Тема 8. Діловодство в практичній діяльності юридичної служби підприємства

План

1. Участь у підготовці, укладанні та контролі за вико­нанням господарських договорів (контрактів) з іншими підпри­ємствами, установами, організаціями.

2. Організація претензійної роботи. Сприяння претензій, позовів.

Завдання для самостійної роботи

1. Охарактеризуйте зміст господарських договорів.

2. Розкрийте зміст організації та ведення претензійної роботи юридичної служби.

3. Проаналізуйте процес позовної роботи юридичної служби.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Питання 1. Участь у підготовці, укладанні та конт­ролі за виконанням господарських договорів (контрактів) з іншими підприємствами, установами, організаціями

Укладання господарського договору - це зустрічні до­говірно-процедурні дії двох або більше суб'єктів господарю­вання щодо вироблення умов договору, які відповідають їх реа­льним намірам та економічним інтересам, а також юридичне оформлення договору (надання цим умовам певної форми) як правового акта.

Особливістю господарських договорів є те, що при їх ук­ладанні застосовуються певні техніко-юридичні процедури, тобто порядок висловлення пропозиції про укладання договору (оферти) та прийняття її (акцепту) значною мірою формалізова­ний.

У Господарському кодексі України (ГК) уперше в нор­мативному порядку узагальнено і сформульовано загальні умо­ви укладання договорів, що породжують господарські зобов'я­зання.

Зокрема, ч. З ст. 179 ГК України встановлено, що укла­дення господарського договору є обов'язковим для сторін, якщо він заснований на державному замовленні, виконання якого є обов'язком для суб'єкта господарювання у випадках, передба­чених законом, або існує пряма вказівка закону щодо обов'язковості укладення договору для певних категорій суб'єктів господарювання чи органів державної влади чи орга­нів місцевого самоврядування. Державні замовлення на постав­ку продукції є обов'язковими, якщо виконання державного за­мовлення не спричинює збитків виконавцям державного замов­лення (ч. 8 ст. 2 Закону України "Про поставки продукції для державних потреб"), що повністю або частково знаходяться у державній власності (державні підприємства, установи та орга­нізації, акціонерні товариства, у статутному фонді яких конт­рольний пакет акцій належить державі, орендні підприємства, заснованих на державній власності), а також для суб'єктів гос­подарської діяльності України всіх форм власності - монополіс­тів на відповідному ринку продукції.

При укладенні господарських договорів сторони мо­жуть визначати його зміст на основі:

а) вільного волевиявлення, коли сторони мають право погоджувати на свій розсуд будь-які умови договору, що не су­перечать законодавству;

б) примірного договору, рекомендованого органом управління суб'єктам господарювання для використання при укладанні ними договорів, коли сторони мають право за взаєм­ною згодою змінювати окремі умови, передбачені примірним договором, або доповнювати його зміст;

в) типового договору, затвердженого Кабінетом Мініст­рів України, чи у випадках, передбачених законом, - іншим ор­ганом державної влади, коли сторони не можуть відступати від змісту типового договору, але мають право конкретизувати йо­го умови;

г) договору приєднання, запропонованого однією сторо­ною для інших можливих суб'єктів, коли ці суб'єкти у разі всту­пу в договір не мають права наполягати на зміні його змісту.

Укладання договору на основі вільного волевиявлення сторін може відбуватися у спрощений спосіб або у формі єди­ного документа, з додержанням загального порядку укладання договорів, установленого ст. 181 ГК України. Укладання госпо­дарських договорів на основі примірних і типових договорів повинно здійснюватися з додержанням умов, передбачених ст. 179 ГК України, не інакше як шляхом викладення договору у вигляді єдиного документа, оформленого згідно з вимогами ст. 181 ГК України та відповідно до правил, встановлених нор­мативно-правовими актами щодо застосування примірного або типового договору.

