V. Закріплення:

1. Яких рекомендацій необхідно притримуватися при облаштуванні

робочих місць?

2.  Дайте визначення поняттю «робоче місце»?

3.  Якими засобами оргтехніки оснащують робоче місце діловодного

працівника?

4.  Дайте визначення поняттю «умови праці»?

VI. Підсумки і висновки:

   На режим праці і відпочинку діловодного персоналу великий вплив надають напруженість праці, ступінь ущільнення робочого дня, нервово-емоційна напруга, санітарно-гігієнічні умови праці і інші чинники. Для збереження високої працездатності протягом робочого дня рекомендується:

    виконувати роботи, що вимагають найбільшої уваги і нервової напруги, з 9 до 12 і з 14 до 16 год, коли спостерігається найбільша працездатність службовців;

    встановити регламентовані 5-хвилинні перерви після кожної години роботи (для друкарок через кожні 45 хв) для провітрювання приміщення;

    чергувати різні види праці, не допускаючи, зокрема, безперервної розумової роботи, що викликає швидке стомлення;

  при постійно сидячій роботі робити через кожні дві години роботи 5—8-хвилинні перерви, проводити 2 рази на день виробничу гімнастику під час регламентованих перерв;

  дотримувати звичну послідовність, систематичність і плановість в роботі;

  використовувати музичний супровід деяких робіт, що підвищує продуктивність праці, зменшує стомлюваність.

Домашнє завдання:  «Сучасні тенденції у розташуванні та обладнанні офісів. Колір, дизайн, меблі, технічне обладнання  офісу. Розробка план-схеми офісу. Організація робочого місця»

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЇ ДО ТЕМИ № 2

         При плануванні приміщень для роботи діловодного персоналу потрібно використовувати наступні рекомендації:

  столи розміщують перпендикулярно вікну, щоб світло падало зліва (неприпустимо, щоб вікно розташовувалося за спиною співробітника);

  прилади опалювання розташовують на відстані 120—150 см від робочого місця для зменшення несприятливої дії променистого тепла;

  столи співробітників, які при роботі контактують один з одним, розміщуються суміжно;

  ширина проходу між столами і устаткуванням в кімнаті для однієї людини — від 50 до 55 см, для двох осіб — від 65 до 75, для трьох — від 95 до 100 см;

  відстань від робочого місця до стіни — не більше 120, до шафи (стелажу) — не більше 160 см;

  робочі місця співробітників, які повинні відвідувати інші підрозділи або контактувати із співробітниками інших служб, розташовують недалеко від входу в приміщення.

                   Робочі місця обладнають письмовими столами (звичайними або спеціальними); допоміжними столами, тумбами, приставками для зберігання документів і довідкових матеріалів, звичайними спеціальними (для документів) шафами, встановлюють пишучі машини, телефони, диктофони, картотеки, крісла істільці. Найбільш зручні меблі, виготовлені із стандартних елементів, які можна компонувати залежно від конкретних умов.

         Не рекомендується покривати столи сукном або склом, обладнати в них середні ящики, берегти в ящиках документи і картки в горизонтальному положенні.

         Робоче місце начальника канцелярії, секретаря, старшої друкарки і діловода обладнали комбінованим Горбоподібним столом. На одній стороні розташовують документи і устаткування для роботи з ними, на іншій – друкарську машинку або персональний комп’ютер. В столах влаштовують лотки для зберігання папок, бланків і карток у вертикальному положенні.

         Робоче місце діловодного працівника оснащують засобами «малої» оргтехніки: теками для підвісного зберігання документів, папками - регістраторами, папками з затискачами, лотками для зберігання документів, картотекою, оргзаписником, зклейнювальницею і т.д. Технічні засоби розміщують на робочому місці з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи. Робоче місце друкарки включає стіл, підйомно-поворотний стілець, друкарську машинку, пюпітр, лотки для паперу, пристосування для виправлення друкарських помилок в машинописному тексті, «малу» оргтехніку – лінійку, гумку і т.д. Висота кришки столу над рівнем підлоги – 73 см, висота столу-приставки – 67 см, відстань від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – 25 см. Певні вимоги пред'являються також і до організації робочого місця секретаря і інших працівників.

