V. Закріплення:

Диктофон є різновидом магнітофона, призначеного для запису усного мовлення і його наступного відтворення для використання надалі. Його застосовують:

для підготовки листів, розпоряджень, наказів, доповідей, довідок, доповідних і пояснювальних записок;

запису заміток, нагадувань, резолюцій, указівок, запитів у процесі оперативної діяльності менеджера;

фіксації пропозицій, думок і думок з метою запам'ятовування і подальшого передруку і використання;

запису ходу нарад, збір, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень тощо.

VI. Підсумки і висновки:

Найбільш сприятливою температурою в адміністративних приміщеннях вважається 22-23°С, а вологість — порядку 40-60%. Розрахунки температури і кратності обміну повітря в адміністративно-конторських приміщеннях повинні відповідати Санітарним нормам проектування промислових підприємств (СН-245 — 89) і Системі стандартів безпеки праці (ССБТ).

Спільне одночасне регулювання повітрообміну, вологості повітря і його температури являє собою кондиціонування. Воно набуває особливого значення в літню пору при підвищеній температурі, коли різко знижується працездатність. Розрахунки й дослідження показали ефективність установки кондиціонерів в адміністративних приміщеннях, незважаючи на їхню значну вартість і збільшення витрат на електроенергію.

Домашнє завдання: вивчити конспект, вміти дати обґрунтовані відповіді на

поставлені питання

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЇ ДО ТЕМИ № 1

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робітника дня.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в заснуванні. Оскільки секретар - "обличчя фірми", то і його робоче місце, повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, у тому числі відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх відвідувачів.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, а він стомлює, тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу, працювати на друкарській машинці,або комп’ютері .

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й без галасливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно, але і строго стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Варто пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користаються інші працівники: конвертовскривники, папірознищувальна машина, ламінатор. Їх розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своїм комп’ютером, диктофоном, і термокопіровальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід, тому що це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження сторонньої інформації.

Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті, і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами, допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше

устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру виконуємої роботи.

При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

• Наявність підходів до меблів і устаткування;

• Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування;

• Потреба в специфічних умовах;

• Можливість установки нового додаткового обладнання.

Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.

Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями.

Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см.; висота кришки столу над рівнем підлоги – 71 см.; висота від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см.

Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і квітником..

Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками. Довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах.

Робоче місце може знаходитися й у загальному приміщенні. Для часткової зорової і звукової ізоляції можна використовувати шафи, збірно-розбірні екрани, боксові розділові перегородки, декоративні рослини, пересувні перегородки, що збираються зі стандартних елементів легкої конструкції, та інші підручні засоби. Якщо в одному кабінеті розташовано два робочі місця, то між ними повинен бути прохід шириною не менше 100 см.

У даний час науково-дослідні і проектні організації розробили типові проекти організації робочих місць менеджерів(секретарів) і інших категорій фахівців. Проекти складаються звичайно за такими розділами: введення, зміст праці й інформаційні зв'язки, розташування робочого місця, його оснащення і планування, інформаційне обслуговування робочого місця; матеріально-господарське обслуговування; умови праці й естетичне оформлення; економічна ефективність від упровадження проекту. Типовий проект прив'язується до конкретного місця з урахуванням можливостей підприємства й особливостей роботи менеджера.

Устаткування робочого місця

Робочі місця секретарів можуть бути оснащені засобами адміністративного зв'язку , складання, копіювання, збереження і пошуку текстових документів, виконання креслярських робіт і відображення аудіовізуальної інформації, іншими технічними засобами і пристроями, настільною оргтехнікою і канцелярськими пристосуваннями.

Найважливішим елементом устаткування робочого місця секретаря є засоби адміністративного зв'язку . До них відносяться телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку і виклику. Сучасне телефонне устаткування, крім традиційного телефонного апарату, може містити ряд спеціальних пристосувань — автовідповідач, телефонний підсилювач, концентратори, автонабирач номера та ін.

