так, досить ґрунтовною в цьому від­ношенні є запропонована проф. А.М. Соковою Примірна схема поділу документів за т.зв. систематичними категоріями, яка мі­стить блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних си­стемах.

Усі системи документації офіційного походження можна поділяти на базові, інфраструктури! та дисциплінарні.

Базові - це сукупність систем документації, що утвори­лися у результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функ­ціонування.

Складові системи базової документації офіційного похо­дження містять сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них, у свою чергу, містять ще ни­зку систем документації.

Інфраструктурні види документації названі так через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової ' сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, еко­номічній сфері тощо. Цей блок містить управлінські, норматив­ні та інформаційні групи документів.

Дисциплінарні (галузеві) - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціаль­ної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науко­во-технічній) галузі знань.

Групування документів у межах цього блоку проф. Ку- лєшов С.Г. пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та приро­дничі. До технічної системи документації належать будівельна, транспортна, енергетична, машинобудівна, житлово- комунальна тощо, до гуманітарної - соціологічна, екологічна, етнографічну тощо, а до природничої - геологічна, картографі­чна, метеорологічна.

До дисциплінарних видів документації можна було б до­дати також документацію праводілової сфери (судової, нотарі­альної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ).

Проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця ще не вирішені. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) доку­ментації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем.

У Переліку типових документів, що утворюються в дія­льності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням стро­ків зберігання документів, подані види номіналів документів за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами. У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх ви­дів та питань, що в них відображаються з умовним поділом на:

• документи, що створюються в управлінській діяльності;

• документи, що створюються в науково-технічній та виробничій діяльності.

Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначен­ня подальшої роботи з ними. Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, відтак знайти потрібний документ буде зо­всім нескладно.

Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організа­ції, індексацію справ, встановлює строки зберігання документів.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 010-98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управління й виступає складо­вою державної системи класифікації та кодування документів документації. Системи документації, що викладені в ньому, згруповані як звітно-статистичні, банківські, ресурсні, фінансо­ві, торговельні, зовнішньоторговельні тощо, віднесені до управ­лінської документації.

Організацією може вестись також й інша документація (робочі інструкції, мережеві графіки, плани заходів з якості то­що), що не є обов'язковими для розробки системи менеджменту якості. Удосконалення організації руху й змісту ділових доку­ментів за умов однієї установи, групи установ чи у масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує вико­нання документами певних соціальних функцій.

Спробуємо розбити на групи сукупність офіційної доку­ментації, що циркулює в установі (об'єднанні), за її тематични­ми видами, виходячи з потреб практичної роботи з документа­ми та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи.

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї ді­яльності, - це організація (група) людей об'єднаних певною ме­тою, які виконують ті чи інші функції. Управляти нею має єди­ний керівний орган, який буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації спрямовуватимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності. Більшу частину фонду документації установи становить її управлінська доку­ментація. Незалежно від напрямів діяльності установи, управ­лінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в наявності у кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що засто­совуються в установі. Це, перш за все, організаційно- розпорядча документація, що містить документацію з організа­ції систем та процесів управління, управління кадрами та з оці­нки трудової діяльності. До цього виду документації відносять­ся організаційні (статут, положення, правила та інструкції), ро­зпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояс­нювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона є основою для її оціню­вання і показує, наскільки дієвим є управління вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.

Успішне функціонування установи неможливе без точ­ного відображення її економічних показників, виваженої ціно­вої політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партне­рами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показни­ків, що знаходять своє відображення в економічній документа­ції (плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо). Зазначена документація є базовою для прийняття управ­лінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих доку­ментів.

Основою бухгалтерсько-облікової документації є звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо.

До фінансової документації належать фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про ви­користання валютних планів, проведення платежів, надходжен­ня валюти тощо.

До управлінської можна, певним чином, віднести кадро­ву документацію, що відображає облік та організацію роботи з персоналом установи, проведення атестації та встановлення кваліфікацій, зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо.