         Ергономічні схеми організації робочих місць розроблені спеціальним конструкторським бюро фірми «Сигма» Глав-оргтехникі Міністерства приладобудування, засобів автоматизації і систем управління. Як приклад приведені засоби оснащення типового робочого місця секретаря-друкарки див. додаток 4. Працівників служби діловодства забезпечують необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, які повинні знаходитися на робочих місцях. До них відносяться: інструкція по веденню діловодства, посадова інструкція, номенклатури і описи справ, списки співробітників з вказівкою їх адрес, номерів телефонів і кімнат, довідники адміністративно-територіального розподілу, індексації пунктів зв'язку, орфографії і пунктуації, розкладу руху автобусів, потягів і літаків, словники, графіки проведення суспільних заходів і т.д.

  Умови праці діловодного персоналу

Умови праці — сукупність чинників виробничого середовища, що впливають на здоров'я і працездатність людини в процесі праці. До числа основних чинників відносяться:

    розміщення приміщень;

    освітлення приміщень і робочих місць;

    мікроклімат; шум; забарвлення приміщень;

    режим праці і відпочинку.

         Діловодні підрозділи - канцелярію, експедицію, машинописне бюро, групу обліку, контрольну групу - слідує розташовувати в кімнатах прямокутної форми з відношенням сторін 1 : 1,5 і гранично 1 : 2. Мінімальна висота і ширина кімнат відповідно 3,25 і 2,5 м.

         При двосторонньому освітленні найбільша ширина приміщень - 15 м, при односторонньому 6 - 7 м.

         Площу службових приміщень встановлюють з розрахунку 4 м² на одного працівника. Залежно від характеру роботи і особливостей робочих місць деяких категорій діловодного персоналу доцільно збільшувати цю норму до 5–6 м² на працівника.

         Для розміщення діловодного персоналу використовуються середні кімнати для роботи 5 - 6 чол. і малі кімнати для роботи 1 - 2 чол.

         Для створення великих зручностей в роботі в приміщеннях можна встановлювати засклені і легкі пересувні перегородки, сприяючі звукоізоляції і кращої організації робочих місць.

         Діловодні приміщення бувають основного (загальні кімнати і кабінети канцелярії) і допоміжного призначення (копіювально-розмножувальна служба, експедиція, машбюро і т. д.). В великих установах виділяються підсобні приміщення (комори, приміщення для збору макулатури і т. д.).

         Основні приміщення діловодної служби розташовують на будь-яких поверхах, окрім підвальних.

         Канцелярія розміщується в центрі корпусу, поверху або групи поверхів, займаних установою. Вона повинна бути рівновіддаленою від основних підрозділів установи, зокрема від тих, які частіше за інші користуються її послугами.

         Секретаріат, в якому передбачаються одне-два робітників місця, розташовують між двома кабінетами керівників.

         Експедиція розміщується на першому або в цокольному поверсі будівлі з урахуванням зручного зв'язку з відділами, одержуючими і відправляючими основний об'єм кореспонденції. Приміщення експедиції обладнають спеціальним отвором, рампою, приймальним столом або іншим пристроєм для зручного вивантаження пошти. Група обліку і контролю розміщується недалеко від кабінетів керівництва установи.

         Машинописне бюро, як і канцелярію, також розташовують в центрі установи.

         Приміщення, в яких розташовується розмножувальна техніка, проводяться і палітурних роботи брошурувань, ізолюються від інших службових приміщень, а при їх тому, що розташовує враховуються вимоги, диктовані габаритом і масою устаткування, необхідністю вентиляції, водопостачання і енергопостачання і т.д.    Ротатора розміщують недалеко від експедиції.

         Архівосховища обладнали в маловідвідуваній частині будівлі, в сухому, добре провітрюваному приміщенні з боку якнайменшої інсоляції. По можливості їх слід розташовувати в приміщеннях без природного освітлення. В архівних приміщеннях передбачають архівосховища, кімнати для прийому і обробки документів, для перегляду документів відвідувачами. В архівосховище головні проходи між стелажами мають ширину 1,2 м, міжстелажні проходи — 75 см при вертикальному або 90 см при горизонтальному зберіганні. Документи в папках формату С-4 (350x250x30 мм) розташовуються в сховищі з розрахунку 300 од. зберігання на 1 м²площі підлоги при висоті стелажу 2,2 м.

