4.6. Формирование пула ресурсов
Человеческие и машинные ресурсы, механизмы, материалы и статьи затрат заносятся в представление листа ресурсов, Рисунок 4.6.
Для группировки (ресурсов, задач и др.) необходимо перейти на закладку «Вид» и в разделе «Данные» выбрать пиктограмму «Группировка»
Для удобства будущей отчетности и анализа проекта в разрезе ресурсов, каждый ресурс необходимо сопоставить с группой. Имя группы создает пользователь. В случае, если нужно кроме расписания проекта нужно получить еще его бюджет, необходимо учесть стоимость ресурсов.
Для планирования трудовых ресурсов наиболее удобна повременная система начисления затрат. Это позволяет избежать сложных торгов со специалистами, работающим по подряду, относительно стоимости работ. Достаточно один раз согласовать стоимость человеко-часа, далее вопрос заключается только в обсуждении трудоемкости.
Рекомендуем использовать по дневные ставки для ресурсов. Это позволяет избежать ошибок в округлениях
При вычислении стоимости часа и дня из стоимости месяца, день в 8 раз точнее часа по количеству действительных знаков после запятой. Приведем пример. Стоимость человеко-месяца $1500, значит стоимость дня с точностью до 2х знаков $68.18 (погрешность $0,04 за месяц), а для часа - $8.52 (погрешность $0.48 за месяц). Видно, что если начислять стоимость как $1500 за месяц, погрешности не будет совсем, но многие менеджеры для небольших работ в несколько дней находят это неудобным, т.к. на глаз не сверить дневную ставку с Cost задачи
Также возможно использование материальных ресурсов. Microsoft Project может запоминать инвентарные номера, что очень удобно для учета. Повременную амортизацию основных средств можно учитывать через параметр «Стандартная ставка». Списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов можно учитывать через параметр «Затраты на использование».
Microsoft Project 2010, как и Microsoft Project 2007 позволяет вводить затратные ресурсы, но мы рекомендуем пользоваться данным видом ресурсов при моделировании затрат, не зависящих от времени исполнения проекта. В случае, если вам необходимо моделировать повременные затраты, создавайте например материальный ресурс, указывайте его группу «Затраты» и назначайте на любые задачи как фиксировано, так и повременно.
4.7. Назначение ресурсов на задачи
После определения состава задач и их сроков менеджер назначает ресурсы для каждой задачи.
Для того, чтобы назначить ресурс на задачу нужно или:
1. Перейти на закладку «Ресурс», нажать на пиктограмму «Назначить ресурсы», в окне «Назначение ресурсов» выбрать нужный ресурс и нажать кнопку «Назначить», указать при необходимости единицы назначения, Рисунок 4.7.
Рисунок 4.7 Назначение ресурсов на задачи
2. Зайти в сведения задач и на закладке «Ресурсы» в колонке «Название ресурсов» выбрать нужный ресурс, указать при необходимости единицы назначения.
3
.
Вывести колонку «Названия ресурсов» и
в выпадающем меню в ячейках задач
поставить галочки у ресурсов, которые
будут исполнять работы.
Рисунок 4.8 Назначение ресурсов на суммарные задачи (этапы)
В результате после указания ресурсов менеджер автоматически получает график работ. Следует отметить, что длительность работ зависит не только от директивных приказов сверху, а и от того, кто данную работу будет выполнять.
Если нужно производить учет административных расходов, т.е. затрат на управление проектом, можно использовать следующий прием. Нужно указать в Microsoft Project менеджера в качестве ресурса на весь
технологический этап. Соответственно продолжительности этапа будет производиться учет административных расходов по трудоемкости и себестоимости. Если менеджер ведет одновременно несколько проектов, можно указать процент нагрузки менеджера по данному проекту, Рисунок 4.8
На Рисунке 4.8 видно, что на некоторых работах есть перегруженные ресурсы, это связано с тем, что загрузка некоторых ресурсов на тех задачах, которые выполняются параллельно, и на которые он назначен, выше 100%.
В зависимости от конкретной настройки системы может оказаться, что, запросив отражение критического пути, мы получим диаграмму Ганта с выделенными критическими задачами, но без привязки к ним уже закрепленных ресурсов (Рис. 4.5.)
Для того чтобы отразить диаграмму критического пути с закрепленными ресурсами необходимо открыть меню «Формат» и в разделе «Стили отрезков» вызвать панель «Стили отрезков» (Рис. 4.8.а).
На панели выделить строку с «Критическая задача» и нажав клавишу «Текст» указать в выпадающем меню справа от задачи «название ресурсов», закрепленных за задачей.
В результате выполнения указанных действий получим диаграмму критического пути с указание закрепленных за конкретными задачами наименования ресурсов (Рис. 4.8.б).
Рисунок 4.8.а. Определение стилей отрезков в диаграмме критических задач
Рисунок 4.8.б. Диаграмма критического пути с закрепленными за задачами ресурсами.
Для того, чтобы узнать, какой ресурс перегружен нужно переключиться в представление «Лист ресурсов» (Рис.4.6.). Перегруженный ресурс будет выделен красным цветом. В представлении «График ресурсов» будет видно, в какой именно момент времени ресурс перегружен, Рисунок 4.9.
Рисунок 4.9 Представление график ресурсов
В Microsoft Project 2010 бороться с перегрузкой можно следующими способами:
Так же как и в Microsoft Project 2007 выравниванием (автоматическим или ручным) загрузки ресурсов (закладка «Ресурс», раздел «Выравнивание», пиктограмма «Параметры выравнивания» и «Выровнять все»). Оптимально использовать выравнивание, если у вас более 10-20 задач без четких сроков начала, или вы не можете указать последовательность задач, но можете указать их приоритеты. Задайте приоритеты и запустите Resource Leveling в Microsoft Project, включив опцию выравнивания «Priority; Standart». Программа автоматически поставит задачи последовательно для ресурсов, исходя из их приоритетности.
Выравниванием по конкретному ресурсу (закладка «Ресурс», раздел «Выравнивание», пиктограмма «Выровнять ресурс»).
Выравниванием выделенных задач (закладка «Ресурс», раздел «Выравнивание», пиктограмма «Выровнять выделенное»).
4. Ручным передвижением задач в представлении «Планирование групп», Рисунок 4.10 и Рисунок 4.11.
Рисунок 4.10 Представление «Планирование групп». Перегрузка ресурсов
Рисунок 4.11 Представление «Планирование групп». Вид после перенесения задач вручную
Рисунок 4.11а Представление «Планирование групп». Вид диаграммы Ганта после перенесения задач вручную. Для более четкого отражения какие именно задачи передвинуты слева от отрезков задач введено название задач (Рис.4.8.а).