Окремо можна виділити документацію з соціальних пи­тань та соціального захисту, а також словниково-довідкову до­кументацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управ­лінські документи, як зазначає проф. С.Г. Кулєшов, можна роз­ділити за дворівневими класифікаціями на групи (класи доку­ментів), що, в свою чергу, будуть поділятись на підгрупи (підк­ласи) та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання Колегії міністерства, наказ про прийняття на роботу чи звіль­нення, пояснювальна записка). Існує також проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (озна­кою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи, у свою чергу, можуть поділятися на ті, що підляга­ють, і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термі­нові чи безстрокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надан­ня відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкрива­ється у його змісті.

Питання 2. Типові документи, що створюються в ді­яльності органів державної влади та місцевого самовряду­вання

Відповідно до Наказу від 26.11.01, зареєстрованого в Мі­ністерстві юстиції України 11.12.01 "Про внесення доповнень до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків збе­рігання документів" до документів, що створюються в діяльно­сті органів державної влади та місцевого самоврядування нале­жать:

• протоколи, стенограми загальних зборів, з'їздів, кон­ференцій вищого органу організації (трудового колективу, учас­ників, засновників, акціонерів, пайовиків);

• постанови, рішення, рекомендації колегіального вико­навчого органу організації (правління, ради директорів, дирекції ради орендарів);

• протоколи, стенограми засідання колегіального вико­навчого органу організації (правління, ради директорів, дирекції ради орендарів);

• постанови, рішення, рекомендації контрольного орга­ну організації (наглядової, піклувальної ради, ревізійної комі­сії);

• протоколи, стенограми засідань контрольних органів організації (наглядової, піклувальної ради, ревізійної комісії);

• листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основ­них питань діяльності;

• висновки ревізійної комісії, аудитора (аудиторської фір­ми), центральних та місцевих органів фінансового контролю;

• документи (рішення, постанови довідки, доповідні за­писки, акти, висновки, листування) службових розслідувань;

• реєстри суб'єктів підприємницької діяльності, зовні­шньоекономічної діяльності, ліцензійні;

• реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяль­ності;

• свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприєм­ницької діяльності, учасника зовнішньоекономічної діяльності;

• протоколи, рішення експертних рад з ліцензування певних видів господарської діяльності;

• документи з ліцензування певних видів господарської діяльності:

а) ліцензійні справи;

б) журнали обліку заяв і виданих ліцензій;

в) ліцензії;

• документи (сертифікати свідоцтва, атестати, подання, протоколи, рішення, звіти, обґрунтування, положення, книги реєстрації тощо) з атестації, акредитації організацій;

• контракти про права та обов'язки:

а) з керівником організації;

б) з членами колегіальних та інших органів організації;

• реєстр акціонерів;

• реєстр власників цінних паперів;

• список пайовиків;

• список осіб, що мають право на одержання дивідендів;

• журнали (книги) обліку роботи з акціями і видачі ви­писок з реєстру акціонерів;

• документи (сертифікати, свідоцтва, акти) на прийман- ня-передавання акцій (пакетів акцій);

• положення про часткову власність, випуск і розподіл акцій, цінних паперів, зразки акцій, проспект емісії акцій. До­кументи (підписні аркуші, заявки на придбання акцій аркуші- підтвердження, картки обліку прибутку акціонерів тощо) з ак- ціонування;

• договори продажу-купівлі акцій, цінних паперів акці­онерами;

• договори міни цінних паперів, договори доручення, договори на обслуговування;

• картки обліку операцій з цінними паперами;

• відомості про участь організації як засновника в ін­ших організаціях;

• документи (доповідні записки інформації, довідки, ві­домості, зведення) з основної галузевої (специфічної) діяльності організації;

• документи (доповідні записки, інформації, довідки, відомості, зведення) з оперативної галузевої (специфічної) діяль­ності організації;