Питання 2. Організація претензійної роботи. Спри­яння претензій, позовів

Претензійно-позовна робота - один із важливіших на­прямів правової роботи. Подання претензій та позовів організа­ціями, підприємствами, установами є одним із найбільш дійо­вих способів захисту інтересів організації (підприємства, уста­нови). Шляхом подання претензій (за домовленістю сторін) та позовів до своїх контрагентів з приводу порушення тих чи ін­ших зобов'язань організація захищає свої законні інтереси, ви­магає поновлення порушених прав. За кожною претензією, кож­ним позовом, що виникає в організації, якщо претензійна чи по­зовна вимога має реальні підстави, можна побачити конкретні недоліки в господарській діяльності. Усунення цих недоліків необхідне для забезпечення нормальної роботи підприємства, організації.

Оформлення та облік претензійних та позовних матері­алів. У тих випадках, коли за домовленістю сторін передбаче­ний порядок досудового врегулювання спорів (ст. 5 Господар­ського процесуального кодексу України), організація може за­хищати своє порушене право чи законний інтерес шляхом по­дання претензії до контрагента.

Зміст організації та ведення претензійної роботи юри­дичною службою полягає у наступному:

• підготування разом із зацікавленими підрозділами проекту наказу про порядок ведення претензійної роботи;

• одержання від структурних підрозділів документів, необхідних для подання претензій;

• перевірка наявності права на подання претензії та повно­ти матеріалів для їх обґрунтування;

• складання проекту претензії та подання на підпис ке­рівникові організації;

• облік і реєстрація поданих та одержаних претензій;

• розгляд одержаних претензій;

• складання проекту відповіді на претензію та подання на підпис керівникові організації;

• контроль за своєчасністю одержання (подання) відпо­віді на претензію;

• аналіз та узагальнення практики розгляду претензій, внесення пропозицій керівникові організації про відповідаль­ність конкретних посадових осіб та структурних підрозділів, які допустили порушення господарських зобов'язань перед контр­агентами.

Юридична служба організації, підприємства організує та веде позовну роботу із захисту прав та законних інтересів орга­нізації.

Процес позовної роботи юридичної служби, це, зокрема:

• реєстрація та облік позовних заяв;

• підготування відповідних документів для подання по­зову чи заперечень проти позову (відзиву на позов);

• складання позовних заяв;

• підготування відзиву на подану до організації позовну

заяву;

• участь у розгляді справ у господарському (загальному, адміністративному) суді в якості представника юридичної осо­би;

• контроль за своєчасним одержанням рішень, ухвал та інших документів суду, внесення у разі необхідності керівництву організації пропозицій щодо їх виконання чи оскарження;

• аналіз та узагальнення позовної роботи (відомості про якість оформлення позовних матеріалів, суми позовів, причини невиробничих витрат та інші недоліки у роботі організації);

• внесення керівництву організації пропозицій щодо усунення недоліків у господарській діяльності, виявлених при розгляді позовних заяв, за наслідками проведених узагальнень позовної роботи;

• прийняття заходів до відшкодування завданих органі­зації (підприємству) збитків.

Узагальнення наслідків претензійно-позовної роботи. Юридична служба організації, підприємства, установи за нас­лідками певного періоду (місяць, квартал, півріччя, рік) уза­

гальнює результати проведеної претензійно-позовної роботи. У процесі аналізу претензійно-позовної роботи організації необ­хідно узагальнити інформацію за такими розділами:

• кількість претензій, поданих організацією, сума;

• кількість задоволених організацією претензій, сума;

• кількість відхилених претензій, поданих організацією,

• кількість поданих позовів організацією, сума;

• кількість задоволених позовів, поданих організацією,

• кількість відхилених позовів, поданих організацією,

• кількість поданих до організації претензій, сума;

• кількість задоволених претензій, поданих до організа­ції, сума;

• кількість відхилених претензій, поданих до організа­ції, сума;

• кількість поданих позовів до підприємства, сума;

• кількість задоволених позовів, поданих до підприєм­ства, сума;

• кількість відхилених позовів, поданих до підприєм­ства, сума.

На підставі наявної інформації необхідно встановити причини та умови, що сприяли виникненню претензій та позо­вів як до організації, так і організацією до господарюючих суб'єктів (контрагентів, партнерів). Аналізуються втрати сум за претензійно-позовною роботою. Після проведеного аналізу пре- тензійно-позовної роботи юридична служба складає для керів­ництва підприємства, організації, установи аналітичну довідку (доповідну записку), у якій даються пояснення, наводяться най­частіші порушення, що допускаються окремими службами (під­розділами) організації та їх посадовими особами, найбільші та найхарактерніші претензії та позови.