         Якщо об'єм документів, що зберігаються, не перевищує 10 — 12 тис. одиниць зберігання, робочі місця співробітників архіву і відвідувачів можна розташовувати в одному приміщенні з сховищем.

         Правильне освітлення робочих приміщень і місць сприяє збільшенню ефективності праці, попереджає зорове і загальне стомлення, викликає відповідний настрій і самопочуття. Розрізняють освітлення загальне (службових приміщень) і місцеве (робочих місць). При організації загального освітлення світильники забезпечують розсіювачами. Рекомендується використовувати лампи денного світла типа ЛБ і ЛТБ.

         Пристрої місцевого освітлення повинні бути пристосовані до умов розташування робочих місць і відповідати особливостям кожного з них. Потужність ламп, що рекомендується, - не менше 60—75 Вт.

         Приміщення захищають від прямого сонячного проміння за допомогою сонцезахисних козирків, вертикальних екранів, жалюзі, штор, порожнистих скляних блоків.

         В службових приміщеннях повинна:

    підтримуватися температура в межах 18 - 20 °С;

    відносна вогкість повітря в зимовий період повинна складати 45—50%, в літній —от 50 до 55%;

    вміст вуглекислоти не повинен перевищувати 0,03%.

         Приміщення обов'язково провітрюють і вентилюють. Якщо а червні середня температура в службовому приміщенні досягає 27 °С, доцільно встановити кондиціонер.

         Рівень шуму в робочих приміщеннях не повинен перевищувати 40 дб (при роботі технічних засобів доставки службової документації він може досягати 55дб). Шум можна зменшити, понизивши число і гучність розмов і телефонних переговорів, вимкнувши репродуктори, облицювавши стіни і стелі звукопоглинальними матеріалами, влаштувавши звукопоглинальні підвісні стелі, оббивши двері звукопоглинальними матеріалами, встановивши амортизації, прокладки між столами і машинами, підлогою і ніжками столів і т.д.

         Раціональне колірне оформлення сприяє підвищенню продуктивності праці, оскільки існує певна залежність між кольором і рівнем зорового стомлення.

         З фізіологічної точки зору доцільно використовувати при оформленні службових приміщень м'які тони забарвлення: жовто-зелений, світло-бежевий, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений і бежевий, коефіцієнти віддзеркалення світла яких відповідно рівні 0,70; 0,62; 0,55; 0,45; 0,42; 0,38.

         З психологічної точки зору приміщення, в яких проводяться монотонні одноманітні роботи, доцільно фарбувати в яскраві тони. При роботі, що вимагає напруженої уваги, рекомендується спокійне забарвлення. При виборі кольору забарвлення службових приміщень потрібно враховувати особливості клімату, умови роботи і характер освітлення приміщень згідно рекомендаціям Всесоюзного науково-дослідного інституту технічної естетики (ВНІТЕ).

   Режим праці і відпочинку - це встановлений в установі, організації і на підприємстві розпорядок часу, що регламентує певне чергування часу роботи і часу відпочинку протягом робочого дня. Відповідно до виконуваних функцій ряд працівників діловодства з метою організації режиму своєї праці і відпочинку можуть використовувати відповідні методичні розробки.

   На режим праці і відпочинку діловодного персоналу великий вплив надають напруженість праці, ступінь ущільнення робочого дня, нервово-емоційна напруга, санітарно-гігієнічні умови праці і інші чинники. Для збереження високої працездатності протягом робочого дня рекомендується:

                       виконувати роботи, що вимагають найбільшої уваги і нервової напруги, з 9 до 12 і з 14 до 16 год, коли спостерігається найбільша працездатність службовців;

                       встановити регламентовані 5-хвилинні перерви після кожної години роботи (для друкарок через кожні 45 хв) для провітрювання приміщення;

                       чергувати різні види праці, не допускаючи, зокрема, безперервної розумової роботи, що викликає швидке стомлення;

  при постійно сидячій роботі робити через кожні дві години роботи 5—8-хвилинні перерви, проводити 2 рази на день виробничу гімнастику під час регламентованих перерв;

  дотримувати звичну послідовність, систематичність і плановість в роботі;

  використовувати музичний супровід деяких робіт, що підвищує продуктивність праці, зменшує стомлюваність.