Понятие «документ».

Документ (от лат. – поучительный пример, свидетельство) - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Значение слова «документ» в Толковом Словаре Русского языка – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это письменное свидетельство каких-либо исторических событий.

Общие: социальные, информационные, коммуникативные, культурные.

Специальные: правовая, обучающая, познавательная, управленческая, мемориальная, учетная, эстетическая, релаксационная.

ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Виды документов:

Тема№4: Работа с конфиденциальными документами.

Организация работы с документами.

Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом оформленный носитель с документированной информацией, содержащей сведения ограниченного доступа или составляет интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

Конфиденциальный документ включает в себя:

1. В государственных структурах документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащей сведения и отнесенные к служебной тайне, имеющей рабочий характер и не подлежащая к публикованию в открытой печати

2. В предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне

3. Независимо от принадлежности документы и базы данных, фиксирующие любые персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающие защиту личной и семейной тайну граждан, а также содержащей технические и технологические новшества сферы обслуживания и других структур

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:

Массовый носитель ценной защищаемой информации, основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также её неправомерного разглашения или утечки, является обязательным объект защиты.

Собственная ценная информация предпринимателя подлежащая защите не обязательно является конфиденциальной. Обычный правовой документ важно сохранить в целостности и безопасности и сохранности, обезопасить от похитителя. Защите подлежит любая задокументированная информация, не правомерное обращение с которой может нанести ущерб собственнику.

Коммерческая тайна – это научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной коммерческой ценностью.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации организации требует соблюдения следующих условий:

1. Определение сведения, составляющих КТ.

2. Обеспечение порядка их защиты.

Сведения коммерческой тайны организации можно условно разделить на 2 крупных блока:

1. Научно-техническая (технологическая) информация

2. Деловая информация

Защита документов, содержащих коммерческую тайну.

Делопроизводитель имеет доступ к самым различным источникам информации. Он может ее получить. Организуя различные совещания, приемы, переговоры. Принимая и обрабатывая корреспонденцию и т.д.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

1. Разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне

2. Ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну

3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну

4. Использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны

5. Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения:

Делопроизводитель, допущенный к конфиденциальным документам прежде должен прежде должен пройти инструктаж о сохранении коммерческой тайны. Для сохранения КТ в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое несет ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Документ , имеющий гриф КТ формируется в отдельное дело. На обложке документа в правом верхнем углу ставится гриф (на внутренней обложке пишется список сотрудников, имеющих право его использования) листы дела нумеруются карандашом в правом верхнем углу.

Технология обработки документов:

Конфиденциальные, как и открытые документы находятся в постоянном движении, перемещении множества документов по множеству иерархий. Создаются серьезные предпосылки требующиеся от секретаря и делопроизводства в целом.

Тема№5: Этапы подготовки делопроизводителей конфиденциальных документов.

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования делопроизводителя управленческих решений и действий, результат выполнения руководителем и сотрудниками организации поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций в закрепленных за ними должностных инструкциях.

Факторами, инициирующими процесс исполнения являются:

1. Поручение руководителям, сотрудникам поступившего документа

2. Письменное или устное указание вышестоящего руководителя

3. Устный запрос на информацию или принятие решения от других организаций и отдельных лиц

4. Задание и поручение, включенное в рабочие планы, графике работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы

5. Полезная информация получена из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий

В ходе исполнения конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному спектру угроз.

Тема№6: Охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений.

Ст.11. Федеральный закон от 29.07.2004г. №98 ФЗ о коммерческой тайне.

Этапы подготовки делопроизводителем конфиденциальных документов.

Выделяются следующие основные этапы:

1. установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

2. оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

3. составление вариантов и черновика текста документа;

4. учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

5. изготовление проекта конфиденциального документа;

6. издание конфиденциального документа.

Основные операционные технологические схемы обработки конфиденциальных документов.

Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение делопроизводителем поступивших документов включает следующие процедуры:

1.Процедура приема пакетов:

• Получение от курьера пакетов и сдаточного документа.

• Проверка правильности доставки пакетов, целостности упаковки, печати и наклеек.

• Проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и сдаточном документе.

• Подсчет количества принятых документов.

• Проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакета.

2.Процедура учета пакетов:

• Внесение в журнал учета пакетов сведений о количестве поступивших пакетов и проставление росписи курьера доставившего пакет с удостоверением росписи, штампом службы доставки.

• Возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа.

• Внесение в журнал по каждому поступившему пакету исходных сведений о вложенных в него документах.

3. Процедура распределения/вскрытия пакета.

   • Передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскрытию н7а входящем участке.

   • Передача пакета для вскрытия уполномоченному лицу.

   • Вскрытие пакета конверта.

   • Проверка соответствия содержания реквизитов, подсчет количества листов.

   • Проверка наличия приложений, их комплексности, соответствия содержания их реквизитов и количества листов данных, указанных в сопровождающем листе.

   • Скрепление листов документа и передача его на регистрацию, в том числе на другие участки службы документации.

Оформление и учет делопроизводителем носителей конфиденциальной информации включает следующие процедуры:

Процедура традиционной или автоматической регистрации документа:

Процедура окончательного оформления носителя:

• Проставление в штампе предварительного учета на носители регистрационного номера.

• Проставление регистрационного номера на всех листах носителя.

• Маркировка технического носителя.

Тема№7:Организация документооборота

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправление или направление дела.

Документооборот оперирует официальными т.е полностью официальными документами и как правило рассматривает движение только отдельных документов , в то время как на практике значительная часть документооборота занимает работу с проектами и пакетами документов , необходимых для документирования того или иного действия.

Масштаб документа.

Соответственным масштабом движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, организации как юридического структурного, подразделения, корпорации с рядом филиалов, отраслями управления государства в целом. Но для нормативно – методической разработкой необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны и быть достаточно простым для описания этих процессов.

Основываясь на этом критерии и методическом пособии в частности ГСДОУ (государственная система документа обеспечения управления ) рассматривает в качестве базового объекта документооборота организация как юридически независимого самостоятельного управленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичных по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальных систем субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.