• документи (протоколи, акти, баланси, висновки, пові­домлення, рішення судів, виписки з державного реєстру, заяви, довідки тощо) про ліквідацію організації;

• протоколи, стенограми загальних зборів, з'їздів, кон­ференцій вищого органу організації (трудового колективу, учас­ників, засновників, акціонерів, пайовиків);

• постанови, рішення, рекомендації колегіального вико­навчого органу організації (правління, ради директорів, дирекції ради орендарів);

• протоколи, стенограми засідання колегіального вико­навчого органу організації (правління, ради директорів, дирекції ради орендарів);

• постанови, рішення, рекомендації контрольного орга­ну організації (наглядової, піклувальної ради, ревізійної комі­сії);

• протоколи, стенограми засідань контрольних органів організації (наглядової, піклувальної ради, ревізійної комісії);

• листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування з основ­них питань діяльності;

• висновки ревізійної комісії, аудитора (аудиторської фір­ми), центральних та місцевих органів фінансового контролю;

• документи (рішення, постанови довідки, доповідні за­писки, акти, висновки, листування) службових розслідувань;

• реєстри суб'єктів підприємницької діяльності, зовні­шньоекономічної діяльності, ліцензійні;

• реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяль­ності;

• свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприєм­ницької діяльності, учасника зовнішньоекономічної діяльності;

• протоколи, рішення експертних рад з ліцензування певних видів господарської діяльності;

• документи з ліцензування певних видів господарської діяльності:

а) ліцензійні справи;

б) журнали обліку заяв і виданих ліцензій;

в) ліцензії;

• документи (сертифікати свідоцтва, атестати, подання, протоколи, рішення, звіти, обгрунтування, положення, книги реєстрації тощо) з атестації, акредитації організацій;

• контракти про права та обов'язки:

а) з керівником організації;

б) з членами колегіальних та інших органів організації;

• реєстр акціонерів;

• реєстр власників цінних паперів;

• список пайовиків;

• список осіб, що мають право па одержання дивідендів;

• журнали (книги) обліку роботи з акціями і видачі ви­писок з реєстру акціонерів;

• документи (сертифікати, свідоцтва, акти) на прийман- ня-передавання акцій (пакетів акцій);

• положення про часткову власність, випуск і розподіл акцій, цінних паперів, зразки акцій, проспект емісії акцій. До­кументи (підписні аркуші, заявки на придбання акцій аркуші- підтвердження, картки обліку прибутку акціонерів тощо) з ак- ціонування:

• договори продажу-купівлі акцій, цінних паперів акці­онерами;

• договори міни цінних паперів, договори доручення, договори на обслуговування;

• картки обліку операцій з цінними паперами;

• відомості про участь організації як засновника в ін­ших організаціях;

«документи (доповідні записки інформації, довідки, ві­домості. зведення) з основної галузевої (специфічної) діяльност і організації:

• документи (доповідні записки, інформації, довідки, відомості, зведення) з оперативної галузевої (специфічної) діяль­ності організації;

• документи (протоколи, акти, баланси, висновки, пові­домлення. рішення судів, виписки з державного реєстру, заяви, довідки тощо) про ліквідацію організації;

• документи (свідоцтва, акти, договори) на право влас­ності на землю, споруди, майно, на право володіння, користу­вання, розпорядження майном, про внесення вкладів, паїв;

• журнали (книги) обліку видачі свідоцтв на право влас­ності на землю, споруди, майно - журнали (книги) обліку ви­дачі свідоцтв про внесення вкладів, паїв.

Отже, типові документи, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, відпові­дають тому переліку, який затверджений вищевказаним зако­ном.

Завдання для повторення та закріплення матеріалу

1. Які вчені працювали над питанням створення уніфіко­ваних форм документів?

2. Назвіть документи, які належать до організаційно- розпорядчої документації.

3. Який наказ регламентує документи, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самовряду­вання?