сума;

сума; сума;

За наслідками аналізу та узагальнення претензійно- позовної роботи юридична служба має підготувати пропозиції

• контроль за своєчасністю одержання (подання) відпо­віді на претензію;

• аналіз та узагальнення практики розгляду претензій, внесення пропозицій керівникові організації про відповідаль­ність конкретних посадових осіб та структурних підрозділів, які допустили порушення господарських зобов'язань перед контр­агентами.

Юридична служба організації, підприємства організує та веде позовну роботу із захисту прав та законних інтересів орга­нізації.

Процес позовної роботи юридичної служби, це, зокрема:

• реєстрація та облік позовних заяв;

• підготування відповідних документів для подання по­зову чи заперечень проти позову (відзиву на позов);

• складання позовних заяв;

• підготування відзиву на подану до організації позовну

заяву;

• участь у розгляді справ у господарському (загальному, адміністративному) суді в якості представника юридичної осо­би;

• контроль за своєчасним одержанням рішень, ухвал та інших документів суду, внесення у разі необхідності керівництву організації пропозицій щодо їх виконання чи оскарження;

• аналіз та узагальнення позовної роботи (відомості про якість оформлення позовних матеріалів, суми позовів, причини невиробничих витрат та інші недоліки у роботі організації);

• внесення керівництву організації пропозицій щодо усунення недоліків у господарській діяльності, виявлених при розгляді позовних заяв, за наслідками проведених узагальнень позовної роботи;

• прийняття заходів до відшкодування завданих органі­зації (підприємству) збитків.

Узагальнення наслідків претензійно-позовної роботи. Юридична служба організації, підприємства, установи за нас­лідками певного періоду (місяць, квартал, півріччя, рік) уза­

гальнює результати проведеної претензійно-позовної роботи. У процесі аналізу претензійно-позовної роботи організації необ­хідно узагальнити інформацію за такими розділами:

• кількість претензій, поданих організацією, сума;

• кількість задоволених організацією претензій, сума;

• кількість відхилених претензій, поданих організацією,

• кількість поданих позовів організацією, сума;

• кількість задоволених позовів, поданих організацією,

• кількість відхилених позовів, поданих організацією,

• кількість поданих до організації претензій, сума;

• кількість задоволених претензій, поданих до організа­ції, сума;

• кількість відхилених претензій, поданих до організа­ції, сума;

• кількість поданих позовів до підприємства, сума;

• кількість задоволених позовів, поданих до підприєм­ства, сума;

• кількість відхилених позовів, поданих до підприєм­ства, сума.

На підставі наявної інформації необхідно встановити причини та умови, що сприяли виникненню претензій та позо­вів як до організації, так і організацією до господарюючих суб'єктів (контрагентів, партнерів). Аналізуються втрати сум за претензійно-позовною роботою. Після проведеного аналізу пре­тензійно-позовної роботи юридична служба складає для керів­ництва підприємства, організації, установи аналітичну довідку (доповідну записку), у якій даються пояснення, наводяться най­частіші порушення, що допускаються окремими службами (під­розділами) організації та їх посадовими особами, найбільші та найхарактерніші претензії та позови.

сума;

сума; сума;

За наслідками аналізу та узагальнення претензійно- позовної роботи юридична служба має підготувати пропозиції

(проект наказу) про необхідні заходи для усунення виявлених порушень, про притягнення до відповідальності (або заохочен­ня за якісну роботу) працівників за наслідками роботи у певно­му періоді. Посадові особи та інші працівники, з вини яких ор­ганізації, підприємству заподіяна шкода, можуть притягатися до матеріальної відповідальності, у порядку і розмірах, передбаче­них чинним законодавством.

Завдання для повторення та закріплення матеріалу

1. За якими наслідками узагальнюється претензійно- позовна робота?

2. Що передбачено у змісті господарських договорів?