Телефонна техніка для секретарів постійно удосконалюється. Робочі місця секретарів можуть обладнатися комутаторами оперативного (директорського) зв'язку. Усе ширше застосовуються радіотелефони. Для зв'язку керівників із секретарями й окремими працівниками використовуються гучномовні телефонні пристрої. Терміновий виклик менеджерів чи підлеглих можна здійснювати за допомогою безпровідних пошуково-викличних систем сигналізації.

У кабінетах секретарів вищого рівня може бути встановлена апаратура факсимільного зв'язку. Вона забезпечує повну автоматизацію процесів прийому і передачі інформації і діє цілодобово, тобто і при відсутності абонента. З її допомогою (використовуючи спеціальний пристрій, що кодує — МОДЕМ) можна передавати будь-яку документальну інформацію (схеми, графіки, фотографії та ін.) з високою надійністю й оперативністю. Машинописний текст на листі стандартного формату А4 (297 х 210 мм) передається по факсу протягом 10— 180 с .

До засобів складання і копіювання текстових документів відносяться комп'ютер, диктофон, машини й автомати, що пишуть.

Диктофон є різновидом магнітофона, призначеного для запису усного мовлення і його наступного відтворення для використання надалі.

Його застосовують:

для підготовки листів, розпоряджень, наказів, доповідей, довідок,

доповідних і пояснювальних записок;

запису заміток, нагадувань, резолюцій, указівок, запитів у процесі

оперативної діяльності менеджера;

фіксації пропозицій, думок і думок з метою запам'ятовування і

подальшого передруку і використання;

запису ходу нарад, збір, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень

тощо.

Використання диктофонів приводить до значної економії часу — до 20 %, підвищення продуктивності праці друкарки на 25-45%, збільшення обсягу робіт, що виконуються, на 40-50% у порівнянні з обсягами при ручному записі . Як засоби збереження і пошуку документів, що знаходяться в кабінеті секретаря, можуть використовуватися: устаткування для картотек (адресних, контрольних і інших довідкових — вертикальних, плоских, підвісних, поворотних, настільних, пересувних), бокси для документів, папки-реє-стратори та ін. Для виконання технічних операцій з обробки документів застосовують пристосування для скріплення і склеювання, ручні й електричні зшивачі. Робоче місце секретаря повинно бути укомплектоване також необхідними засобами настільної оргтехніки і канцелярських приладів. До них відносяться: картотечні шухляди, лотки для документів і канцприладдя, електронний годинник, мікрокалькулятор, лічильно-довідкові лінійки, різнобарвні рейтери, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка, що склеює, скріпки, папір для заміток і записів, картки, зшивачі з затисками тошо. Прогресивним напрямом удосконалення організації праці робітників різних категорій є створення автоматизованих робочих місць (АРМ) фахівців, утому числі й секретарів. Основою АРМ є ПЕОМ. Робоче місце обладнується набором засобів збору, збереження і передачі інформації: дисплеєм, терміналом, копіювальною машиною, засобами зв'язку і швидкісним друком, інтерфейсним устаткуванням для включення терміналу в локальну мережу, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних. Технічні засоби АРМ не тільки збирають і зберігають інформацію, але й аналізують її, обробляють, класифікують, підготовляють проекти оптимальних рішень. У цілому АРМ полегшують працю секретаря, підвищують його ефективність.

Створення інтер'єру робочого місця

Під умовами праці розуміється сукупність елементів виробничого середовища (хімічних, фізичних, біологічних) і власне трудового процесу (психофізіологічних), що роблять вплив на стан організму людини — його здоров'я, працездатність, задоволеність працею, процес відтворення робочої сили й ефективність праці .

Стан умов праці на робочих місцях усіх працівників, у тому числі і секретарів, регулюється законодавчими актами, нормативами і стандартами. Наприклад, у Кодексі законів про працю України адміністрація підприємств, установ, організацій зобов'язана забезпечити здоров'я і безпечні умови праці. У Сніп 2.09.04-87 "Адміністративні і побутові будинки" зазначені вимоги до адміністративних будинків. Загальна площа будинків визначається за Сніп 2.09.02-85. Специфіка праці секретарів обумовлює ряд особливостей у роботі зі створення сприятливих умов на їхніх робочих місцях.

