3.2. Форми і етапи облікової роботи

Бухгалтерські рахунки визначають собою спосіб економічного групування, поточного відображення та контролю господарських засобів підприємства, джерел їх формування та господарських процесів.

За способом групування та узагальнення облікових даних відокре­млюють такі бухгалтерські рахунки: 1 порядку (синтетичні); 2 порядку (субрахунки); 3 порядку (аналітичні).

Рахунки, безпосередньо пов'язані з бухгалтерським балансом, називають рахунками синтетичного обліку. Вони ще називаються балансовими рахунками, які узагальнюють облік господарської дія­льності підприємств за економічно однорідними групами у грошовому вираженні. Ці рахунки відкривають відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку. Вони відображають рух коштів і їх джерел в узагальненому вигляді. Бланки, журнали і книги, де відкриваються такі рахунки, і узагальнюється накопичена в них інформація, називаються регістрами синтетичного обліку. Прикладом таких регістрів є Головна книга, а також, що часто застосовується, Оборотна відомість по синтетичних рахунках, яку називають оборотним балансом.

Субрахунки — це синтетичні рахунки 2 порядку. Наприклад: субрахунок «МШП на складі» пов'язана зі синтетичним рахунком 1 порядку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». Субрахунок ділить рахунок на частини. Найбільший обсяг інформації про госпо­дарську діяльність підприємства містить Головна книга. Головна кни­га складається щомісяця і в ній для кожного синтетичного рахунку відводять окремий розгорнений лист, ліва частина листа представляє дебет, права — кредит цього рахунку.

Разом з тим синтетичний облік виявляється недостатнім для рішення багатьох більш конкретних задач господарського управління, в тому числі і по забезпеченню збереження майнових цінностей, що належать підприємству. З даних синтетичного обліку не можна дізнатися, наприклад, прізвища підзвітних осіб, за якими продовжує рахуватися заборгованість Такі більш конкретні відомості містяться .на рахунках аналітичного обліку. Вони відкриваються на основі і в розвиток певного синтетичного рахунку.

Аналітичні рахунки дають змогу детально охарактеризувати засоби підприємства та їх джерела. За допомогою таких рахунків здійснюють аналітичний облік. Бланки, в яких ведуться рахунки аналітичного обліку, називають Регістрами аналітичного обліку. Це можуть бути спеціальні Відомості обліку, які відкривають щомісяця для кожного синтетичного рахунку, що деталізується, журнали-ордери, що виконують одночасно функцію синтетичного і аналітичного обліку, картки аналітичного обліку, оборотні відомості по аналітичних рахунках.

Важливо знати, що на основі документів, які надходять в бухгалте­рію, аналогічні записи (часто різними виконавцями) виконуються як у синтетичні, так і у аналітичні рахунки. Підсумкові дані аналітичного обліку повинні співпадати з оборотами і залишками по відповідному синтетичному рахунку. З метою перевірки взаємозв'язку синтетичних і аналітичних рахунків складають оборотні відомості, де відображають залишки на початок і на кінець звітного періоду, обороти по дебету і кредиту синтетичного рахунку за звітний період.

Оборотна відомість — спосіб узагальнення оборотів і залишків рахунків за звітний період, а також засіб зв'язку між балансом і синте­тичними рахунками. Оборотну відомість складають за синтетичними та аналітичними рахунками.

Оборотна відомість за синтетичними рахунками має велике контрольне значення для перевірки правильності й повноти облікових записів на рахунках, яка ґрунтується на одержаних в ній трьох пар рівних між собою підсумків: за дебетом (Д) і кредитом (К) на початок місяця; за дебетом і кредитом рахунків за місяць; залишків за дебетом і кредитом рахунків на кінець місяця.

За допомогою оборотної відомості за синтетичними рахунками можна виявляти помилки в облікових записах, порушення подвійного запису, кореспонденції рахунків.

Повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіря­ють порівнянням підсумків Д і К оборотів в оборотній відомості та з підсумком реєстраційного журналу, де в хронологічному порядку зареєстровані господарські операції, здійсненні за звітний місяць. Помилки, зумовлені порушенням встановленої кореспонденції ра­хунків, виявляють за допомогою первинних документів, що були підставою для складання бухгалтерської проводки, записаної на ра­хунках.