Основними елементами процесу оптимізації виробничого середовища для них є:

розробка інтер'єру службових приміщень;

забезпечення необхідного світлового режиму;

всіляке усунення шуму;

забезпечення необхідних параметрів повітрообміну, температури і

вологості повітря.

Інтер'єр — це архітектурне і художнє оформлення внутрішніх приміщень будинку. Робочі приміщення секретарів є обличчям підприємств, організацій чи установ. По їхньому оформленню найчастіше судять про дане виробництво чи про надійність підприємців як партнерів за угодами. Крім того, вони впливають на продуктивність праці, оскільки працювати в красиво оформленому приміщенні приємніше і продуктивніше.

Головна вимога до оформлення інтер'єру робочого місця секретаря — це об'ємно-просторова єдність усіх його складових: планування й архітектурно-будівельного оформлення кімнати, робочих меблів, устаткування, іншого оснащення. Повинні враховуватися не тільки функціональні й ергономічні, але й психофізіологічні та естетичні вимоги.

Для інтер'єру важливе фарбування, оскільки існує визначена залежність між колірним оформленням середовиша і зоровим стомленням. Різні кольори й у різних співвідношеннях неоднаково сприймаються оком і впливають на працю людини. Червоний, жовтогарячий і фіолетовий кольори діють збуджуюче, дратують і стомлюють. Зелений, голубий і близькі до них відтінки радують, заспокоюють. Чорний колір створює враження більшої ваги, чим білий.

Фарбування службових приміщень секретарів виконує три функції: фізіологічну, психологічну й естетичну.

З урахуванням фізіологічної функції елементи інтер'єру потрібно фарбувати в такі кольори, що мають найбільший коефіцієнт відображення світла. Знання психологічної функції кольору дозволяє знижувати несприятливі впливи навколишнього середовища на працю. Наприклад, рівне, спокійне фарбування сприяє зосередженню уваги в роботі. Яскраві, підбадьорливі кольори доцільні при одноманітній роботі. Естетична функція кольору повинна враховуватися при прив'язці визначених колірних гам до конкретних архітектурних форм. Наприклад, за допомогою колірних рішень можна виправляти недоліки архітектури приміщення, прикрашати його. З огляду на всі три функції фарбування елементів інтер'єру, стіни в кабінетах секретарів рекомендується оклеювати шпалерами чи фарбувати в кольори, що сприятливо впливають на нервову систему: ясно-зелений, світло-бежевий, ясно-жовтий, колір слонової кістки чи голубий . Стелю краще фарбувати у світлі тони.

Важливим естетичним елементом службових кабінетів секретарів є озеленення. Рослини в кімнатах, крім виконання декоративної функції, поліпшують склад повітря й очищають його, знижують нервове і зорове стомлення. Забезпечення сприятливих кліматичних умов праці. Праця менеджера, секретаря пов'язана з передачею і переробкою великих масивів текстової, цифрової й графічної інформації, вимагає особливого режиму висвітлення. За даними закордонних дослідників, за допомогою органів зору працівники управління одержують 83% інформації, тоді як через слух — 11%, запах — 3,5%, дотик-15%.

Раціональна освітленість робочого місця знижує стомлюваність і підвищує продуктивність праці.

Фізіологічним особливостям праці секретаря найбільшою мірою відповідає природне освітлення. Тому бажано, щоб кабінети секретарів мали максимальну площу віконних прорізів. При орієнтації вікон на південну сторону на вікнах повинні бути світлорозсіюючі штори чи жалюзі. Застосовуючи штучне освітлення, варто враховувати такі вимоги: достатність освітлення за рівнем і рівномірністю;

правильний набір джерел;

раціональний розподіл світла в приміщенні;

відсутність прямих променів і відбитих відблисків;

поєднання загальних і місцевих джерел світла.

Більш зручним вважається освітлення з використанням люмінесцентних ламп, їхнє світло близьке за спектром до сонячного. При їхньому використанні збільшується гострота зору, знижується стомлюваність, поліпшується настрій. При однаковій з лампами накалювання витраті електроенергії вони забезпечують збільшення освітленості в 2-2,5 раза, що робить їх економічно вигідними. Але є й недоліки: миготіння, тріск стартерів. Як джерела місцевого освітлення рекомендується застосовувати пересувні лампи, що повертаються, на гнучкому шлангу чи на спеціальних шарнірах. Потужність ламп повинна бути не менш 60 Вт. М'яке, несліпуче світло повинно падати на робоче місце ліворуч.

Несприятливий вплив на роботу секретарів роблять шумові перешкоди. Вони стомлюють центральну нервову систему, знижують увагу і працездатність. Нормальними умовами праці вважаються такі, при яких рівень шуму не перевищує 50 децибел. Для порівняння вкажемо, що в звичайній житловій кімнаті рівень шуму складає 40 децибел, у будинку на вулиці з напруженим рухом при закритому вікні — 60, а при відкритому — 70, у будинку біля аеропорту — 100. Літак при зльоті утворить шум у 120 децибел. Джерелами шуму на робочих місцях секретарів можуть бути: робота управлінської техніки, процес обробки документів, пересування стільців, розмови, ляскіт дверей, зайві ходіння співробітників і відвідувачів, телефонні розмови.

Для зниження рівня шуму на робочих місцях проводяться заходи за двома напрямами:

технічні: установка амортизаторів під управлінську техніку, усунення несправностей у меблях і устаткуванні, усунення ляскоту й оббивка дверей, пристрій звуковбирних ковпаків над телефонними апаратами, заміна звукової викличної сигналізації світловою, облицювання стін, стелі, підлог адміністративних приміщень звуковбирними матеріалами; організаційні: заборона голосних розмов у службових приміщеннях, оформлення попереджувальних написів, усунення непродуктивних ходінь співробітників по приміщенню.

Самопочуття секретаря, а виходить, і ефективність його роботи багато в чому визначаються повітрообміном і температурно-вологим режимом на робочому місці. По силі впливу на продуктивність праці працівників розумової праці ці фактори стоять на другому місці після світлового режиму. Робота людей у закритому приміщенні призводить до зниження вмісту кисню. Це викликає погіршення хімічного складу крові, що викликає сонливість, різко знижує продуктивність розумової праці. Тому потрібно забезпечувати провітрювання адміністративних приміщень. Повітря повинне бути чистим. Неприпустимі протяги. Необхідно з'ясувати також, наскільки надійно забезпечена ізоляція адміністративних приміщень від виробничих ділянок і технологічних процесів з несприятливими умовами праці — загазованістю, високим вмістом у повітрі хімічних речовин. Найбільш сприятливою температурою в адміністративних приміщеннях вважається 22-23°С, а вологість — порядку 40-60%. Розрахунки температури і кратності обміну повітря в адміністративно-конторських приміщеннях повинні відповідати Санітарним нормам проектування промислових підприємств (СН-245 — 89) і Системі стандартів безпеки праці (ССБТ). Спільне одночасне регулювання повітрообміну, вологості повітря і його температури являє собою кондиціонування. Воно набуває особливого значення в літню пору при підвищеній температурі, коли різко знижується працездатність. Розрахунки й дослідження показали ефективність установки кондиціонерів в адміністративних приміщеннях, незважаючи на їхню значну вартість і збільшення витрат на електроенергію.

УРОК №_____ Дата___________

Тема: Сучасні тенденції у розташуванні та обладнанні офісів.

Мета уроку: : познайомити учнів із сучасними тенденціями  у розташуванні та обладнанні офісів, їх кольором, дизайном, меблями, технічним обладнанням, організацією робочого місця.

Тип уроку: Вивчення нового матеріалу.

Обладнання: Бондарева Н.П Секретарська справа: Практичний довідник. – Москва, 1989р.; Веселов П.В. Профессия секретарь: учебный справочник. – Москва,1989г.; Кузнєцов С.Л. Комп’ютеризація діловодства. – Москва, 1997р.; Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навчальний посібник. – Київ, 1998р.; Самылкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретарей. – Москва, 1995г.; Головач К.С. Зразки оформлення документів для підприємств та громадян. – Донецьк, 1998р.; Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери – Київ,1997р.